Moderne IT-Infrastruktur für Ihre ärztliche Einrichtung

Einführung: Warum eine stabile IT-Infrastruktur für Arztpraxen essenziell ist

In einer modernen Arztpraxis sind Computer und IT-Systeme im Gesundheitswesen längst so wichtig wie das medizinische Gerät. Praxis-IT unterstützt heute nahezu alle Abläufe – von der Terminplanung über die elektronische Patientenakte bis zur Abrechnung. Die Abhängigkeit von digitalen IT-Lösungen in der Praxis wächst rasant

Warum ist eine stabile IT-Infrastruktur für Arztpraxen so wichtig? Zum einen ermöglicht sie effiziente Prozesse. Digitale Terminbuchung, elektronische Dokumentation und automatisierte Abrechnung sparen Zeit und reduzieren Fehler.

Das entlastet das Team und gibt Ärzten mehr Freiraum, sich auf die Patientenversorgung zu konzentrieren. Zum anderen geht es um Sicherheit und Compliance: Arztpraxen verwalten hochsensible Patientendaten, deren Schutz oberste Priorität hat. Nur mit einer professionell konzipierten Infrastruktur lassen sich Datenschutz (nach DSGVO) und Datensicherheit gewährleisten, inklusive Schutz vor Cyberangriffen und Datenverlust. Schließlich erwarten auch Patienten heute digitale Services wie Online-Terminvereinbarung oder E-Mail-Kontakt. Eine moderne, stabile IT steigert die Patientenzufriedenheit und das Image der Praxis als fortschrittliche Einrichtung.

Kurz: Eine professionelle IT-Infrastruktur in der Arztpraxis ist kein Luxus, sondern Grundvoraussetzung für reibungslose Abläufe, Sicherheit und Zukunftsfähigkeit.

Einführung: Warum eine stabile IT-Infrastruktur für Arztpraxen essenziell ist

In einer modernen Arztpraxis sind Computer und IT-Systeme im Gesundheitswesen längst so wichtig wie das medizinische Gerät. Praxis-IT unterstützt heute nahezu alle Abläufe – von der Terminplanung über die elektronische Patientenakte bis zur Abrechnung. Die Abhängigkeit von digitalen IT-Lösungen in der Praxis wächst rasant

Warum ist eine stabile IT-Infrastruktur für Arztpraxen so wichtig? Zum einen ermöglicht sie effiziente Prozesse. Digitale Terminbuchung, elektronische Dokumentation und automatisierte Abrechnung sparen Zeit und reduzieren Fehler.

Das entlastet das Team und gibt Ärzten mehr Freiraum, sich auf die Patientenversorgung zu konzentrieren. Zum anderen geht es um Sicherheit und Compliance: Arztpraxen verwalten hochsensible Patientendaten, deren Schutz oberste Priorität hat. Nur mit einer professionell konzipierten Infrastruktur lassen sich Datenschutz (nach DSGVO) und Datensicherheit gewährleisten, inklusive Schutz vor Cyberangriffen und Datenverlust. Schließlich erwarten auch Patienten heute digitale Services wie Online-Terminvereinbarung oder E-Mail-Kontakt. Eine moderne, stabile IT steigert die Patientenzufriedenheit und das Image der Praxis als fortschrittliche Einrichtung.

Kurz: Eine professionelle IT-Infrastruktur in der Arztpraxis ist kein Luxus, sondern Grundvoraussetzung für reibungslose Abläufe, Sicherheit und Zukunftsfähigkeit.

Einführung: Warum eine stabile IT-Infrastruktur für Arztpraxen essenziell ist

In einer modernen Arztpraxis sind Computer und IT-Systeme im Gesundheitswesen längst so wichtig wie das medizinische Gerät. Praxis-IT unterstützt heute nahezu alle Abläufe – von der Terminplanung über die elektronische Patientenakte bis zur Abrechnung. Die Abhängigkeit von digitalen IT-Lösungen in der Praxis wächst rasant

Warum ist eine stabile IT-Infrastruktur für Arztpraxen so wichtig? Zum einen ermöglicht sie effiziente Prozesse. Digitale Terminbuchung, elektronische Dokumentation und automatisierte Abrechnung sparen Zeit und reduzieren Fehler.

Das entlastet das Team und gibt Ärzten mehr Freiraum, sich auf die Patientenversorgung zu konzentrieren. Zum anderen geht es um Sicherheit und Compliance: Arztpraxen verwalten hochsensible Patientendaten, deren Schutz oberste Priorität hat. Nur mit einer professionell konzipierten Infrastruktur lassen sich Datenschutz (nach DSGVO) und Datensicherheit gewährleisten, inklusive Schutz vor Cyberangriffen und Datenverlust. Schließlich erwarten auch Patienten heute digitale Services wie Online-Terminvereinbarung oder E-Mail-Kontakt. Eine moderne, stabile IT steigert die Patientenzufriedenheit und das Image der Praxis als fortschrittliche Einrichtung.

Kurz: Eine professionelle IT-Infrastruktur in der Arztpraxis ist kein Luxus, sondern Grundvoraussetzung für reibungslose Abläufe, Sicherheit und Zukunftsfähigkeit.

Grundbausteine einer modernen IT-Infrastruktur

Eine moderne Praxis-IT besteht aus mehreren Grundbausteinen. Dazu gehören erstens die Netzwerkkomponenten für die Vernetzung, zweitens zentrale Server- oder Cloud-Lösungen für Daten und Anwendungen und drittens die Arbeitsplatz-Hardware als Schnittstelle zum Praxispersonal. Im Folgenden werden diese Kernkomponenten näher erklärt.

Netzwerkkomponenten: Router, Switches, Access Points (WLAN) und VLANs

Das IT-Netzwerk der Arztpraxis bildet die Grundlage dafür, dass alle Geräte und Systeme miteinander kommunizieren können. Zentrale Elemente sind dabei:

Router: Der Router stellt die Verbindung zum Internet her. In Praxen sorgt er z.B. für den Online-Zugang zur Telematikinfrastruktur (TI) und zum Praxis-Management-System (falls Cloud-Dienste genutzt werden). Oft enthält der Router auch eine Firewall, die als Sicherheitsbarriere dient (mehr dazu im Abschnitt Sicherheitskonzepte).
Switches: Ein Switch verbindet mehrere kabelgebundene Geräte innerhalb des lokalen Netzwerks. Er verteilt die Datenpakete an die richtigen Empfänger. In einer Praxis werden über Switches z.B. PCs, Server, Drucker und ggf. medizinische Geräte (wie digitale EKG- oder Ultraschallgeräte) vernetzt. Für eine leistungsfähige IT-Infrastruktur in der Arztpraxis sollten Switches mit ausreichender Port-Zahl und Geschwindigkeit (Gigabit-Ethernet) eingesetzt werden, um Datenstaus zu vermeiden.
Access Points (WLAN): Drahtlose Netzwerke sind in Arztpraxen ebenfalls wichtig, etwa für mobile Geräte oder Tablets. Professionelle WLAN-Lösungen für medizinische Einrichtungen bestehen meist aus mehreren Access Points, die ein flächendeckendes und sicheres WLAN bereitstellen. Wichtig ist, dass das Praxis-WLAN verschlüsselt (WPA2/3) und leistungsstark genug ist, um etwa digitale Befundübertragungen oder Videotelefonie (Telemedizin) zu unterstützen. Gegebenenfalls kann auch ein separates Gäste-WLAN für Patienten angeboten werden, das strikt vom internen Netz getrennt ist.
VLANs: Ein Virtual Local Area Network (VLAN) ermöglicht es, ein physisches Netzwerk logisch zu segmentieren. Durch VLANs kann man z.B. das Netzwerk der Arztpraxis in mehrere Bereiche aufteilen – etwa ein VLAN für Praxisgeräte und Rechner, ein separates VLAN für das Gäste-WLAN oder ein isoliertes VLAN für spezielle Systeme wie den TI-Konnektor. VLANs in der Praxis-IT erhöhen die Sicherheit, weil Datenverkehr getrennt bleibt und z.B. ein Patient im Gäste-WLAN nicht auf interne Patientendaten zugreifen kann. Für die Umsetzung von VLANs benötigt man managebare Switches/Router, die diese Funktion unterstützen.

Kurz gesagt: Eine solide Netzwerkplanung in der Arztpraxis umfasst die Auswahl geeigneter Router (inkl. Firewall), Switches und Access Points sowie die Überlegung, welche Netzwerksegmente per VLAN getrennt werden sollten. So entsteht ein stabiles IT-Netzwerk in der Arztpraxis, das alle Bereiche zuverlässig abdeckt.

Serverlösungen: On-Premise vs. Cloud und Virtualisierung

Zweiter Grundbaustein ist die Server-Infrastruktur bzw. das Backend der Praxis-IT. Hier laufen die zentralen Anwendungen und werden Daten gespeichert. Je nach Praxisgröße und Anforderungen gibt es verschiedene Serverlösungen für Arztpraxen:

On-Premise-Server (lokaler Server): Traditionell betreiben viele Praxen einen eigenen Server vor Ort. Darauf läuft meist die Praxisverwaltungssoftware (PVS) mit der Patientendatenbank, sowie ggf. ein Dateiserver für Dokumente oder ein Kommunikationsserver (E-Mail, interne Chat-Systeme). Ein Vorteil der lokalen Server-Lösung ist, dass die Daten physisch in der Praxis bleiben und auch bei Internetausfall verfügbar sind. Außerdem hat man die volle Datenkontrolle. Allerdings erfordert ein eigener Server regelmäßige Wartung, Updates und Backup durch die Praxis oder einen IT-Dienstleister. Auch die Anschaffungskosten (Hardware, Server-Betriebssystemlizenzen etc.) sind zu berücksichtigen.
Cloud-Server bzw. Cloud-Dienste: Alternativ können Praxen heute viele IT-Funktionen in die Cloud auslagern. Dabei hostet ein externer Anbieter die Server in einem Rechenzentrum. Beispiele sind cloudbasierte Praxissoftware (wo die Patientendaten in einem sicheren Rechenzentrum liegen) oder Cloud-Speicher für Dokumente. Der Vorteil einer Cloud-Lösung für Praxen ist, dass man sich nicht selbst um Hardware, Wartung oder Backups kümmern muss – das übernimmt der Anbieter. Zudem ermöglicht die Cloud von überall den Zugriff (z.B. auf Befunde von zu Hause aus, über eine sichere Verbindung). Allerdings muss die Internetverbindung stabil sein, und es gibt strengere Anforderungen an Datenschutz und Verträge (Stichwort Auftragsdatenverarbeitung). Die Daten sollten in der EU (idealerweise Deutschland) gehostet und verschlüsselt sein, um TI-konform und DSGVO-konform zu sein. Cloud vs. On-Premise in Praxen wird weiter unten noch detailliert verglichen.
Virtualisierung: Unabhängig davon, ob On-Premise oder Cloud – Virtualisierung ist heute ein Standard, um effizient mit Serverressourcen umzugehen. Bei der Virtualisierung werden auf einer physischen Server-Hardware mehrere virtuelle Server bzw. virtuelle Maschinen betrieben. Für die Praxis-IT bedeutet dies beispielsweise, dass nicht mehrere einzelne Servergeräte für verschiedene Aufgaben gekauft werden müssen, sondern ein leistungsfähiger Server kann mehrere virtuelle Server (für Datenbank, Dateiablage, Anwendungen etc.) hosten. Das spart Hardwarekosten und Energie. Zudem erleichtert Virtualisierung Backups (man kann komplette Server als Datei sichern) und die Ausfallsicherheit, da im Notfall eine virtuelle Maschine schnell auf anderer Hardware wiederhergestellt werden kann. Viele Praxis-Server werden heute mit Hypervisor-Technologien (z.B. VMware, Hyper-V oder Proxmox) virtualisiert betrieben. Wichtig ist dabei, dass die Hardware ausreichend dimensioniert ist (RAM, CPU, redundante Festplatten).

On-Premise oder Cloud? Viele Arztpraxen setzen nach wie vor auf lokale Server, aber der Trend geht vorsichtig in Richtung Cloud-Services, insbesondere für bestimmte Funktionen (etwa für E-Mail, Datensicherung oder ergänzende Dienste). Hybride Ansätze sind verbreitet: z.B. ein lokaler Server für die Praxissoftware und Patientenakten, kombiniert mit Cloud-Diensten für Backup oder Bürosoftware. Welche Variante passt, hängt von Faktoren ab wie Internetanbindung, Budget, IT-Know-how und Vertrauen in externe Dienste. Im Abschnitt Cloud vs. On-Premise gehen wir darauf ein, welche Vor- und Nachteile zu bedenken sind.

Arbeitsplatz-Hardware: PCs, Tablets, Drucker, Scanner

Der dritte Grundbaustein der IT-Infrastruktur in der Arztpraxis ist die Hardware am Arbeitsplatz – all die Geräte, mit denen das Praxisteam täglich arbeitet. Dazu gehören:

PCs und Monitore: An der Anmeldung, in den Behandlungszimmern und im Büro werden Computer gebraucht, um auf die Praxissoftware und E-Mails zuzugreifen, Befunde zu dokumentieren oder Laborergebnisse abzurufen. Für Praxen empfehlen sich robuste, leise und zuverlässige Rechner (oft Business-PCs), die im Dauerbetrieb laufen können. Je nach Platzangebot sind auch kompakte Formen beliebt (z.B. All-in-One-PCs oder Mini-PCs hinter dem Monitor). Die Hardware für Arztpraxen muss nicht High-End sein, aber solide Leistung und Qualität bieten, damit es im Alltag nicht hakt. Monitore sollten ausreichend groß sein, um z.B. digitale Röntgenbilder oder lange Befundberichte komfortabel darzustellen.
Mobile Geräte (Tablets, Laptops): In manchen Praxen kommen Tablets zum Einsatz, etwa für die Patientenaufnahme (digitale Anamnese direkt auf dem Tablet ausfüllen lassen) oder für Ärzte, um unterwegs Befunde nachzuschlagen. Wenn solche mobilen Geräte Teil der Praxis-IT sind, müssen sie sicher ins Netzwerk eingebunden (WLAN, VPN) und vor unbefugtem Zugriff geschützt werden (Geräte-PIN, Mobile-Device-Management). Laptops können für Ärzte praktisch sein, die auch von zu Hause Arbeiten nachgehen – hier ist ein sicherer Fernzugriff entscheidend.
Drucker und Scanner: Auch im digitalen Zeitalter drucken Praxen noch viel: Rezepte, Überweisungen, Befunde für Patienten, Formulare. Ein zuverlässiger Laserdrucker (bzw. mehrere, verteilt auf Anmeldung und Büros) gehört zur Basisausstattung. Ebenso wichtig: Scanner oder Multifunktionsgeräte, um eingehende Dokumente (z.B. Arztbriefe von Kollegen, Einverständniserklärungen) zu digitalisieren und in die elektronische Patientenakte zu übernehmen. Spezielle Kartenlesegeräte für die Gesundheitskarte (eGK) und das eRezept-Tablet gehören ebenfalls zur Praxis-Hardware und müssen an die Systeme angebunden sein.
Weitere Peripherie: Je nach Fachrichtung gibt es zusätzlich medizinische Geräte mit IT-Anbindung – z.B. EKG-Geräte, Spirometer, Ultraschallgeräte, Laborgeräte. Diese senden oft ihre Messdaten direkt an den PC und die Praxissoftware. Daher muss die Infrastruktur auch genügend Schnittstellen bieten (USB, seriell oder Netzwerkanschluss) und ggf. spezielle Treiber/Software auf den PCs installiert haben. Für Ausfallsicherheit ist es sinnvoll, Ersatzgeräte (z.B. einen zweiten Scanner oder Drucker) parat zu haben, falls ein Gerät defekt ist.

Tipp: Eine übersichtliche Dokumentation der Hardware (Inventarliste aller PC-Arbeitsplätze, Geräte und ihrer Konfiguration) hilft bei Wartung und Planung. Außerdem sollte die Arbeitsplatz-Hardware regelmäßig erneuert werden – veraltete PCs mit alten Betriebssystemen stellen ein Sicherheitsrisiko dar und können mit moderner Software überfordert sein. Im Schnitt kann man alle 4-6 Jahre mit einer Erneuerung rechnen, um eine leistungsfähige IT-Infrastruktur in der Arztpraxis zu bewahren.

Grundbausteine einer modernen IT-Infrastruktur

Eine moderne Praxis-IT besteht aus mehreren Grundbausteinen. Dazu gehören erstens die Netzwerkkomponenten für die Vernetzung, zweitens zentrale Server- oder Cloud-Lösungen für Daten und Anwendungen und drittens die Arbeitsplatz-Hardware als Schnittstelle zum Praxispersonal. Im Folgenden werden diese Kernkomponenten näher erklärt.

Netzwerkkomponenten: Router, Switches, Access Points (WLAN) und VLANs

Das IT-Netzwerk der Arztpraxis bildet die Grundlage dafür, dass alle Geräte und Systeme miteinander kommunizieren können. Zentrale Elemente sind dabei:

Router: Der Router stellt die Verbindung zum Internet her. In Praxen sorgt er z.B. für den Online-Zugang zur Telematikinfrastruktur (TI) und zum Praxis-Management-System (falls Cloud-Dienste genutzt werden). Oft enthält der Router auch eine Firewall, die als Sicherheitsbarriere dient (mehr dazu im Abschnitt Sicherheitskonzepte).
Switches: Ein Switch verbindet mehrere kabelgebundene Geräte innerhalb des lokalen Netzwerks. Er verteilt die Datenpakete an die richtigen Empfänger. In einer Praxis werden über Switches z.B. PCs, Server, Drucker und ggf. medizinische Geräte (wie digitale EKG- oder Ultraschallgeräte) vernetzt. Für eine leistungsfähige IT-Infrastruktur in der Arztpraxis sollten Switches mit ausreichender Port-Zahl und Geschwindigkeit (Gigabit-Ethernet) eingesetzt werden, um Datenstaus zu vermeiden.
Access Points (WLAN): Drahtlose Netzwerke sind in Arztpraxen ebenfalls wichtig, etwa für mobile Geräte oder Tablets. Professionelle WLAN-Lösungen für medizinische Einrichtungen bestehen meist aus mehreren Access Points, die ein flächendeckendes und sicheres WLAN bereitstellen. Wichtig ist, dass das Praxis-WLAN verschlüsselt (WPA2/3) und leistungsstark genug ist, um etwa digitale Befundübertragungen oder Videotelefonie (Telemedizin) zu unterstützen. Gegebenenfalls kann auch ein separates Gäste-WLAN für Patienten angeboten werden, das strikt vom internen Netz getrennt ist.
VLANs: Ein Virtual Local Area Network (VLAN) ermöglicht es, ein physisches Netzwerk logisch zu segmentieren. Durch VLANs kann man z.B. das Netzwerk der Arztpraxis in mehrere Bereiche aufteilen – etwa ein VLAN für Praxisgeräte und Rechner, ein separates VLAN für das Gäste-WLAN oder ein isoliertes VLAN für spezielle Systeme wie den TI-Konnektor. VLANs in der Praxis-IT erhöhen die Sicherheit, weil Datenverkehr getrennt bleibt und z.B. ein Patient im Gäste-WLAN nicht auf interne Patientendaten zugreifen kann. Für die Umsetzung von VLANs benötigt man managebare Switches/Router, die diese Funktion unterstützen.

Kurz gesagt: Eine solide Netzwerkplanung in der Arztpraxis umfasst die Auswahl geeigneter Router (inkl. Firewall), Switches und Access Points sowie die Überlegung, welche Netzwerksegmente per VLAN getrennt werden sollten. So entsteht ein stabiles IT-Netzwerk in der Arztpraxis, das alle Bereiche zuverlässig abdeckt.

Serverlösungen: On-Premise vs. Cloud und Virtualisierung

Zweiter Grundbaustein ist die Server-Infrastruktur bzw. das Backend der Praxis-IT. Hier laufen die zentralen Anwendungen und werden Daten gespeichert. Je nach Praxisgröße und Anforderungen gibt es verschiedene Serverlösungen für Arztpraxen:

On-Premise-Server (lokaler Server): Traditionell betreiben viele Praxen einen eigenen Server vor Ort. Darauf läuft meist die Praxisverwaltungssoftware (PVS) mit der Patientendatenbank, sowie ggf. ein Dateiserver für Dokumente oder ein Kommunikationsserver (E-Mail, interne Chat-Systeme). Ein Vorteil der lokalen Server-Lösung ist, dass die Daten physisch in der Praxis bleiben und auch bei Internetausfall verfügbar sind. Außerdem hat man die volle Datenkontrolle. Allerdings erfordert ein eigener Server regelmäßige Wartung, Updates und Backup durch die Praxis oder einen IT-Dienstleister. Auch die Anschaffungskosten (Hardware, Server-Betriebssystemlizenzen etc.) sind zu berücksichtigen.
Cloud-Server bzw. Cloud-Dienste: Alternativ können Praxen heute viele IT-Funktionen in die Cloud auslagern. Dabei hostet ein externer Anbieter die Server in einem Rechenzentrum. Beispiele sind cloudbasierte Praxissoftware (wo die Patientendaten in einem sicheren Rechenzentrum liegen) oder Cloud-Speicher für Dokumente. Der Vorteil einer Cloud-Lösung für Praxen ist, dass man sich nicht selbst um Hardware, Wartung oder Backups kümmern muss – das übernimmt der Anbieter. Zudem ermöglicht die Cloud von überall den Zugriff (z.B. auf Befunde von zu Hause aus, über eine sichere Verbindung). Allerdings muss die Internetverbindung stabil sein, und es gibt strengere Anforderungen an Datenschutz und Verträge (Stichwort Auftragsdatenverarbeitung). Die Daten sollten in der EU (idealerweise Deutschland) gehostet und verschlüsselt sein, um TI-konform und DSGVO-konform zu sein. Cloud vs. On-Premise in Praxen wird weiter unten noch detailliert verglichen.
Virtualisierung: Unabhängig davon, ob On-Premise oder Cloud – Virtualisierung ist heute ein Standard, um effizient mit Serverressourcen umzugehen. Bei der Virtualisierung werden auf einer physischen Server-Hardware mehrere virtuelle Server bzw. virtuelle Maschinen betrieben. Für die Praxis-IT bedeutet dies beispielsweise, dass nicht mehrere einzelne Servergeräte für verschiedene Aufgaben gekauft werden müssen, sondern ein leistungsfähiger Server kann mehrere virtuelle Server (für Datenbank, Dateiablage, Anwendungen etc.) hosten. Das spart Hardwarekosten und Energie. Zudem erleichtert Virtualisierung Backups (man kann komplette Server als Datei sichern) und die Ausfallsicherheit, da im Notfall eine virtuelle Maschine schnell auf anderer Hardware wiederhergestellt werden kann. Viele Praxis-Server werden heute mit Hypervisor-Technologien (z.B. VMware, Hyper-V oder Proxmox) virtualisiert betrieben. Wichtig ist dabei, dass die Hardware ausreichend dimensioniert ist (RAM, CPU, redundante Festplatten).

On-Premise oder Cloud? Viele Arztpraxen setzen nach wie vor auf lokale Server, aber der Trend geht vorsichtig in Richtung Cloud-Services, insbesondere für bestimmte Funktionen (etwa für E-Mail, Datensicherung oder ergänzende Dienste). Hybride Ansätze sind verbreitet: z.B. ein lokaler Server für die Praxissoftware und Patientenakten, kombiniert mit Cloud-Diensten für Backup oder Bürosoftware. Welche Variante passt, hängt von Faktoren ab wie Internetanbindung, Budget, IT-Know-how und Vertrauen in externe Dienste. Im Abschnitt Cloud vs. On-Premise gehen wir darauf ein, welche Vor- und Nachteile zu bedenken sind.

Arbeitsplatz-Hardware: PCs, Tablets, Drucker, Scanner

Der dritte Grundbaustein der IT-Infrastruktur in der Arztpraxis ist die Hardware am Arbeitsplatz – all die Geräte, mit denen das Praxisteam täglich arbeitet. Dazu gehören:

PCs und Monitore: An der Anmeldung, in den Behandlungszimmern und im Büro werden Computer gebraucht, um auf die Praxissoftware und E-Mails zuzugreifen, Befunde zu dokumentieren oder Laborergebnisse abzurufen. Für Praxen empfehlen sich robuste, leise und zuverlässige Rechner (oft Business-PCs), die im Dauerbetrieb laufen können. Je nach Platzangebot sind auch kompakte Formen beliebt (z.B. All-in-One-PCs oder Mini-PCs hinter dem Monitor). Die Hardware für Arztpraxen muss nicht High-End sein, aber solide Leistung und Qualität bieten, damit es im Alltag nicht hakt. Monitore sollten ausreichend groß sein, um z.B. digitale Röntgenbilder oder lange Befundberichte komfortabel darzustellen.
Mobile Geräte (Tablets, Laptops): In manchen Praxen kommen Tablets zum Einsatz, etwa für die Patientenaufnahme (digitale Anamnese direkt auf dem Tablet ausfüllen lassen) oder für Ärzte, um unterwegs Befunde nachzuschlagen. Wenn solche mobilen Geräte Teil der Praxis-IT sind, müssen sie sicher ins Netzwerk eingebunden (WLAN, VPN) und vor unbefugtem Zugriff geschützt werden (Geräte-PIN, Mobile-Device-Management). Laptops können für Ärzte praktisch sein, die auch von zu Hause Arbeiten nachgehen – hier ist ein sicherer Fernzugriff entscheidend.
Drucker und Scanner: Auch im digitalen Zeitalter drucken Praxen noch viel: Rezepte, Überweisungen, Befunde für Patienten, Formulare. Ein zuverlässiger Laserdrucker (bzw. mehrere, verteilt auf Anmeldung und Büros) gehört zur Basisausstattung. Ebenso wichtig: Scanner oder Multifunktionsgeräte, um eingehende Dokumente (z.B. Arztbriefe von Kollegen, Einverständniserklärungen) zu digitalisieren und in die elektronische Patientenakte zu übernehmen. Spezielle Kartenlesegeräte für die Gesundheitskarte (eGK) und das eRezept-Tablet gehören ebenfalls zur Praxis-Hardware und müssen an die Systeme angebunden sein.
Weitere Peripherie: Je nach Fachrichtung gibt es zusätzlich medizinische Geräte mit IT-Anbindung – z.B. EKG-Geräte, Spirometer, Ultraschallgeräte, Laborgeräte. Diese senden oft ihre Messdaten direkt an den PC und die Praxissoftware. Daher muss die Infrastruktur auch genügend Schnittstellen bieten (USB, seriell oder Netzwerkanschluss) und ggf. spezielle Treiber/Software auf den PCs installiert haben. Für Ausfallsicherheit ist es sinnvoll, Ersatzgeräte (z.B. einen zweiten Scanner oder Drucker) parat zu haben, falls ein Gerät defekt ist.

Tipp: Eine übersichtliche Dokumentation der Hardware (Inventarliste aller PC-Arbeitsplätze, Geräte und ihrer Konfiguration) hilft bei Wartung und Planung. Außerdem sollte die Arbeitsplatz-Hardware regelmäßig erneuert werden – veraltete PCs mit alten Betriebssystemen stellen ein Sicherheitsrisiko dar und können mit moderner Software überfordert sein. Im Schnitt kann man alle 4-6 Jahre mit einer Erneuerung rechnen, um eine leistungsfähige IT-Infrastruktur in der Arztpraxis zu bewahren.

Grundbausteine einer modernen IT-Infrastruktur

Eine moderne Praxis-IT besteht aus mehreren Grundbausteinen. Dazu gehören erstens die Netzwerkkomponenten für die Vernetzung, zweitens zentrale Server- oder Cloud-Lösungen für Daten und Anwendungen und drittens die Arbeitsplatz-Hardware als Schnittstelle zum Praxispersonal. Im Folgenden werden diese Kernkomponenten näher erklärt.

Netzwerkkomponenten: Router, Switches, Access Points (WLAN) und VLANs

Das IT-Netzwerk der Arztpraxis bildet die Grundlage dafür, dass alle Geräte und Systeme miteinander kommunizieren können. Zentrale Elemente sind dabei:

Router: Der Router stellt die Verbindung zum Internet her. In Praxen sorgt er z.B. für den Online-Zugang zur Telematikinfrastruktur (TI) und zum Praxis-Management-System (falls Cloud-Dienste genutzt werden). Oft enthält der Router auch eine Firewall, die als Sicherheitsbarriere dient (mehr dazu im Abschnitt Sicherheitskonzepte).
Switches: Ein Switch verbindet mehrere kabelgebundene Geräte innerhalb des lokalen Netzwerks. Er verteilt die Datenpakete an die richtigen Empfänger. In einer Praxis werden über Switches z.B. PCs, Server, Drucker und ggf. medizinische Geräte (wie digitale EKG- oder Ultraschallgeräte) vernetzt. Für eine leistungsfähige IT-Infrastruktur in der Arztpraxis sollten Switches mit ausreichender Port-Zahl und Geschwindigkeit (Gigabit-Ethernet) eingesetzt werden, um Datenstaus zu vermeiden.
Access Points (WLAN): Drahtlose Netzwerke sind in Arztpraxen ebenfalls wichtig, etwa für mobile Geräte oder Tablets. Professionelle WLAN-Lösungen für medizinische Einrichtungen bestehen meist aus mehreren Access Points, die ein flächendeckendes und sicheres WLAN bereitstellen. Wichtig ist, dass das Praxis-WLAN verschlüsselt (WPA2/3) und leistungsstark genug ist, um etwa digitale Befundübertragungen oder Videotelefonie (Telemedizin) zu unterstützen. Gegebenenfalls kann auch ein separates Gäste-WLAN für Patienten angeboten werden, das strikt vom internen Netz getrennt ist.
VLANs: Ein Virtual Local Area Network (VLAN) ermöglicht es, ein physisches Netzwerk logisch zu segmentieren. Durch VLANs kann man z.B. das Netzwerk der Arztpraxis in mehrere Bereiche aufteilen – etwa ein VLAN für Praxisgeräte und Rechner, ein separates VLAN für das Gäste-WLAN oder ein isoliertes VLAN für spezielle Systeme wie den TI-Konnektor. VLANs in der Praxis-IT erhöhen die Sicherheit, weil Datenverkehr getrennt bleibt und z.B. ein Patient im Gäste-WLAN nicht auf interne Patientendaten zugreifen kann. Für die Umsetzung von VLANs benötigt man managebare Switches/Router, die diese Funktion unterstützen.

Kurz gesagt: Eine solide Netzwerkplanung in der Arztpraxis umfasst die Auswahl geeigneter Router (inkl. Firewall), Switches und Access Points sowie die Überlegung, welche Netzwerksegmente per VLAN getrennt werden sollten. So entsteht ein stabiles IT-Netzwerk in der Arztpraxis, das alle Bereiche zuverlässig abdeckt.

Serverlösungen: On-Premise vs. Cloud und Virtualisierung

Zweiter Grundbaustein ist die Server-Infrastruktur bzw. das Backend der Praxis-IT. Hier laufen die zentralen Anwendungen und werden Daten gespeichert. Je nach Praxisgröße und Anforderungen gibt es verschiedene Serverlösungen für Arztpraxen:

On-Premise-Server (lokaler Server): Traditionell betreiben viele Praxen einen eigenen Server vor Ort. Darauf läuft meist die Praxisverwaltungssoftware (PVS) mit der Patientendatenbank, sowie ggf. ein Dateiserver für Dokumente oder ein Kommunikationsserver (E-Mail, interne Chat-Systeme). Ein Vorteil der lokalen Server-Lösung ist, dass die Daten physisch in der Praxis bleiben und auch bei Internetausfall verfügbar sind. Außerdem hat man die volle Datenkontrolle. Allerdings erfordert ein eigener Server regelmäßige Wartung, Updates und Backup durch die Praxis oder einen IT-Dienstleister. Auch die Anschaffungskosten (Hardware, Server-Betriebssystemlizenzen etc.) sind zu berücksichtigen.
Cloud-Server bzw. Cloud-Dienste: Alternativ können Praxen heute viele IT-Funktionen in die Cloud auslagern. Dabei hostet ein externer Anbieter die Server in einem Rechenzentrum. Beispiele sind cloudbasierte Praxissoftware (wo die Patientendaten in einem sicheren Rechenzentrum liegen) oder Cloud-Speicher für Dokumente. Der Vorteil einer Cloud-Lösung für Praxen ist, dass man sich nicht selbst um Hardware, Wartung oder Backups kümmern muss – das übernimmt der Anbieter. Zudem ermöglicht die Cloud von überall den Zugriff (z.B. auf Befunde von zu Hause aus, über eine sichere Verbindung). Allerdings muss die Internetverbindung stabil sein, und es gibt strengere Anforderungen an Datenschutz und Verträge (Stichwort Auftragsdatenverarbeitung). Die Daten sollten in der EU (idealerweise Deutschland) gehostet und verschlüsselt sein, um TI-konform und DSGVO-konform zu sein. Cloud vs. On-Premise in Praxen wird weiter unten noch detailliert verglichen.
Virtualisierung: Unabhängig davon, ob On-Premise oder Cloud – Virtualisierung ist heute ein Standard, um effizient mit Serverressourcen umzugehen. Bei der Virtualisierung werden auf einer physischen Server-Hardware mehrere virtuelle Server bzw. virtuelle Maschinen betrieben. Für die Praxis-IT bedeutet dies beispielsweise, dass nicht mehrere einzelne Servergeräte für verschiedene Aufgaben gekauft werden müssen, sondern ein leistungsfähiger Server kann mehrere virtuelle Server (für Datenbank, Dateiablage, Anwendungen etc.) hosten. Das spart Hardwarekosten und Energie. Zudem erleichtert Virtualisierung Backups (man kann komplette Server als Datei sichern) und die Ausfallsicherheit, da im Notfall eine virtuelle Maschine schnell auf anderer Hardware wiederhergestellt werden kann. Viele Praxis-Server werden heute mit Hypervisor-Technologien (z.B. VMware, Hyper-V oder Proxmox) virtualisiert betrieben. Wichtig ist dabei, dass die Hardware ausreichend dimensioniert ist (RAM, CPU, redundante Festplatten).

On-Premise oder Cloud? Viele Arztpraxen setzen nach wie vor auf lokale Server, aber der Trend geht vorsichtig in Richtung Cloud-Services, insbesondere für bestimmte Funktionen (etwa für E-Mail, Datensicherung oder ergänzende Dienste). Hybride Ansätze sind verbreitet: z.B. ein lokaler Server für die Praxissoftware und Patientenakten, kombiniert mit Cloud-Diensten für Backup oder Bürosoftware. Welche Variante passt, hängt von Faktoren ab wie Internetanbindung, Budget, IT-Know-how und Vertrauen in externe Dienste. Im Abschnitt Cloud vs. On-Premise gehen wir darauf ein, welche Vor- und Nachteile zu bedenken sind.

Arbeitsplatz-Hardware: PCs, Tablets, Drucker, Scanner

Der dritte Grundbaustein der IT-Infrastruktur in der Arztpraxis ist die Hardware am Arbeitsplatz – all die Geräte, mit denen das Praxisteam täglich arbeitet. Dazu gehören:

PCs und Monitore: An der Anmeldung, in den Behandlungszimmern und im Büro werden Computer gebraucht, um auf die Praxissoftware und E-Mails zuzugreifen, Befunde zu dokumentieren oder Laborergebnisse abzurufen. Für Praxen empfehlen sich robuste, leise und zuverlässige Rechner (oft Business-PCs), die im Dauerbetrieb laufen können. Je nach Platzangebot sind auch kompakte Formen beliebt (z.B. All-in-One-PCs oder Mini-PCs hinter dem Monitor). Die Hardware für Arztpraxen muss nicht High-End sein, aber solide Leistung und Qualität bieten, damit es im Alltag nicht hakt. Monitore sollten ausreichend groß sein, um z.B. digitale Röntgenbilder oder lange Befundberichte komfortabel darzustellen.
Mobile Geräte (Tablets, Laptops): In manchen Praxen kommen Tablets zum Einsatz, etwa für die Patientenaufnahme (digitale Anamnese direkt auf dem Tablet ausfüllen lassen) oder für Ärzte, um unterwegs Befunde nachzuschlagen. Wenn solche mobilen Geräte Teil der Praxis-IT sind, müssen sie sicher ins Netzwerk eingebunden (WLAN, VPN) und vor unbefugtem Zugriff geschützt werden (Geräte-PIN, Mobile-Device-Management). Laptops können für Ärzte praktisch sein, die auch von zu Hause Arbeiten nachgehen – hier ist ein sicherer Fernzugriff entscheidend.
Drucker und Scanner: Auch im digitalen Zeitalter drucken Praxen noch viel: Rezepte, Überweisungen, Befunde für Patienten, Formulare. Ein zuverlässiger Laserdrucker (bzw. mehrere, verteilt auf Anmeldung und Büros) gehört zur Basisausstattung. Ebenso wichtig: Scanner oder Multifunktionsgeräte, um eingehende Dokumente (z.B. Arztbriefe von Kollegen, Einverständniserklärungen) zu digitalisieren und in die elektronische Patientenakte zu übernehmen. Spezielle Kartenlesegeräte für die Gesundheitskarte (eGK) und das eRezept-Tablet gehören ebenfalls zur Praxis-Hardware und müssen an die Systeme angebunden sein.
Weitere Peripherie: Je nach Fachrichtung gibt es zusätzlich medizinische Geräte mit IT-Anbindung – z.B. EKG-Geräte, Spirometer, Ultraschallgeräte, Laborgeräte. Diese senden oft ihre Messdaten direkt an den PC und die Praxissoftware. Daher muss die Infrastruktur auch genügend Schnittstellen bieten (USB, seriell oder Netzwerkanschluss) und ggf. spezielle Treiber/Software auf den PCs installiert haben. Für Ausfallsicherheit ist es sinnvoll, Ersatzgeräte (z.B. einen zweiten Scanner oder Drucker) parat zu haben, falls ein Gerät defekt ist.

Tipp: Eine übersichtliche Dokumentation der Hardware (Inventarliste aller PC-Arbeitsplätze, Geräte und ihrer Konfiguration) hilft bei Wartung und Planung. Außerdem sollte die Arbeitsplatz-Hardware regelmäßig erneuert werden – veraltete PCs mit alten Betriebssystemen stellen ein Sicherheitsrisiko dar und können mit moderner Software überfordert sein. Im Schnitt kann man alle 4-6 Jahre mit einer Erneuerung rechnen, um eine leistungsfähige IT-Infrastruktur in der Arztpraxis zu bewahren.

Planung und Aufbau einer neuen IT-Infrastruktur

Wer eine Praxis neu gründet oder seine Praxis-IT grundlegend modernisiert, sollte systematisch vorgehen. Die Planung und der Aufbau einer sicheren IT-Infrastruktur in der Arztpraxis umfassen mehrere Schritte – von der Bedarfsanalyse über die Auswahl von Hardware und Software bis zur Umsetzung eines Sicherheitskonzepts, das auch die Anbindung an die Telematikinfrastruktur (TI) berücksichtigt. Eine gründliche Vorbereitung stellt sicher, dass die investierte IT-Lösung langfristig passt und TI-konform sowie zukunftssicher ist.

Bedarfsanalyse

Am Anfang steht die Bedarfsanalyse: Welche Anforderungen hat die Praxis an die IT? Hier sollten Praxisinhaber und ggf. der IT-Verantwortliche alle relevanten Punkte zusammentragen:

Praxisgröße und Nutzung: Wie viele Mitarbeitende werden mit den IT-Systemen arbeiten? Wie viele Behandlungszimmer und Arbeitsplätze gibt es? Davon hängt die Anzahl der benötigten PCs, Telefone und anderen Geräte ab. Auch die Patientenanzahl pro Tag spielt eine Rolle – bei hohem Patientenaufkommen müssen Systeme besonders performant und ausfallsicher sein, um Wartezeiten zu vermeiden.
Anwendungen und Software: Welche Software wird benötigt? In jeder Praxis ist die wichtigste Anwendung das Praxisverwaltungssystem (PVS) bzw. die elektronische Patientenakte. Darüber hinaus kommen eventuell Spezialprogramme dazu (z.B. Software für Bildgebung, EKG-Auswertung, Laborsysteme). Soll die Praxis ausschließlich Standardsoftware nutzen oder sind spezielle IT-Lösungen für das Gesundheitswesen geplant (z.B. Telemedizin-Portale, Online-Terminvereinbarungstools)? Eine Liste aller benötigten Programme hilft, die Anforderungen an Hardware und Betriebssystem festzulegen.
Netzwerk und Standortfaktoren: Liegen alle Arbeitsplätze in einer gemeinsamen Praxis oder gibt es mehrere Standorte (Zweigpraxen, MVZ)? Bei verteilten Standorten muss die Netzwerkinfrastruktur eine sichere Standortvernetzung (z.B. via VPN) ermöglichen. Außerdem wichtig: die Internetanbindung. Prüfen Sie, welche Bandbreite verfügbar ist. Für Cloud-Dienste oder eine TI-Anbindung sollte ein schneller und stabiler Anschluss vorhanden sein, idealerweise mit Ausfallsicherung (z.B. LTE-Failover).
Datenspeicherbedarf: Überlegen Sie, wieviel Daten voraussichtlich anfallen (Patientendokumente, Bilddaten wie Röntgen oder Sonografie, Verwaltungsdokumente). Das beeinflusst die Dimensionierung von Serverfestplatten oder Cloud-Speicherplätzen. Planen Sie Reserven für zukünftiges Wachstum ein, da digital gespeicherte Daten mit der Zeit immer mehr werden.
Spezielle Anforderungen: Gibt es besondere Wünsche wie z.B. ein digitales Röntgensystem (erfordert hohe Bilddatenmengen), mobile Visiten via Tablet, oder Selbstanmeldungsterminals für Patienten? Solche Punkte müssen von Anfang an eingeplant werden, damit die IT-Infrastruktur der Arztpraxis darauf ausgelegt ist.

Die Bedarfsanalyse bildet die Grundlage für alle weiteren Schritte. Sie kann in Form eines Lastenheftes oder einer Checkliste festgehalten werden. Wichtig ist, nichts zu übersehen: Netzwerkplanung der Arztpraxis, Softwareanforderungen, IT-Sicherheit, gesetzliche Vorgaben (TI, DSGVO) und natürlich das Budget (siehe Kostenplanung weiter unten) sollten berücksichtigt werden. Oft hilft es, einen IT-Dienstleister im medizinischen Umfeld schon in dieser Phase hinzuzuziehen, da dieser aus Erfahrung typische Bedürfnisse kennt und beraten kann.

Hardware- und Softwareauswahl

Auf Basis der Anforderungen erfolgt dann die Auswahl von Hardware und Software. Hier geht es darum, konkrete Produkte und Lösungen festzulegen, die den identifizierten Bedarf decken:

Server und Netzwerk: Entscheiden Sie, ob Sie einen lokalen Server betreiben wollen oder auf eine Cloud-Lösung setzen. Für kleine Einzelpraxen mit wenigen PCs kann es ausreichen, keinen eigenen Server zu haben und stattdessen alle PCs miteinander zu vernetzen sowie Cloud-Dienste (oder eine NAS als Mini-Server) zu nutzen. Größere Praxen oder solche mit komplexer Software (PVS mit Datenbank) fahren mit einem zentralen Server besser. Wählen Sie ein Servermodell, das auf Dauerbetrieb ausgelegt ist, ausreichend RAM und schnelle SSDs hat. Denken Sie an Redundanz: z.B. zwei gespiegelte Festplatten (RAID1), damit bei Ausfall einer Platte kein Datenverlust entsteht. Passend dazu: ein USV (unterbrechungsfreie Stromversorgung)-Gerät, das den Server bei Stromausfall kurz weiter betreibt bzw. geordnet herunterfährt.
Netzwerkkomponenten: Wählen Sie einen leistungsfähigen Router, idealerweise ein Modell, das in Unternehmen oder Praxen erprobt ist (mit integriertem Security-Gateway/Firewall). Switches sollten genügend Ports und eventuell PoE (Power over Ethernet) bieten, falls Sie z.B. IP-Telefone oder WLAN-Access-Points mit Strom versorgen wollen. Für das WLAN ggf. ein Profi-Access-Point-System, das zentrales Management ermöglicht und mehrere Access Points koordiniert (für bessere Abdeckung).
Arbeitsplatz-Hardware: Legen Sie die Anzahl der PCs fest und entscheiden sich für konkrete Modelle. Achten Sie auf Einheitlichkeit (gleiches Betriebssystem, möglichst gleiche Modelle), das erleichtert Support und Ersatzteilhaltung. Planen Sie auch Peripherie mit ein: z.B. wie viele Drucker, Barcode-Scanner (für Rezepte oder Laborproben), Kartenterminals etc. gebraucht werden. Bei Hardware für Arztpraxen lohnt es sich, auf bewährte Hersteller und robuste Geräte (z.B. Business-Modelle von Dell, HP, Lenovo etc.) zu setzen, selbst wenn diese etwas teurer sind als Consumer-Produkte – die Zuverlässigkeit zahlt sich im Praxisalltag aus.
Softwareauswahl: Die Wahl der Praxissoftware ist eine entscheidende Weichenstellung. In Deutschland gibt es mehrere PVS-Anbieter; hier sollte man je nach Fachrichtung prüfen, welche Software passt (Hausarzt, Zahnarzt, Physiotherapie haben unterschiedliche spezialisierte Lösungen). Wichtig ist, dass die Software TI-Anbindung ermöglicht, also kompatibel mit dem Konnektor, eRezept, KIM-Mail etc. ist. Zusätzlich zur PVS kommen Office-Programme (Textverarbeitung, Tabellenkalkulation), E-Mail-Programme und eventuell Spezialsoftware (Bildbetrachter für DICOM-Bilder in Radiologie, Dokumentenmanagement-System, Abrechnungsprogramme) hinzu. Erstellen Sie eine Liste aller benötigten Softwarelizenzen und prüfen Sie die Systemanforderungen – daran richtet sich die Hardwareleistung aus (z.B. benötigt ein digitales Röntgensystem oft höhere Grafikleistung oder viel Speicher).
Kompatibilität und Schnittstellen: Stellen Sie sicher, dass alle ausgewählten Komponenten zusammenarbeiten. Zum Beispiel: Läuft die Praxissoftware auf dem vorgesehenen Betriebssystem (Windows 10/11 Pro ist Standard in Praxen)? Sind die Drucker und Scanner mit der Software kompatibel? Sind genug USB-/Serienanschlüsse für medizinische Geräte vorhanden oder werden Adapter benötigt? Diese Detailplanung verhindert böse Überraschungen bei der Installation.

Während der Auswahlphase kann es sinnvoll sein, Angebote von spezialisierten IT-Dienstleistern für Praxen einzuholen. Diese bieten oft Komplettpakete an und kennen sich mit IT-Systemen im Gesundheitswesen gut aus. Wichtig: Planen Sie nicht nur für den Tag der Inbetriebnahme, sondern denken Sie an Zukunftssicherheit. Können die Systeme in ein paar Jahren aufgerüstet werden? Gibt es Hersteller-Support und regelmäßige Updates?

Sicherheitskonzept und TI-Konformität

Parallel zur technischen Planung sollte unbedingt ein Sicherheitskonzept für die Praxis-IT erstellt werden. In Deutschland sind Praxen rechtlich verpflichtet, gewisse IT-Sicherheitsstandards einzuhalten (vgl. §75b SGB V). Die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV) hat hierfür eine IT-Sicherheitsrichtlinie mit Mindestvorgaben veröffentlicht. Diese schreibt z.B. ein Berechtigungsmanagement und eine Dokumentation der Netzstruktur vor

TI-Konformität bedeutet, dass die Praxis-IT alle Voraussetzungen erfüllt, um an die Telematikinfrastruktur angeschlossen zu sein und dabei die hohen Sicherheitsanforderungen einzuhalten.

Ein Sicherheitskonzept für die Praxisinfrastruktur umfasst typischerweise folgende Punkte:

Berechtigungskonzept: Legen Sie fest, welche Mitarbeiter auf welche Daten und Systeme zugreifen dürfen. Jeder Nutzer sollte eigene Zugänge (Benutzerkonto) haben, und sensible Bereiche (z.B. Administratorrechte, Änderungen an Patientendaten) sollten nur befugten Personen vorbehalten sein. Passwörter müssen ausreichend komplex sein und regelmäßig geändert werden. Im Rahmen der KBV-Richtlinie ist ein solches Berechtigungsmanagement Pflicht – dokumentieren Sie daher schriftlich, wer welche Rechte hat.
Netzplan und Segmentierung: Erstellen Sie einen Netzplan, der alle Geräte, IP-Adressen und Netzwerksegmente (VLANs) der Praxis aufzeigt. Dieser Plan hilft bei Fehlersuche und ist für Sicherheits-Audits wichtig. Planen Sie Segmentierungen ein, z.B. dass der TI-Konnektor in einem eigenen geschützten Netzbereich ist oder dass Gäste keinen Zugriff aufs interne Praxisnetz erhalten (VLAN-Trennung, siehe oben).
Physische Sicherheit: Wo werden Server und Netzwerkgeräte aufgestellt? Ein abschließbarer Serverschrank oder Serverraum ist ideal, damit Unbefugte keinen Zugriff haben. Achten Sie auf Klimatisierung (Server und NAS-Geräte sollen nicht überhitzen) und auf eine saubere Stromversorgung (USV für kritische Geräte). Schlüssel oder Zugangskarten zum Serverraum sollten nur berechtigte Personen haben.
TI-Anbindung: Um TI-konforme Netzwerke zu betreiben, müssen Sie die von der Gematik zertifizierten Komponenten verwenden. Das beinhaltet den TI-Konnektor (ein spezielles Router-Gerät, das die sichere Verbindung zur Telematikinfrastruktur herstellt), die SMC-B Karte (Praxisausweis für die Institution), und für jeden Arzt den elektronischen Heilberufsausweis (eHBA). Diese Komponenten werden über den Praxisrouter angeschlossen. Das Sicherheitskonzept sollte berücksichtigen, dass der Konnektor und die Kartenterminals regelmäßig Updates erhalten und dass z.B. die PINs für eHBA nicht in falsche Hände geraten. Außerdem müssen die Kommunikationsdienste der TI (KIM für sichere E-Mails etc.) eingerichtet werden. Planen Sie genügend Zeit für Installation und Test der TI-Komponenten ein, eventuell mit Unterstützung durch den Hersteller oder Dienstleister.
Antiviren- und Malwareschutz: Jedes Gerät im Praxisnetz sollte durch aktuelle Antivirus-Software geschützt sein (oft Teil der Endpoint-Security-Pakete). Hier können zentrale Lösungen eingesetzt werden, die alle PCs überwachen. Das Sicherheitskonzept legt fest, wie häufig Virenscans laufen, wie mit gefundenen Bedrohungen verfahren wird und dass keine ungeprüften externen Datenträger verwendet werden.
Verschlüsselung und Datenschutz: Überlegen Sie, ob Festplattenverschlüsselung für Laptops oder mobile Datenträger nötig ist (falls z.B. Patientendaten auf einem Notebook mitgenommen werden, sollten die Datenträger verschlüsselt sein, um im Diebstahlsfall Missbrauch zu verhindern). Ebenso sollte geregelt sein, wie mit personenbezogenen Daten umgegangen wird – hier überschneidet sich das IT-Sicherheitskonzept mit dem Datenschutzkonzept nach DSGVO. Zugang zu Patientendaten ist nur mit autorisierten Accounts erlaubt, und Daten dürfen die Praxis nur auf sicheren Wegen verlassen (z.B. verschlüsselte E-Mails via KIM, keine privaten USB-Sticks).
Notfallmanagement: Bereits im Konzept sollte festgehalten werden, was bei IT-Störungen zu tun ist. Wer ist Ansprechpartner, gibt es einen IT-Notfallplan (siehe Abschnitt Datensicherung und Ausfallsicherheit), und wie schnell kann der IT-Dienstleister eingreifen? Ein definierter Prozess für den Ernstfall gehört zur umfassenden Sicherheitsplanung dazu.

Ein gut durchdachtes Sicherheitskonzept sorgt dafür, dass die IT-Infrastruktur der Arztpraxis sicher und TI-konform betrieben wird. Dokumentieren Sie alle Maßnahmen schriftlich – das schafft Verbindlichkeit und hilft bei Prüfungen. Denken Sie daran, dass Sicherheit kein einmaliger Zustand ist, sondern regelmäßig überprüft und angepasst werden muss. Im nächsten Schritt schauen wir uns an, wie Sie Ihre Daten sichern und für Ausfallsituationen vorsorgen.

Planung und Aufbau einer neuen IT-Infrastruktur

Wer eine Praxis neu gründet oder seine Praxis-IT grundlegend modernisiert, sollte systematisch vorgehen. Die Planung und der Aufbau einer sicheren IT-Infrastruktur in der Arztpraxis umfassen mehrere Schritte – von der Bedarfsanalyse über die Auswahl von Hardware und Software bis zur Umsetzung eines Sicherheitskonzepts, das auch die Anbindung an die Telematikinfrastruktur (TI) berücksichtigt. Eine gründliche Vorbereitung stellt sicher, dass die investierte IT-Lösung langfristig passt und TI-konform sowie zukunftssicher ist.

Bedarfsanalyse

Am Anfang steht die Bedarfsanalyse: Welche Anforderungen hat die Praxis an die IT? Hier sollten Praxisinhaber und ggf. der IT-Verantwortliche alle relevanten Punkte zusammentragen:

Praxisgröße und Nutzung: Wie viele Mitarbeitende werden mit den IT-Systemen arbeiten? Wie viele Behandlungszimmer und Arbeitsplätze gibt es? Davon hängt die Anzahl der benötigten PCs, Telefone und anderen Geräte ab. Auch die Patientenanzahl pro Tag spielt eine Rolle – bei hohem Patientenaufkommen müssen Systeme besonders performant und ausfallsicher sein, um Wartezeiten zu vermeiden.
Anwendungen und Software: Welche Software wird benötigt? In jeder Praxis ist die wichtigste Anwendung das Praxisverwaltungssystem (PVS) bzw. die elektronische Patientenakte. Darüber hinaus kommen eventuell Spezialprogramme dazu (z.B. Software für Bildgebung, EKG-Auswertung, Laborsysteme). Soll die Praxis ausschließlich Standardsoftware nutzen oder sind spezielle IT-Lösungen für das Gesundheitswesen geplant (z.B. Telemedizin-Portale, Online-Terminvereinbarungstools)? Eine Liste aller benötigten Programme hilft, die Anforderungen an Hardware und Betriebssystem festzulegen.
Netzwerk und Standortfaktoren: Liegen alle Arbeitsplätze in einer gemeinsamen Praxis oder gibt es mehrere Standorte (Zweigpraxen, MVZ)? Bei verteilten Standorten muss die Netzwerkinfrastruktur eine sichere Standortvernetzung (z.B. via VPN) ermöglichen. Außerdem wichtig: die Internetanbindung. Prüfen Sie, welche Bandbreite verfügbar ist. Für Cloud-Dienste oder eine TI-Anbindung sollte ein schneller und stabiler Anschluss vorhanden sein, idealerweise mit Ausfallsicherung (z.B. LTE-Failover).
Datenspeicherbedarf: Überlegen Sie, wieviel Daten voraussichtlich anfallen (Patientendokumente, Bilddaten wie Röntgen oder Sonografie, Verwaltungsdokumente). Das beeinflusst die Dimensionierung von Serverfestplatten oder Cloud-Speicherplätzen. Planen Sie Reserven für zukünftiges Wachstum ein, da digital gespeicherte Daten mit der Zeit immer mehr werden.
Spezielle Anforderungen: Gibt es besondere Wünsche wie z.B. ein digitales Röntgensystem (erfordert hohe Bilddatenmengen), mobile Visiten via Tablet, oder Selbstanmeldungsterminals für Patienten? Solche Punkte müssen von Anfang an eingeplant werden, damit die IT-Infrastruktur der Arztpraxis darauf ausgelegt ist.

Die Bedarfsanalyse bildet die Grundlage für alle weiteren Schritte. Sie kann in Form eines Lastenheftes oder einer Checkliste festgehalten werden. Wichtig ist, nichts zu übersehen: Netzwerkplanung der Arztpraxis, Softwareanforderungen, IT-Sicherheit, gesetzliche Vorgaben (TI, DSGVO) und natürlich das Budget (siehe Kostenplanung weiter unten) sollten berücksichtigt werden. Oft hilft es, einen IT-Dienstleister im medizinischen Umfeld schon in dieser Phase hinzuzuziehen, da dieser aus Erfahrung typische Bedürfnisse kennt und beraten kann.

Hardware- und Softwareauswahl

Auf Basis der Anforderungen erfolgt dann die Auswahl von Hardware und Software. Hier geht es darum, konkrete Produkte und Lösungen festzulegen, die den identifizierten Bedarf decken:

Server und Netzwerk: Entscheiden Sie, ob Sie einen lokalen Server betreiben wollen oder auf eine Cloud-Lösung setzen. Für kleine Einzelpraxen mit wenigen PCs kann es ausreichen, keinen eigenen Server zu haben und stattdessen alle PCs miteinander zu vernetzen sowie Cloud-Dienste (oder eine NAS als Mini-Server) zu nutzen. Größere Praxen oder solche mit komplexer Software (PVS mit Datenbank) fahren mit einem zentralen Server besser. Wählen Sie ein Servermodell, das auf Dauerbetrieb ausgelegt ist, ausreichend RAM und schnelle SSDs hat. Denken Sie an Redundanz: z.B. zwei gespiegelte Festplatten (RAID1), damit bei Ausfall einer Platte kein Datenverlust entsteht. Passend dazu: ein USV (unterbrechungsfreie Stromversorgung)-Gerät, das den Server bei Stromausfall kurz weiter betreibt bzw. geordnet herunterfährt.
Netzwerkkomponenten: Wählen Sie einen leistungsfähigen Router, idealerweise ein Modell, das in Unternehmen oder Praxen erprobt ist (mit integriertem Security-Gateway/Firewall). Switches sollten genügend Ports und eventuell PoE (Power over Ethernet) bieten, falls Sie z.B. IP-Telefone oder WLAN-Access-Points mit Strom versorgen wollen. Für das WLAN ggf. ein Profi-Access-Point-System, das zentrales Management ermöglicht und mehrere Access Points koordiniert (für bessere Abdeckung).
Arbeitsplatz-Hardware: Legen Sie die Anzahl der PCs fest und entscheiden sich für konkrete Modelle. Achten Sie auf Einheitlichkeit (gleiches Betriebssystem, möglichst gleiche Modelle), das erleichtert Support und Ersatzteilhaltung. Planen Sie auch Peripherie mit ein: z.B. wie viele Drucker, Barcode-Scanner (für Rezepte oder Laborproben), Kartenterminals etc. gebraucht werden. Bei Hardware für Arztpraxen lohnt es sich, auf bewährte Hersteller und robuste Geräte (z.B. Business-Modelle von Dell, HP, Lenovo etc.) zu setzen, selbst wenn diese etwas teurer sind als Consumer-Produkte – die Zuverlässigkeit zahlt sich im Praxisalltag aus.
Softwareauswahl: Die Wahl der Praxissoftware ist eine entscheidende Weichenstellung. In Deutschland gibt es mehrere PVS-Anbieter; hier sollte man je nach Fachrichtung prüfen, welche Software passt (Hausarzt, Zahnarzt, Physiotherapie haben unterschiedliche spezialisierte Lösungen). Wichtig ist, dass die Software TI-Anbindung ermöglicht, also kompatibel mit dem Konnektor, eRezept, KIM-Mail etc. ist. Zusätzlich zur PVS kommen Office-Programme (Textverarbeitung, Tabellenkalkulation), E-Mail-Programme und eventuell Spezialsoftware (Bildbetrachter für DICOM-Bilder in Radiologie, Dokumentenmanagement-System, Abrechnungsprogramme) hinzu. Erstellen Sie eine Liste aller benötigten Softwarelizenzen und prüfen Sie die Systemanforderungen – daran richtet sich die Hardwareleistung aus (z.B. benötigt ein digitales Röntgensystem oft höhere Grafikleistung oder viel Speicher).
Kompatibilität und Schnittstellen: Stellen Sie sicher, dass alle ausgewählten Komponenten zusammenarbeiten. Zum Beispiel: Läuft die Praxissoftware auf dem vorgesehenen Betriebssystem (Windows 10/11 Pro ist Standard in Praxen)? Sind die Drucker und Scanner mit der Software kompatibel? Sind genug USB-/Serienanschlüsse für medizinische Geräte vorhanden oder werden Adapter benötigt? Diese Detailplanung verhindert böse Überraschungen bei der Installation.

Während der Auswahlphase kann es sinnvoll sein, Angebote von spezialisierten IT-Dienstleistern für Praxen einzuholen. Diese bieten oft Komplettpakete an und kennen sich mit IT-Systemen im Gesundheitswesen gut aus. Wichtig: Planen Sie nicht nur für den Tag der Inbetriebnahme, sondern denken Sie an Zukunftssicherheit. Können die Systeme in ein paar Jahren aufgerüstet werden? Gibt es Hersteller-Support und regelmäßige Updates?

Sicherheitskonzept und TI-Konformität

Parallel zur technischen Planung sollte unbedingt ein Sicherheitskonzept für die Praxis-IT erstellt werden. In Deutschland sind Praxen rechtlich verpflichtet, gewisse IT-Sicherheitsstandards einzuhalten (vgl. §75b SGB V). Die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV) hat hierfür eine IT-Sicherheitsrichtlinie mit Mindestvorgaben veröffentlicht. Diese schreibt z.B. ein Berechtigungsmanagement und eine Dokumentation der Netzstruktur vor

TI-Konformität bedeutet, dass die Praxis-IT alle Voraussetzungen erfüllt, um an die Telematikinfrastruktur angeschlossen zu sein und dabei die hohen Sicherheitsanforderungen einzuhalten.

Ein Sicherheitskonzept für die Praxisinfrastruktur umfasst typischerweise folgende Punkte:

Berechtigungskonzept: Legen Sie fest, welche Mitarbeiter auf welche Daten und Systeme zugreifen dürfen. Jeder Nutzer sollte eigene Zugänge (Benutzerkonto) haben, und sensible Bereiche (z.B. Administratorrechte, Änderungen an Patientendaten) sollten nur befugten Personen vorbehalten sein. Passwörter müssen ausreichend komplex sein und regelmäßig geändert werden. Im Rahmen der KBV-Richtlinie ist ein solches Berechtigungsmanagement Pflicht – dokumentieren Sie daher schriftlich, wer welche Rechte hat.
Netzplan und Segmentierung: Erstellen Sie einen Netzplan, der alle Geräte, IP-Adressen und Netzwerksegmente (VLANs) der Praxis aufzeigt. Dieser Plan hilft bei Fehlersuche und ist für Sicherheits-Audits wichtig. Planen Sie Segmentierungen ein, z.B. dass der TI-Konnektor in einem eigenen geschützten Netzbereich ist oder dass Gäste keinen Zugriff aufs interne Praxisnetz erhalten (VLAN-Trennung, siehe oben).
Physische Sicherheit: Wo werden Server und Netzwerkgeräte aufgestellt? Ein abschließbarer Serverschrank oder Serverraum ist ideal, damit Unbefugte keinen Zugriff haben. Achten Sie auf Klimatisierung (Server und NAS-Geräte sollen nicht überhitzen) und auf eine saubere Stromversorgung (USV für kritische Geräte). Schlüssel oder Zugangskarten zum Serverraum sollten nur berechtigte Personen haben.
TI-Anbindung: Um TI-konforme Netzwerke zu betreiben, müssen Sie die von der Gematik zertifizierten Komponenten verwenden. Das beinhaltet den TI-Konnektor (ein spezielles Router-Gerät, das die sichere Verbindung zur Telematikinfrastruktur herstellt), die SMC-B Karte (Praxisausweis für die Institution), und für jeden Arzt den elektronischen Heilberufsausweis (eHBA). Diese Komponenten werden über den Praxisrouter angeschlossen. Das Sicherheitskonzept sollte berücksichtigen, dass der Konnektor und die Kartenterminals regelmäßig Updates erhalten und dass z.B. die PINs für eHBA nicht in falsche Hände geraten. Außerdem müssen die Kommunikationsdienste der TI (KIM für sichere E-Mails etc.) eingerichtet werden. Planen Sie genügend Zeit für Installation und Test der TI-Komponenten ein, eventuell mit Unterstützung durch den Hersteller oder Dienstleister.
Antiviren- und Malwareschutz: Jedes Gerät im Praxisnetz sollte durch aktuelle Antivirus-Software geschützt sein (oft Teil der Endpoint-Security-Pakete). Hier können zentrale Lösungen eingesetzt werden, die alle PCs überwachen. Das Sicherheitskonzept legt fest, wie häufig Virenscans laufen, wie mit gefundenen Bedrohungen verfahren wird und dass keine ungeprüften externen Datenträger verwendet werden.
Verschlüsselung und Datenschutz: Überlegen Sie, ob Festplattenverschlüsselung für Laptops oder mobile Datenträger nötig ist (falls z.B. Patientendaten auf einem Notebook mitgenommen werden, sollten die Datenträger verschlüsselt sein, um im Diebstahlsfall Missbrauch zu verhindern). Ebenso sollte geregelt sein, wie mit personenbezogenen Daten umgegangen wird – hier überschneidet sich das IT-Sicherheitskonzept mit dem Datenschutzkonzept nach DSGVO. Zugang zu Patientendaten ist nur mit autorisierten Accounts erlaubt, und Daten dürfen die Praxis nur auf sicheren Wegen verlassen (z.B. verschlüsselte E-Mails via KIM, keine privaten USB-Sticks).
Notfallmanagement: Bereits im Konzept sollte festgehalten werden, was bei IT-Störungen zu tun ist. Wer ist Ansprechpartner, gibt es einen IT-Notfallplan (siehe Abschnitt Datensicherung und Ausfallsicherheit), und wie schnell kann der IT-Dienstleister eingreifen? Ein definierter Prozess für den Ernstfall gehört zur umfassenden Sicherheitsplanung dazu.

Ein gut durchdachtes Sicherheitskonzept sorgt dafür, dass die IT-Infrastruktur der Arztpraxis sicher und TI-konform betrieben wird. Dokumentieren Sie alle Maßnahmen schriftlich – das schafft Verbindlichkeit und hilft bei Prüfungen. Denken Sie daran, dass Sicherheit kein einmaliger Zustand ist, sondern regelmäßig überprüft und angepasst werden muss. Im nächsten Schritt schauen wir uns an, wie Sie Ihre Daten sichern und für Ausfallsituationen vorsorgen.

Planung und Aufbau einer neuen IT-Infrastruktur

Wer eine Praxis neu gründet oder seine Praxis-IT grundlegend modernisiert, sollte systematisch vorgehen. Die Planung und der Aufbau einer sicheren IT-Infrastruktur in der Arztpraxis umfassen mehrere Schritte – von der Bedarfsanalyse über die Auswahl von Hardware und Software bis zur Umsetzung eines Sicherheitskonzepts, das auch die Anbindung an die Telematikinfrastruktur (TI) berücksichtigt. Eine gründliche Vorbereitung stellt sicher, dass die investierte IT-Lösung langfristig passt und TI-konform sowie zukunftssicher ist.

Bedarfsanalyse

Am Anfang steht die Bedarfsanalyse: Welche Anforderungen hat die Praxis an die IT? Hier sollten Praxisinhaber und ggf. der IT-Verantwortliche alle relevanten Punkte zusammentragen:

Praxisgröße und Nutzung: Wie viele Mitarbeitende werden mit den IT-Systemen arbeiten? Wie viele Behandlungszimmer und Arbeitsplätze gibt es? Davon hängt die Anzahl der benötigten PCs, Telefone und anderen Geräte ab. Auch die Patientenanzahl pro Tag spielt eine Rolle – bei hohem Patientenaufkommen müssen Systeme besonders performant und ausfallsicher sein, um Wartezeiten zu vermeiden.
Anwendungen und Software: Welche Software wird benötigt? In jeder Praxis ist die wichtigste Anwendung das Praxisverwaltungssystem (PVS) bzw. die elektronische Patientenakte. Darüber hinaus kommen eventuell Spezialprogramme dazu (z.B. Software für Bildgebung, EKG-Auswertung, Laborsysteme). Soll die Praxis ausschließlich Standardsoftware nutzen oder sind spezielle IT-Lösungen für das Gesundheitswesen geplant (z.B. Telemedizin-Portale, Online-Terminvereinbarungstools)? Eine Liste aller benötigten Programme hilft, die Anforderungen an Hardware und Betriebssystem festzulegen.
Netzwerk und Standortfaktoren: Liegen alle Arbeitsplätze in einer gemeinsamen Praxis oder gibt es mehrere Standorte (Zweigpraxen, MVZ)? Bei verteilten Standorten muss die Netzwerkinfrastruktur eine sichere Standortvernetzung (z.B. via VPN) ermöglichen. Außerdem wichtig: die Internetanbindung. Prüfen Sie, welche Bandbreite verfügbar ist. Für Cloud-Dienste oder eine TI-Anbindung sollte ein schneller und stabiler Anschluss vorhanden sein, idealerweise mit Ausfallsicherung (z.B. LTE-Failover).
Datenspeicherbedarf: Überlegen Sie, wieviel Daten voraussichtlich anfallen (Patientendokumente, Bilddaten wie Röntgen oder Sonografie, Verwaltungsdokumente). Das beeinflusst die Dimensionierung von Serverfestplatten oder Cloud-Speicherplätzen. Planen Sie Reserven für zukünftiges Wachstum ein, da digital gespeicherte Daten mit der Zeit immer mehr werden.
Spezielle Anforderungen: Gibt es besondere Wünsche wie z.B. ein digitales Röntgensystem (erfordert hohe Bilddatenmengen), mobile Visiten via Tablet, oder Selbstanmeldungsterminals für Patienten? Solche Punkte müssen von Anfang an eingeplant werden, damit die IT-Infrastruktur der Arztpraxis darauf ausgelegt ist.

Die Bedarfsanalyse bildet die Grundlage für alle weiteren Schritte. Sie kann in Form eines Lastenheftes oder einer Checkliste festgehalten werden. Wichtig ist, nichts zu übersehen: Netzwerkplanung der Arztpraxis, Softwareanforderungen, IT-Sicherheit, gesetzliche Vorgaben (TI, DSGVO) und natürlich das Budget (siehe Kostenplanung weiter unten) sollten berücksichtigt werden. Oft hilft es, einen IT-Dienstleister im medizinischen Umfeld schon in dieser Phase hinzuzuziehen, da dieser aus Erfahrung typische Bedürfnisse kennt und beraten kann.

Hardware- und Softwareauswahl

Auf Basis der Anforderungen erfolgt dann die Auswahl von Hardware und Software. Hier geht es darum, konkrete Produkte und Lösungen festzulegen, die den identifizierten Bedarf decken:

Server und Netzwerk: Entscheiden Sie, ob Sie einen lokalen Server betreiben wollen oder auf eine Cloud-Lösung setzen. Für kleine Einzelpraxen mit wenigen PCs kann es ausreichen, keinen eigenen Server zu haben und stattdessen alle PCs miteinander zu vernetzen sowie Cloud-Dienste (oder eine NAS als Mini-Server) zu nutzen. Größere Praxen oder solche mit komplexer Software (PVS mit Datenbank) fahren mit einem zentralen Server besser. Wählen Sie ein Servermodell, das auf Dauerbetrieb ausgelegt ist, ausreichend RAM und schnelle SSDs hat. Denken Sie an Redundanz: z.B. zwei gespiegelte Festplatten (RAID1), damit bei Ausfall einer Platte kein Datenverlust entsteht. Passend dazu: ein USV (unterbrechungsfreie Stromversorgung)-Gerät, das den Server bei Stromausfall kurz weiter betreibt bzw. geordnet herunterfährt.
Netzwerkkomponenten: Wählen Sie einen leistungsfähigen Router, idealerweise ein Modell, das in Unternehmen oder Praxen erprobt ist (mit integriertem Security-Gateway/Firewall). Switches sollten genügend Ports und eventuell PoE (Power over Ethernet) bieten, falls Sie z.B. IP-Telefone oder WLAN-Access-Points mit Strom versorgen wollen. Für das WLAN ggf. ein Profi-Access-Point-System, das zentrales Management ermöglicht und mehrere Access Points koordiniert (für bessere Abdeckung).
Arbeitsplatz-Hardware: Legen Sie die Anzahl der PCs fest und entscheiden sich für konkrete Modelle. Achten Sie auf Einheitlichkeit (gleiches Betriebssystem, möglichst gleiche Modelle), das erleichtert Support und Ersatzteilhaltung. Planen Sie auch Peripherie mit ein: z.B. wie viele Drucker, Barcode-Scanner (für Rezepte oder Laborproben), Kartenterminals etc. gebraucht werden. Bei Hardware für Arztpraxen lohnt es sich, auf bewährte Hersteller und robuste Geräte (z.B. Business-Modelle von Dell, HP, Lenovo etc.) zu setzen, selbst wenn diese etwas teurer sind als Consumer-Produkte – die Zuverlässigkeit zahlt sich im Praxisalltag aus.
Softwareauswahl: Die Wahl der Praxissoftware ist eine entscheidende Weichenstellung. In Deutschland gibt es mehrere PVS-Anbieter; hier sollte man je nach Fachrichtung prüfen, welche Software passt (Hausarzt, Zahnarzt, Physiotherapie haben unterschiedliche spezialisierte Lösungen). Wichtig ist, dass die Software TI-Anbindung ermöglicht, also kompatibel mit dem Konnektor, eRezept, KIM-Mail etc. ist. Zusätzlich zur PVS kommen Office-Programme (Textverarbeitung, Tabellenkalkulation), E-Mail-Programme und eventuell Spezialsoftware (Bildbetrachter für DICOM-Bilder in Radiologie, Dokumentenmanagement-System, Abrechnungsprogramme) hinzu. Erstellen Sie eine Liste aller benötigten Softwarelizenzen und prüfen Sie die Systemanforderungen – daran richtet sich die Hardwareleistung aus (z.B. benötigt ein digitales Röntgensystem oft höhere Grafikleistung oder viel Speicher).
Kompatibilität und Schnittstellen: Stellen Sie sicher, dass alle ausgewählten Komponenten zusammenarbeiten. Zum Beispiel: Läuft die Praxissoftware auf dem vorgesehenen Betriebssystem (Windows 10/11 Pro ist Standard in Praxen)? Sind die Drucker und Scanner mit der Software kompatibel? Sind genug USB-/Serienanschlüsse für medizinische Geräte vorhanden oder werden Adapter benötigt? Diese Detailplanung verhindert böse Überraschungen bei der Installation.

Während der Auswahlphase kann es sinnvoll sein, Angebote von spezialisierten IT-Dienstleistern für Praxen einzuholen. Diese bieten oft Komplettpakete an und kennen sich mit IT-Systemen im Gesundheitswesen gut aus. Wichtig: Planen Sie nicht nur für den Tag der Inbetriebnahme, sondern denken Sie an Zukunftssicherheit. Können die Systeme in ein paar Jahren aufgerüstet werden? Gibt es Hersteller-Support und regelmäßige Updates?

Sicherheitskonzept und TI-Konformität

Parallel zur technischen Planung sollte unbedingt ein Sicherheitskonzept für die Praxis-IT erstellt werden. In Deutschland sind Praxen rechtlich verpflichtet, gewisse IT-Sicherheitsstandards einzuhalten (vgl. §75b SGB V). Die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV) hat hierfür eine IT-Sicherheitsrichtlinie mit Mindestvorgaben veröffentlicht. Diese schreibt z.B. ein Berechtigungsmanagement und eine Dokumentation der Netzstruktur vor

TI-Konformität bedeutet, dass die Praxis-IT alle Voraussetzungen erfüllt, um an die Telematikinfrastruktur angeschlossen zu sein und dabei die hohen Sicherheitsanforderungen einzuhalten.

Ein Sicherheitskonzept für die Praxisinfrastruktur umfasst typischerweise folgende Punkte:

Berechtigungskonzept: Legen Sie fest, welche Mitarbeiter auf welche Daten und Systeme zugreifen dürfen. Jeder Nutzer sollte eigene Zugänge (Benutzerkonto) haben, und sensible Bereiche (z.B. Administratorrechte, Änderungen an Patientendaten) sollten nur befugten Personen vorbehalten sein. Passwörter müssen ausreichend komplex sein und regelmäßig geändert werden. Im Rahmen der KBV-Richtlinie ist ein solches Berechtigungsmanagement Pflicht – dokumentieren Sie daher schriftlich, wer welche Rechte hat.
Netzplan und Segmentierung: Erstellen Sie einen Netzplan, der alle Geräte, IP-Adressen und Netzwerksegmente (VLANs) der Praxis aufzeigt. Dieser Plan hilft bei Fehlersuche und ist für Sicherheits-Audits wichtig. Planen Sie Segmentierungen ein, z.B. dass der TI-Konnektor in einem eigenen geschützten Netzbereich ist oder dass Gäste keinen Zugriff aufs interne Praxisnetz erhalten (VLAN-Trennung, siehe oben).
Physische Sicherheit: Wo werden Server und Netzwerkgeräte aufgestellt? Ein abschließbarer Serverschrank oder Serverraum ist ideal, damit Unbefugte keinen Zugriff haben. Achten Sie auf Klimatisierung (Server und NAS-Geräte sollen nicht überhitzen) und auf eine saubere Stromversorgung (USV für kritische Geräte). Schlüssel oder Zugangskarten zum Serverraum sollten nur berechtigte Personen haben.
TI-Anbindung: Um TI-konforme Netzwerke zu betreiben, müssen Sie die von der Gematik zertifizierten Komponenten verwenden. Das beinhaltet den TI-Konnektor (ein spezielles Router-Gerät, das die sichere Verbindung zur Telematikinfrastruktur herstellt), die SMC-B Karte (Praxisausweis für die Institution), und für jeden Arzt den elektronischen Heilberufsausweis (eHBA). Diese Komponenten werden über den Praxisrouter angeschlossen. Das Sicherheitskonzept sollte berücksichtigen, dass der Konnektor und die Kartenterminals regelmäßig Updates erhalten und dass z.B. die PINs für eHBA nicht in falsche Hände geraten. Außerdem müssen die Kommunikationsdienste der TI (KIM für sichere E-Mails etc.) eingerichtet werden. Planen Sie genügend Zeit für Installation und Test der TI-Komponenten ein, eventuell mit Unterstützung durch den Hersteller oder Dienstleister.
Antiviren- und Malwareschutz: Jedes Gerät im Praxisnetz sollte durch aktuelle Antivirus-Software geschützt sein (oft Teil der Endpoint-Security-Pakete). Hier können zentrale Lösungen eingesetzt werden, die alle PCs überwachen. Das Sicherheitskonzept legt fest, wie häufig Virenscans laufen, wie mit gefundenen Bedrohungen verfahren wird und dass keine ungeprüften externen Datenträger verwendet werden.
Verschlüsselung und Datenschutz: Überlegen Sie, ob Festplattenverschlüsselung für Laptops oder mobile Datenträger nötig ist (falls z.B. Patientendaten auf einem Notebook mitgenommen werden, sollten die Datenträger verschlüsselt sein, um im Diebstahlsfall Missbrauch zu verhindern). Ebenso sollte geregelt sein, wie mit personenbezogenen Daten umgegangen wird – hier überschneidet sich das IT-Sicherheitskonzept mit dem Datenschutzkonzept nach DSGVO. Zugang zu Patientendaten ist nur mit autorisierten Accounts erlaubt, und Daten dürfen die Praxis nur auf sicheren Wegen verlassen (z.B. verschlüsselte E-Mails via KIM, keine privaten USB-Sticks).
Notfallmanagement: Bereits im Konzept sollte festgehalten werden, was bei IT-Störungen zu tun ist. Wer ist Ansprechpartner, gibt es einen IT-Notfallplan (siehe Abschnitt Datensicherung und Ausfallsicherheit), und wie schnell kann der IT-Dienstleister eingreifen? Ein definierter Prozess für den Ernstfall gehört zur umfassenden Sicherheitsplanung dazu.

Ein gut durchdachtes Sicherheitskonzept sorgt dafür, dass die IT-Infrastruktur der Arztpraxis sicher und TI-konform betrieben wird. Dokumentieren Sie alle Maßnahmen schriftlich – das schafft Verbindlichkeit und hilft bei Prüfungen. Denken Sie daran, dass Sicherheit kein einmaliger Zustand ist, sondern regelmäßig überprüft und angepasst werden muss. Im nächsten Schritt schauen wir uns an, wie Sie Ihre Daten sichern und für Ausfallsituationen vorsorgen.

Datensicherung und Ausfallsicherheit

Kein IT-System ist zu 100 % vor Ausfällen gefeit – ob technischer Defekt, menschlicher Fehler oder Cyberangriff. Umso wichtiger ist es, in der Arztpraxis durch Datensicherung und Planung für Notfälle vorzusorgen. Datensicherung in der Arztpraxis bedeutet, regelmäßige Backups aller wichtigen Daten anzulegen und Maßnahmen für eine hohe Ausfallsicherheit zu treffen. So stellen Sie sicher, dass auch im Worst Case die Patientenversorgung weitergehen kann und keine unwiederbringlichen Daten verloren gehen.

Backup-Konzepte (3-2-1-Regel)

Eine solide Datensicherungsstrategie ist Pflicht für jede Praxis. Die KBV schreibt angemessene Backups vor, und es liegt im eigenen Interesse der Ärzte: Wer kurz vor Quartalsabrechnung alle Praxisdaten verliert, steht vor einem Desaster

Ein bewährtes Prinzip für Backups ist die 3-2-1-Regel

3 Kopien der Daten: Halten Sie mindestens drei Kopien Ihrer wichtigen Daten vor. Das umfasst das Original (z.B. laufende Patientendatenbank auf dem Server) plus zwei Backup-Kopien.
2 verschiedene Medien: Speichern Sie die Kopien auf mindestens zwei verschiedenen Speicherarten. Beispielsweise eine Backup-Kopie auf einem lokalen Medium (externe Festplatte, NAS) und eine auf einem unterschiedlichen Medium (z.B. LTO-Band, Cloud-Speicher). Unterschiedliche Medien stellen sicher, dass ein Defekt, der ein Medium betrifft, nicht gleich alle Kopien zerstört.
1 Offsite-Kopie extern aufbewahren: Mindestens eine der Backup-Kopien muss außerhalb der Praxis gelagert werden (Offsite-Backup). Das schützt vor lokalen Desastern wie Feuer oder Diebstahl in der Praxis. Eine Offsite-Kopie kann klassisch eine externe Festplatte sein, die täglich mit nach Hause genommen wird, oder ein Cloud-Backup bei einem externen Rechenzentrum.

Konkret könnte ein Backup-Konzept in der Arztpraxis so aussehen: Auf dem Praxisserver läuft täglich nachts eine Datensicherung der Praxissoftware-Datenbank und aller neuen Dateien. Diese wird automatisch auf ein NAS im Netzwerk geschrieben (1. Backup, lokal). Zusätzlich wird einmal täglich oder wöchentlich eine Kopie verschlüsselt in eine Cloud hochgeladen (2. Backup, extern) – oder alternativ auf eine wechselnde USB-Festplatte gespeichert, die abwechselnd außerhalb der Praxis aufbewahrt wird. Wichtig ist, dass die Offsite-Daten verschlüsselt gespeichert werden, falls sie in falsche Hände geraten. Externe Backups müssen “nach Stand der Technik” verschlüsselt vorliegen um Patientendaten zu schützen. Viele Backup-Programme bieten automatische Verschlüsselung an, oder man nutzt Hardware mit integriertem Kryptoschutz.

Neben der 3-2-1-Regel gibt es weitere bewährte Vorgehen: Backup-Rotation (wechselnde Medien verwenden, z.B. Mo/Di/Mi... unterschiedliche Festplatten, um die Haltbarkeit zu erhöhen) und Generationenprinzip (mehrere Wiederherstellungspunkte behalten, z.B. tägliche und monatliche Stände). Entscheidend ist, Backups regelmäßig und automatisiert durchzuführen – und ebenso wichtig: Backups zu testen! Überprüfen Sie in Abständen, ob sich die gesicherten Daten tatsächlich wiederherstellen lassen. Ein Backup, das im Notfall nicht lesbar ist, nützt nichts. Daher sollte der IT-Verantwortliche oder Dienstleister gelegentlich eine Probe-Wiederherstellung durchführen und einen Desaster-Recovery-Test machen (durchspielen, wie man im Ernstfall vom Backup hochkommt).

Lokale vs. Cloud-Backups

Bei der Datensicherung stellt sich die Frage: Sollen Backups eher lokal (physisch in der Praxis) erfolgen oder in der Cloud? Die beste Antwort ist meist: eine Kombination aus beiden Varianten.

Lokale Backups: Sie werden auf Medien gespeichert, die in der Praxis selbst bleiben – z.B. auf einem NAS-System, einem Server-Zweitlaufwerk oder wechselnden USB-Datenträgern. Vorteil: Die Wiederherstellung ist im Notfall schnell, da die Daten direkt vor Ort verfügbar sind. Man ist nicht von der Internetverbindung abhängig. Nachteil: Ein lokales Backup hilft nicht, wenn ein Schaden die gesamte Praxis trifft (z.B. Einbruchdiebstahl aller Geräte oder ein Brand). Zudem muss man die Medien sicher lagern (ein Tresor ist empfehlenswert, damit z.B. bei Einbruch nicht auch gleich die Backup-Platte entwendet wird).

Cloud-Backups: Hierbei werden verschlüsselte Backup-Daten über das Internet in ein externes Rechenzentrum übertragen. Vorteil: Das Backup befindet sich automatisch außer Haus (Offsite) und ist räumlich getrennt. Gute Anbieter speichern sogar in zwei geographisch getrennten Rechenzentren, was die Sicherheit weiter erhöht. Außerdem entfällt der manuelle Aufwand (kein tägliches Festplatte-Mitnehmen). Moderne Backup-Lösungen können vollautomatisch in die Cloud sichern, was bequem ist – gerade im Urlaubsfall oder wenn man es mal vergisst

Nachteile sind die Abhängigkeit von einer ausreichend schnellen Internetleitung (besonders beim Hochladen großer Datenmengen, z.B. Bilder, braucht man einen guten Upstream)

Zudem fallen bei Cloud-Diensten laufende Kosten an (Speicherplatz, ggf. Gebühren pro GB). Und natürlich muss man dem Cloud-Anbieter vertrauen, was Sicherheit angeht – hier sollte man nur solche wählen, die zertifiziert sind und einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag bieten.

Empfehlung: Kombinieren Sie beide Welten, um maximale Sicherheit zu erreichen. Beispielsweise tägliche lokale Backups auf ein NAS und zusätzlich wöchentliche Cloud-Backups als zweite Schicht. So hat man schnellen Zugriff und trotzdem Schutz vor Totalausfällen. Achten Sie darauf, dass Backups der Arztpraxis alle wichtigen Daten umfassen: die PVS-Datenbank, Dokumente/Scans, Abrechnungsdaten, Konfigurationsdateien (z.B. Einstellungen von Geräten). Vergessen Sie nicht Dateien, die vielleicht auf einzelnen PCs liegen (wenn nicht alles auf dem Server zentral liegt). Im Idealfall richtet man zentrale Netzlaufwerke ein, sodass wichtige Dateien gar nicht erst auf lokalen PC-Platten verstreut sind dann reicht die Serversicherung, um alle Daten zu erwischen.

Notfallpläne bei Ausfällen

Trotz guter Hardware und Backups kann ein IT-Ausfall passieren – sei es ein Servercrash, Stromausfall oder ein Verschlüsselungs-Trojaner. Ein Notfallplan hilft, in solchen Situationen richtig und schnell zu reagieren. Folgende Aspekte sollte ein Notfallplan für die Praxis-IT abdecken:

Ansprechpartner und Verantwortlichkeiten: Legen Sie fest, wer im Ernstfall was tut. Zum Beispiel: Die Praxismanagerin ruft den externen IT-Support an; ein Arzt übernimmt die Entscheidung, auf Papierdokumentation auszuweichen; ein anderer Mitarbeiter informiert wartende Patienten über Verzögerungen. Jeder im Team sollte wissen, welche Schritte bei IT-Problemen zu tun sind.
Weiterarbeit ohne IT: Überlegen Sie, wie Sie die medizinische Versorgung aufrechterhalten können, wenn z.B. das Computersystem für mehrere Stunden ausfällt. Empfehlenswert ist, einen Satz Papierformular in Reserve zu haben (Terminzettel, Rezeptformulare, Notizblöcke für Befunde), um notfalls manuell weiterzuarbeiten. Können Patienten auch ohne digitalen Kalender behandelt werden? Ein Notfall-Kalender oder Ausdruck der Termine kann helfen. Falls die elektronische Patientenakte nicht verfügbar ist, sollte es zumindest einen Weg geben, grundlegende Infos zu bekommen – eventuell führt man täglich einen Backup-Export der Terminliste und wichtigsten Patientendaten auf Papier oder PDF für den Notfall.
Technische Redundanzen: Einige Ausfälle lassen sich durch Redundanz abmildern. Beispiele: Zweit-Internetanschluss (z.B. ein LTE-Router, der einspringt, wenn DSL/Kabel ausfällt). Ersatz-Hardware: ein bereitstehender Ersatz-PC, der im Fall eines defekten Rechners schnell konfiguriert werden kann; ein zweiter Server oder zumindest die Möglichkeit, die PVS-Daten auf einem anderen Gerät einzuspielen. Manche Praxen nutzen zwei Server im Wechsel (Primärserver und Spiegelserver), was nahtlosen Weiterbetrieb ermöglicht – für kleinere Praxen ist das aber oft zu aufwendig. Ein USV-Gerät schützt vor plötzlichem Stromausfall und gibt Zeit, Systeme herunterzufahren.
Wiederanlauf und Recovery: Definieren Sie Schritte, wie nach einem Totalausfall die Systeme wieder hochgezogen werden. Zum Beispiel: Im Brandfall neue Hardware beschaffen, dann Backup vom Vortag einspielen, usw. Welche Daten müssen zuerst wieder verfügbar sein? (Wahrscheinlich die Praxissoftware mit Patientendaten). Wer spielt das Backup ein – eigener Mitarbeiter oder Dienstleister? All das sollte im Plan stehen. Halten Sie auch die Kontaktinformationen von IT-Dienstleistern, Software-Hotlines, Hardwarelieferanten parat, um im Notfall schnell reagieren zu können.
Kommunikation: Im Falle eines IT-Ausfalls sollten Patienten und ggf. andere Stellen informiert werden. Der Notfallplan kann Vorlagen enthalten, was dem Patienten am Telefon gesagt wird, wenn das System down ist und Termine verschoben werden müssen. Ebenso sollte die Praxis ggf. die KV oder andere Stellen benachrichtigen, wenn bestimmte Fristen (Abrechnung etc.) wegen IT-Problemen nicht eingehalten werden können.

Ein durchdachter Notfallplan gibt dem Praxisteam Sicherheit. Empfehlenswert ist, diesen Plan mindestens einmal jährlich zu überprüfen und in einer Teamsitzung zu besprechen. So bleibt die Mannschaft im Ernstfall ruhig und weiß, was zu tun ist. Einige Organisationen (z.B. die KV) stellen Muster-Notfallpläne oder Checklisten bereit, die man an die eigene Praxis anpassen kann.

Zusammenfassend stellen Datensicherung und Notfallvorsorge sicher, dass ein IT-Ausfall nicht zum existenziellen Risiko wird. Mit regelmäßigen Backups nach 3-2-1-Prinzip, Verschlüsselung, kombinierten lokalen und externen Sicherungen und einem eingeübten Notfallplan ist die IT-Infrastruktur der Arztpraxis ausfallsicher aufgestellt.

Datensicherung und Ausfallsicherheit

Kein IT-System ist zu 100 % vor Ausfällen gefeit – ob technischer Defekt, menschlicher Fehler oder Cyberangriff. Umso wichtiger ist es, in der Arztpraxis durch Datensicherung und Planung für Notfälle vorzusorgen. Datensicherung in der Arztpraxis bedeutet, regelmäßige Backups aller wichtigen Daten anzulegen und Maßnahmen für eine hohe Ausfallsicherheit zu treffen. So stellen Sie sicher, dass auch im Worst Case die Patientenversorgung weitergehen kann und keine unwiederbringlichen Daten verloren gehen.

Backup-Konzepte (3-2-1-Regel)

Eine solide Datensicherungsstrategie ist Pflicht für jede Praxis. Die KBV schreibt angemessene Backups vor, und es liegt im eigenen Interesse der Ärzte: Wer kurz vor Quartalsabrechnung alle Praxisdaten verliert, steht vor einem Desaster

Ein bewährtes Prinzip für Backups ist die 3-2-1-Regel

3 Kopien der Daten: Halten Sie mindestens drei Kopien Ihrer wichtigen Daten vor. Das umfasst das Original (z.B. laufende Patientendatenbank auf dem Server) plus zwei Backup-Kopien.
2 verschiedene Medien: Speichern Sie die Kopien auf mindestens zwei verschiedenen Speicherarten. Beispielsweise eine Backup-Kopie auf einem lokalen Medium (externe Festplatte, NAS) und eine auf einem unterschiedlichen Medium (z.B. LTO-Band, Cloud-Speicher). Unterschiedliche Medien stellen sicher, dass ein Defekt, der ein Medium betrifft, nicht gleich alle Kopien zerstört.
1 Offsite-Kopie extern aufbewahren: Mindestens eine der Backup-Kopien muss außerhalb der Praxis gelagert werden (Offsite-Backup). Das schützt vor lokalen Desastern wie Feuer oder Diebstahl in der Praxis. Eine Offsite-Kopie kann klassisch eine externe Festplatte sein, die täglich mit nach Hause genommen wird, oder ein Cloud-Backup bei einem externen Rechenzentrum.

Konkret könnte ein Backup-Konzept in der Arztpraxis so aussehen: Auf dem Praxisserver läuft täglich nachts eine Datensicherung der Praxissoftware-Datenbank und aller neuen Dateien. Diese wird automatisch auf ein NAS im Netzwerk geschrieben (1. Backup, lokal). Zusätzlich wird einmal täglich oder wöchentlich eine Kopie verschlüsselt in eine Cloud hochgeladen (2. Backup, extern) – oder alternativ auf eine wechselnde USB-Festplatte gespeichert, die abwechselnd außerhalb der Praxis aufbewahrt wird. Wichtig ist, dass die Offsite-Daten verschlüsselt gespeichert werden, falls sie in falsche Hände geraten. Externe Backups müssen “nach Stand der Technik” verschlüsselt vorliegen um Patientendaten zu schützen. Viele Backup-Programme bieten automatische Verschlüsselung an, oder man nutzt Hardware mit integriertem Kryptoschutz.

Neben der 3-2-1-Regel gibt es weitere bewährte Vorgehen: Backup-Rotation (wechselnde Medien verwenden, z.B. Mo/Di/Mi... unterschiedliche Festplatten, um die Haltbarkeit zu erhöhen) und Generationenprinzip (mehrere Wiederherstellungspunkte behalten, z.B. tägliche und monatliche Stände). Entscheidend ist, Backups regelmäßig und automatisiert durchzuführen – und ebenso wichtig: Backups zu testen! Überprüfen Sie in Abständen, ob sich die gesicherten Daten tatsächlich wiederherstellen lassen. Ein Backup, das im Notfall nicht lesbar ist, nützt nichts. Daher sollte der IT-Verantwortliche oder Dienstleister gelegentlich eine Probe-Wiederherstellung durchführen und einen Desaster-Recovery-Test machen (durchspielen, wie man im Ernstfall vom Backup hochkommt).

Lokale vs. Cloud-Backups

Bei der Datensicherung stellt sich die Frage: Sollen Backups eher lokal (physisch in der Praxis) erfolgen oder in der Cloud? Die beste Antwort ist meist: eine Kombination aus beiden Varianten.

Lokale Backups: Sie werden auf Medien gespeichert, die in der Praxis selbst bleiben – z.B. auf einem NAS-System, einem Server-Zweitlaufwerk oder wechselnden USB-Datenträgern. Vorteil: Die Wiederherstellung ist im Notfall schnell, da die Daten direkt vor Ort verfügbar sind. Man ist nicht von der Internetverbindung abhängig. Nachteil: Ein lokales Backup hilft nicht, wenn ein Schaden die gesamte Praxis trifft (z.B. Einbruchdiebstahl aller Geräte oder ein Brand). Zudem muss man die Medien sicher lagern (ein Tresor ist empfehlenswert, damit z.B. bei Einbruch nicht auch gleich die Backup-Platte entwendet wird).

Cloud-Backups: Hierbei werden verschlüsselte Backup-Daten über das Internet in ein externes Rechenzentrum übertragen. Vorteil: Das Backup befindet sich automatisch außer Haus (Offsite) und ist räumlich getrennt. Gute Anbieter speichern sogar in zwei geographisch getrennten Rechenzentren, was die Sicherheit weiter erhöht. Außerdem entfällt der manuelle Aufwand (kein tägliches Festplatte-Mitnehmen). Moderne Backup-Lösungen können vollautomatisch in die Cloud sichern, was bequem ist – gerade im Urlaubsfall oder wenn man es mal vergisst

Nachteile sind die Abhängigkeit von einer ausreichend schnellen Internetleitung (besonders beim Hochladen großer Datenmengen, z.B. Bilder, braucht man einen guten Upstream)

Zudem fallen bei Cloud-Diensten laufende Kosten an (Speicherplatz, ggf. Gebühren pro GB). Und natürlich muss man dem Cloud-Anbieter vertrauen, was Sicherheit angeht – hier sollte man nur solche wählen, die zertifiziert sind und einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag bieten.

Empfehlung: Kombinieren Sie beide Welten, um maximale Sicherheit zu erreichen. Beispielsweise tägliche lokale Backups auf ein NAS und zusätzlich wöchentliche Cloud-Backups als zweite Schicht. So hat man schnellen Zugriff und trotzdem Schutz vor Totalausfällen. Achten Sie darauf, dass Backups der Arztpraxis alle wichtigen Daten umfassen: die PVS-Datenbank, Dokumente/Scans, Abrechnungsdaten, Konfigurationsdateien (z.B. Einstellungen von Geräten). Vergessen Sie nicht Dateien, die vielleicht auf einzelnen PCs liegen (wenn nicht alles auf dem Server zentral liegt). Im Idealfall richtet man zentrale Netzlaufwerke ein, sodass wichtige Dateien gar nicht erst auf lokalen PC-Platten verstreut sind dann reicht die Serversicherung, um alle Daten zu erwischen.

Notfallpläne bei Ausfällen

Trotz guter Hardware und Backups kann ein IT-Ausfall passieren – sei es ein Servercrash, Stromausfall oder ein Verschlüsselungs-Trojaner. Ein Notfallplan hilft, in solchen Situationen richtig und schnell zu reagieren. Folgende Aspekte sollte ein Notfallplan für die Praxis-IT abdecken:

Ansprechpartner und Verantwortlichkeiten: Legen Sie fest, wer im Ernstfall was tut. Zum Beispiel: Die Praxismanagerin ruft den externen IT-Support an; ein Arzt übernimmt die Entscheidung, auf Papierdokumentation auszuweichen; ein anderer Mitarbeiter informiert wartende Patienten über Verzögerungen. Jeder im Team sollte wissen, welche Schritte bei IT-Problemen zu tun sind.
Weiterarbeit ohne IT: Überlegen Sie, wie Sie die medizinische Versorgung aufrechterhalten können, wenn z.B. das Computersystem für mehrere Stunden ausfällt. Empfehlenswert ist, einen Satz Papierformular in Reserve zu haben (Terminzettel, Rezeptformulare, Notizblöcke für Befunde), um notfalls manuell weiterzuarbeiten. Können Patienten auch ohne digitalen Kalender behandelt werden? Ein Notfall-Kalender oder Ausdruck der Termine kann helfen. Falls die elektronische Patientenakte nicht verfügbar ist, sollte es zumindest einen Weg geben, grundlegende Infos zu bekommen – eventuell führt man täglich einen Backup-Export der Terminliste und wichtigsten Patientendaten auf Papier oder PDF für den Notfall.
Technische Redundanzen: Einige Ausfälle lassen sich durch Redundanz abmildern. Beispiele: Zweit-Internetanschluss (z.B. ein LTE-Router, der einspringt, wenn DSL/Kabel ausfällt). Ersatz-Hardware: ein bereitstehender Ersatz-PC, der im Fall eines defekten Rechners schnell konfiguriert werden kann; ein zweiter Server oder zumindest die Möglichkeit, die PVS-Daten auf einem anderen Gerät einzuspielen. Manche Praxen nutzen zwei Server im Wechsel (Primärserver und Spiegelserver), was nahtlosen Weiterbetrieb ermöglicht – für kleinere Praxen ist das aber oft zu aufwendig. Ein USV-Gerät schützt vor plötzlichem Stromausfall und gibt Zeit, Systeme herunterzufahren.
Wiederanlauf und Recovery: Definieren Sie Schritte, wie nach einem Totalausfall die Systeme wieder hochgezogen werden. Zum Beispiel: Im Brandfall neue Hardware beschaffen, dann Backup vom Vortag einspielen, usw. Welche Daten müssen zuerst wieder verfügbar sein? (Wahrscheinlich die Praxissoftware mit Patientendaten). Wer spielt das Backup ein – eigener Mitarbeiter oder Dienstleister? All das sollte im Plan stehen. Halten Sie auch die Kontaktinformationen von IT-Dienstleistern, Software-Hotlines, Hardwarelieferanten parat, um im Notfall schnell reagieren zu können.
Kommunikation: Im Falle eines IT-Ausfalls sollten Patienten und ggf. andere Stellen informiert werden. Der Notfallplan kann Vorlagen enthalten, was dem Patienten am Telefon gesagt wird, wenn das System down ist und Termine verschoben werden müssen. Ebenso sollte die Praxis ggf. die KV oder andere Stellen benachrichtigen, wenn bestimmte Fristen (Abrechnung etc.) wegen IT-Problemen nicht eingehalten werden können.

Ein durchdachter Notfallplan gibt dem Praxisteam Sicherheit. Empfehlenswert ist, diesen Plan mindestens einmal jährlich zu überprüfen und in einer Teamsitzung zu besprechen. So bleibt die Mannschaft im Ernstfall ruhig und weiß, was zu tun ist. Einige Organisationen (z.B. die KV) stellen Muster-Notfallpläne oder Checklisten bereit, die man an die eigene Praxis anpassen kann.

Zusammenfassend stellen Datensicherung und Notfallvorsorge sicher, dass ein IT-Ausfall nicht zum existenziellen Risiko wird. Mit regelmäßigen Backups nach 3-2-1-Prinzip, Verschlüsselung, kombinierten lokalen und externen Sicherungen und einem eingeübten Notfallplan ist die IT-Infrastruktur der Arztpraxis ausfallsicher aufgestellt.

Datensicherung und Ausfallsicherheit

Kein IT-System ist zu 100 % vor Ausfällen gefeit – ob technischer Defekt, menschlicher Fehler oder Cyberangriff. Umso wichtiger ist es, in der Arztpraxis durch Datensicherung und Planung für Notfälle vorzusorgen. Datensicherung in der Arztpraxis bedeutet, regelmäßige Backups aller wichtigen Daten anzulegen und Maßnahmen für eine hohe Ausfallsicherheit zu treffen. So stellen Sie sicher, dass auch im Worst Case die Patientenversorgung weitergehen kann und keine unwiederbringlichen Daten verloren gehen.

Backup-Konzepte (3-2-1-Regel)

Eine solide Datensicherungsstrategie ist Pflicht für jede Praxis. Die KBV schreibt angemessene Backups vor, und es liegt im eigenen Interesse der Ärzte: Wer kurz vor Quartalsabrechnung alle Praxisdaten verliert, steht vor einem Desaster

Ein bewährtes Prinzip für Backups ist die 3-2-1-Regel

3 Kopien der Daten: Halten Sie mindestens drei Kopien Ihrer wichtigen Daten vor. Das umfasst das Original (z.B. laufende Patientendatenbank auf dem Server) plus zwei Backup-Kopien.
2 verschiedene Medien: Speichern Sie die Kopien auf mindestens zwei verschiedenen Speicherarten. Beispielsweise eine Backup-Kopie auf einem lokalen Medium (externe Festplatte, NAS) und eine auf einem unterschiedlichen Medium (z.B. LTO-Band, Cloud-Speicher). Unterschiedliche Medien stellen sicher, dass ein Defekt, der ein Medium betrifft, nicht gleich alle Kopien zerstört.
1 Offsite-Kopie extern aufbewahren: Mindestens eine der Backup-Kopien muss außerhalb der Praxis gelagert werden (Offsite-Backup). Das schützt vor lokalen Desastern wie Feuer oder Diebstahl in der Praxis. Eine Offsite-Kopie kann klassisch eine externe Festplatte sein, die täglich mit nach Hause genommen wird, oder ein Cloud-Backup bei einem externen Rechenzentrum.

Konkret könnte ein Backup-Konzept in der Arztpraxis so aussehen: Auf dem Praxisserver läuft täglich nachts eine Datensicherung der Praxissoftware-Datenbank und aller neuen Dateien. Diese wird automatisch auf ein NAS im Netzwerk geschrieben (1. Backup, lokal). Zusätzlich wird einmal täglich oder wöchentlich eine Kopie verschlüsselt in eine Cloud hochgeladen (2. Backup, extern) – oder alternativ auf eine wechselnde USB-Festplatte gespeichert, die abwechselnd außerhalb der Praxis aufbewahrt wird. Wichtig ist, dass die Offsite-Daten verschlüsselt gespeichert werden, falls sie in falsche Hände geraten. Externe Backups müssen “nach Stand der Technik” verschlüsselt vorliegen um Patientendaten zu schützen. Viele Backup-Programme bieten automatische Verschlüsselung an, oder man nutzt Hardware mit integriertem Kryptoschutz.

Neben der 3-2-1-Regel gibt es weitere bewährte Vorgehen: Backup-Rotation (wechselnde Medien verwenden, z.B. Mo/Di/Mi... unterschiedliche Festplatten, um die Haltbarkeit zu erhöhen) und Generationenprinzip (mehrere Wiederherstellungspunkte behalten, z.B. tägliche und monatliche Stände). Entscheidend ist, Backups regelmäßig und automatisiert durchzuführen – und ebenso wichtig: Backups zu testen! Überprüfen Sie in Abständen, ob sich die gesicherten Daten tatsächlich wiederherstellen lassen. Ein Backup, das im Notfall nicht lesbar ist, nützt nichts. Daher sollte der IT-Verantwortliche oder Dienstleister gelegentlich eine Probe-Wiederherstellung durchführen und einen Desaster-Recovery-Test machen (durchspielen, wie man im Ernstfall vom Backup hochkommt).

Lokale vs. Cloud-Backups

Bei der Datensicherung stellt sich die Frage: Sollen Backups eher lokal (physisch in der Praxis) erfolgen oder in der Cloud? Die beste Antwort ist meist: eine Kombination aus beiden Varianten.

Lokale Backups: Sie werden auf Medien gespeichert, die in der Praxis selbst bleiben – z.B. auf einem NAS-System, einem Server-Zweitlaufwerk oder wechselnden USB-Datenträgern. Vorteil: Die Wiederherstellung ist im Notfall schnell, da die Daten direkt vor Ort verfügbar sind. Man ist nicht von der Internetverbindung abhängig. Nachteil: Ein lokales Backup hilft nicht, wenn ein Schaden die gesamte Praxis trifft (z.B. Einbruchdiebstahl aller Geräte oder ein Brand). Zudem muss man die Medien sicher lagern (ein Tresor ist empfehlenswert, damit z.B. bei Einbruch nicht auch gleich die Backup-Platte entwendet wird).

Cloud-Backups: Hierbei werden verschlüsselte Backup-Daten über das Internet in ein externes Rechenzentrum übertragen. Vorteil: Das Backup befindet sich automatisch außer Haus (Offsite) und ist räumlich getrennt. Gute Anbieter speichern sogar in zwei geographisch getrennten Rechenzentren, was die Sicherheit weiter erhöht. Außerdem entfällt der manuelle Aufwand (kein tägliches Festplatte-Mitnehmen). Moderne Backup-Lösungen können vollautomatisch in die Cloud sichern, was bequem ist – gerade im Urlaubsfall oder wenn man es mal vergisst

Nachteile sind die Abhängigkeit von einer ausreichend schnellen Internetleitung (besonders beim Hochladen großer Datenmengen, z.B. Bilder, braucht man einen guten Upstream)

Zudem fallen bei Cloud-Diensten laufende Kosten an (Speicherplatz, ggf. Gebühren pro GB). Und natürlich muss man dem Cloud-Anbieter vertrauen, was Sicherheit angeht – hier sollte man nur solche wählen, die zertifiziert sind und einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag bieten.

Empfehlung: Kombinieren Sie beide Welten, um maximale Sicherheit zu erreichen. Beispielsweise tägliche lokale Backups auf ein NAS und zusätzlich wöchentliche Cloud-Backups als zweite Schicht. So hat man schnellen Zugriff und trotzdem Schutz vor Totalausfällen. Achten Sie darauf, dass Backups der Arztpraxis alle wichtigen Daten umfassen: die PVS-Datenbank, Dokumente/Scans, Abrechnungsdaten, Konfigurationsdateien (z.B. Einstellungen von Geräten). Vergessen Sie nicht Dateien, die vielleicht auf einzelnen PCs liegen (wenn nicht alles auf dem Server zentral liegt). Im Idealfall richtet man zentrale Netzlaufwerke ein, sodass wichtige Dateien gar nicht erst auf lokalen PC-Platten verstreut sind dann reicht die Serversicherung, um alle Daten zu erwischen.

Notfallpläne bei Ausfällen

Trotz guter Hardware und Backups kann ein IT-Ausfall passieren – sei es ein Servercrash, Stromausfall oder ein Verschlüsselungs-Trojaner. Ein Notfallplan hilft, in solchen Situationen richtig und schnell zu reagieren. Folgende Aspekte sollte ein Notfallplan für die Praxis-IT abdecken:

Ansprechpartner und Verantwortlichkeiten: Legen Sie fest, wer im Ernstfall was tut. Zum Beispiel: Die Praxismanagerin ruft den externen IT-Support an; ein Arzt übernimmt die Entscheidung, auf Papierdokumentation auszuweichen; ein anderer Mitarbeiter informiert wartende Patienten über Verzögerungen. Jeder im Team sollte wissen, welche Schritte bei IT-Problemen zu tun sind.
Weiterarbeit ohne IT: Überlegen Sie, wie Sie die medizinische Versorgung aufrechterhalten können, wenn z.B. das Computersystem für mehrere Stunden ausfällt. Empfehlenswert ist, einen Satz Papierformular in Reserve zu haben (Terminzettel, Rezeptformulare, Notizblöcke für Befunde), um notfalls manuell weiterzuarbeiten. Können Patienten auch ohne digitalen Kalender behandelt werden? Ein Notfall-Kalender oder Ausdruck der Termine kann helfen. Falls die elektronische Patientenakte nicht verfügbar ist, sollte es zumindest einen Weg geben, grundlegende Infos zu bekommen – eventuell führt man täglich einen Backup-Export der Terminliste und wichtigsten Patientendaten auf Papier oder PDF für den Notfall.
Technische Redundanzen: Einige Ausfälle lassen sich durch Redundanz abmildern. Beispiele: Zweit-Internetanschluss (z.B. ein LTE-Router, der einspringt, wenn DSL/Kabel ausfällt). Ersatz-Hardware: ein bereitstehender Ersatz-PC, der im Fall eines defekten Rechners schnell konfiguriert werden kann; ein zweiter Server oder zumindest die Möglichkeit, die PVS-Daten auf einem anderen Gerät einzuspielen. Manche Praxen nutzen zwei Server im Wechsel (Primärserver und Spiegelserver), was nahtlosen Weiterbetrieb ermöglicht – für kleinere Praxen ist das aber oft zu aufwendig. Ein USV-Gerät schützt vor plötzlichem Stromausfall und gibt Zeit, Systeme herunterzufahren.
Wiederanlauf und Recovery: Definieren Sie Schritte, wie nach einem Totalausfall die Systeme wieder hochgezogen werden. Zum Beispiel: Im Brandfall neue Hardware beschaffen, dann Backup vom Vortag einspielen, usw. Welche Daten müssen zuerst wieder verfügbar sein? (Wahrscheinlich die Praxissoftware mit Patientendaten). Wer spielt das Backup ein – eigener Mitarbeiter oder Dienstleister? All das sollte im Plan stehen. Halten Sie auch die Kontaktinformationen von IT-Dienstleistern, Software-Hotlines, Hardwarelieferanten parat, um im Notfall schnell reagieren zu können.
Kommunikation: Im Falle eines IT-Ausfalls sollten Patienten und ggf. andere Stellen informiert werden. Der Notfallplan kann Vorlagen enthalten, was dem Patienten am Telefon gesagt wird, wenn das System down ist und Termine verschoben werden müssen. Ebenso sollte die Praxis ggf. die KV oder andere Stellen benachrichtigen, wenn bestimmte Fristen (Abrechnung etc.) wegen IT-Problemen nicht eingehalten werden können.

Ein durchdachter Notfallplan gibt dem Praxisteam Sicherheit. Empfehlenswert ist, diesen Plan mindestens einmal jährlich zu überprüfen und in einer Teamsitzung zu besprechen. So bleibt die Mannschaft im Ernstfall ruhig und weiß, was zu tun ist. Einige Organisationen (z.B. die KV) stellen Muster-Notfallpläne oder Checklisten bereit, die man an die eigene Praxis anpassen kann.

Zusammenfassend stellen Datensicherung und Notfallvorsorge sicher, dass ein IT-Ausfall nicht zum existenziellen Risiko wird. Mit regelmäßigen Backups nach 3-2-1-Prinzip, Verschlüsselung, kombinierten lokalen und externen Sicherungen und einem eingeübten Notfallplan ist die IT-Infrastruktur der Arztpraxis ausfallsicher aufgestellt.

Einführung: Warum eine stabile IT-Infrastruktur für Arztpraxen essenziell ist

Steht man vor der Entscheidung, ob man IT-Systeme vor Ort in der Praxis (On-Premise) betreiben oder auf Cloud-Lösungen setzen soll, lohnt sich ein sorgfältiger Vergleich. Beide Ansätze haben spezifische Vor- und Nachteile. Oft ist auch ein hybrides Modell möglich, das Vorteile beider Seiten kombiniert. Im Folgenden ein Vergleich: Cloud vs. On-Premise für Praxen und Hinweise, wann welche Variante passt.

Vor- und Nachteile von Cloud- und On-Premise-Lösungen

On-Premise-Lösung (lokale IT in der Praxis):

Vorteile:
- Datenkontrolle: Alle sensiblen Patientendaten verbleiben in der Praxis unter eigener Hoheit. Dies schafft Vertrauen und erleichtert die Einhaltung von Datenschutz, da keine externen Dritten auf die Daten zugreifen.
- Unabhängigkeit vom Internet: Die Praxis kann auch bei Internetausfall weiterarbeiten (z.B. lokale Patientenakte, lokale Terminverwaltung funktionieren weiterhin). Das Risiko eines Stillstands durch Internetprobleme ist geringer.
- Leistung vor Ort: Lokale Server und PCs können hohe Performance im LAN bieten, ohne durch begrenzte Bandbreite limitiert zu sein. Große Dateien (Röntgenbilder, Scans) lassen sich schneller im internen Netz bewegen als über eine Internetleitung.
- Individuelle Anpassungen: Eigene Systeme können meist flexibler angepasst werden (Skripte, spezielle Konfigurationen), da man vollen Admin-Zugriff hat. Auch Integration mit lokalen Geräten (Labor, EKG) ist einfacher, da alles im gleichen Netz ist.
Nachteile:
- Wartungsaufwand: Die Verantwortung für Betrieb und Wartung liegt bei der Praxis. Man benötigt IT-Know-how oder einen zuverlässigen Dienstleister. Updates, Backups und die Sicherheit müssen kontinuierlich gewährleistet werden – ein Aufwand, der Zeit und Geld kostet.
- Hohe Anfangsinvestition: Die Anschaffung von Servern, Netzwerk und Softwarelizenzen erfordert oft eine größere einmalige Investition (mehrere tausend Euro). Dazu kommen Kosten für Installation und Konfiguration. Diese Kosten für eine moderne IT-Infrastruktur in der Praxis müssen vorab eingeplant werden.
- Skalierung und Flexibilität: Wenn die Praxis wächst oder neue Anforderungen kommen, muss man ggf. erneut in Hardware investieren (z.B. Server aufrüsten). Die Skalierung ist langsamer und mit weiteren Kosten verbunden. Außerdem bindet Hardware Kapital und altert – alle paar Jahre steht eine Erneuerung an.
- Ausfallsrisiken: Bei einem eigenen Server hat man einen Single Point of Failure – fällt er aus und kein Ersatz ist zur Hand, steht die Praxis still. Ohne professionelle Überwachung können Probleme zu spät bemerkt werden. Man trägt das volle Risiko (allerdings lässt sich das mit Redundanz- und Backup-Konzepten mildern).

Cloud-Lösung (externe IT-Services):

Vorteile:
- Geringerer Wartungsaufwand: Serverwartung, Updates und Datensicherung übernimmt in der Regel der Cloud-Anbieter. Die Praxis muss weniger eigenes IT-Personal einplanen. Gerade für kleine Praxen ohne Administrator ist das ein großer Vorteil.
- Skalierbarkeit: Cloud-Dienste lassen sich meist flexibel anpassen. Benötigt man mehr Speicher oder zusätzliche Nutzer, kann man dies kurzfristig dazubuchen. Man zahlt oft nur, was man nutzt (Software as a Service). Das System wächst mit der Praxis mit, ohne große Neuanschaffungen.
- Ortunabhängiger Zugriff: Mit Cloud-Lösungen können berechtigte Nutzer von überall auf die Systeme zugreifen – etwa Ärzte von zu Hause auf die Befunde oder MFA im Homeoffice auf den Terminkalender (immer vorausgesetzt, Datenschutz wird beachtet, z.B. via VPN/2FA). Dies ermöglicht neue Arbeitsmodelle und mobile Nutzung, was on-prem nur umständlich über Fernzugriff ginge.
- Hohe Verfügbarkeit: Professionelle Cloud-Anbieter betreiben ihre Rechenzentren redundant und überwachen 24/7. In der Regel bieten sie eine hohe Ausfallsicherheit (z.B. Spiegelung in mehrere Rechenzentren). Ein einzelner Serverausfall beim Anbieter betrifft den Kunden kaum, da sofort ein anderer einspringt. Für eine einzelne Praxis wäre ein solches Hochverfügbarkeits-Setup kaum bezahlbar.
Nachteile:
- Abhängigkeit vom Internet: Ohne Internet kein Zugriff auf Cloud-Daten. Bei Störungen der Internetverbindung oder beim Anbieter ist man unter Umständen handlungsunfähig. Eine sehr zuverlässige Internetanbindung (möglichst mit Backup-Leitung) ist also Voraussetzung, um Cloud-Services ohne Unterbrechung nutzen zu können.
- Datenschutz und Compliance: Die Daten liegen extern bei einem Dienstleister. Ärzte müssen sicherstellen, dass der Anbieter vertrauenswürdig ist, die Daten in Deutschland/EU speichert und alle Datenschutzauflagen erfüllt (inkl. Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO). Manche Kollegen haben hier Bedenken, gerade bei Patientendaten. Zudem begibt man sich in eine gewisse Abhängigkeit vom Anbieter (vendor lock-in).
- Laufende Kosten: Cloud ist meist mit monatlichen Gebühren verbunden. Über Jahre gerechnet können diese die Kosten einer eigenen Lösung erreichen oder übersteigen, je nach Tarif. Man hat zwar keine hohe Einmalinvestition, aber kontinuierliche Ausgaben, die ins Praxisbudget eingeplant werden müssen.
- Eingeschränkte Individualisierung: Cloud-Software ist oft standardisiert. Spezielle Anpassungswünsche oder Nischenlösungen lassen sich evtl. nicht so leicht umsetzen, wie wenn man ein eigenes System hat. Die Praxis muss sich dem anbieten Workflow anpassen, was aber je nach Anbieter unterschiedlich ausfällt.

Zusammengefasst: Die Entscheidung Cloud vs. On-Premise hängt von Prioritäten ab. Legen Sie maximalen Wert auf Kontrolle und Unabhängigkeit und haben Sie Ressourcen für IT-Betrieb, kann eine eigene Infrastruktur sinnvoll sein. Wollen Sie dagegen den IT-Aufwand minimieren und flexibel bleiben, sind Cloud-Lösungen attraktiv – vorausgesetzt, Sie haben eine stabile Internetanbindung und Vertrauen in den Anbieter. In jedem Fall sollte man Sicherheitsmaßnahmen treffen: Auch bei Cloud-Diensten z.B. nicht auf lokale Datenkopien verzichten (Export oder Backup vom Cloud-Dienst in gewissen Abständen), für den Fall, dass man den Anbieter wechseln will oder muss.

Hybride Modelle

In vielen Fällen muss man sich gar nicht strikt für das eine oder andere entscheiden. Hybride IT-Modelle kombinieren On-Premise- und Cloud-Lösungen, um die Vorteile beider Seiten zu nutzen. Gerade in Arztpraxen ist dies oft der beste Ansatz, da so ein Gleichgewicht zwischen Kontrolle und Komfort erreicht wird:

Beispiel 1: Die Praxissoftware und Patientendatenbank läuft lokal auf einem Server in der Praxis (On-Premise, für maximale Datensouveränität), aber die Datensicherung erfolgt zusätzlich in der Cloud (Backup-Service) und E-Mails werden über einen gehosteten Exchange-Dienst abgewickelt. So liegen die sensibelsten Daten lokal, während die Cloud für periphere Dienste und Backups genutzt wird.
Beispiel 2: Eine radiologische Praxis speichert die Bilddaten (Röntgen/MRT) lokal aufgrund der Dateigröße, nutzt aber eine Cloud-Plattform für die Befundung durch externe Spezialisten, die via Internet auf ausgewählte Studien zugreifen können. Hier ergänzt die Cloud gezielt die lokale Infrastruktur, ohne sie komplett zu ersetzen.
Beispiel 3: In einem MVZ mit mehreren Standorten betreibt jeder Standort seine lokalen Systeme, aber es gibt eine zentrale Cloud-Lösung für den Austausch von Verwaltungsdaten oder gemeinsamen Terminplan.

Hybride Ansätze erfordern gute Planung, damit die Systeme nahtlos zusammenarbeiten. Wichtig ist, die Schnittstellen zwischen lokal und Cloud klar zu definieren (z.B. via VPN oder speziellen Synchronisationsdiensten). Auch hier gilt: Sicherheit beachten – Daten, die zwischen Praxis und Cloud pendeln, sollten verschlüsselt übertragen werden.

Ein hybrides Modell bietet oft Kostenoptimierung: Man kann gezielt dort investieren, wo es nötig ist (z.B. ein guter lokaler Server) und andere Dinge mieten, wo es sich lohnt (z.B. Cloud-Telefonanlage statt eigener TK-Anlage). Zudem dient es als Brücke für die Zukunft: Vielleicht möchte eine Praxis noch nicht alles in die Cloud geben, aber perspektivisch bereit sein. Mit einem Mix kann man später schrittweise mehr auslagern oder umgekehrt, je nach Entwicklung.

Fazit dieses Abschnitts: Prüfen Sie die Vor- und Nachteile von Cloud vs. On-Premise für Ihre Praxis genau und scheuen Sie nicht, einen Vergleich auch in Zahlen anzustellen (Kosten über 5 Jahre, etc.). Oft ist eine Mischform sinnvoll. Wichtig ist, egal welche Variante, immer für zuverlässige IT-Sicherheit zu sorgen – also verschlüsselte Verbindungen, Backups, und bei Cloud-Diensten vertragsseitig alles abzusichern.

Einführung: Warum eine stabile IT-Infrastruktur für Arztpraxen essenziell ist

Steht man vor der Entscheidung, ob man IT-Systeme vor Ort in der Praxis (On-Premise) betreiben oder auf Cloud-Lösungen setzen soll, lohnt sich ein sorgfältiger Vergleich. Beide Ansätze haben spezifische Vor- und Nachteile. Oft ist auch ein hybrides Modell möglich, das Vorteile beider Seiten kombiniert. Im Folgenden ein Vergleich: Cloud vs. On-Premise für Praxen und Hinweise, wann welche Variante passt.

Vor- und Nachteile von Cloud- und On-Premise-Lösungen

On-Premise-Lösung (lokale IT in der Praxis):

Vorteile:
- Datenkontrolle: Alle sensiblen Patientendaten verbleiben in der Praxis unter eigener Hoheit. Dies schafft Vertrauen und erleichtert die Einhaltung von Datenschutz, da keine externen Dritten auf die Daten zugreifen.
- Unabhängigkeit vom Internet: Die Praxis kann auch bei Internetausfall weiterarbeiten (z.B. lokale Patientenakte, lokale Terminverwaltung funktionieren weiterhin). Das Risiko eines Stillstands durch Internetprobleme ist geringer.
- Leistung vor Ort: Lokale Server und PCs können hohe Performance im LAN bieten, ohne durch begrenzte Bandbreite limitiert zu sein. Große Dateien (Röntgenbilder, Scans) lassen sich schneller im internen Netz bewegen als über eine Internetleitung.
- Individuelle Anpassungen: Eigene Systeme können meist flexibler angepasst werden (Skripte, spezielle Konfigurationen), da man vollen Admin-Zugriff hat. Auch Integration mit lokalen Geräten (Labor, EKG) ist einfacher, da alles im gleichen Netz ist.
Nachteile:
- Wartungsaufwand: Die Verantwortung für Betrieb und Wartung liegt bei der Praxis. Man benötigt IT-Know-how oder einen zuverlässigen Dienstleister. Updates, Backups und die Sicherheit müssen kontinuierlich gewährleistet werden – ein Aufwand, der Zeit und Geld kostet.
- Hohe Anfangsinvestition: Die Anschaffung von Servern, Netzwerk und Softwarelizenzen erfordert oft eine größere einmalige Investition (mehrere tausend Euro). Dazu kommen Kosten für Installation und Konfiguration. Diese Kosten für eine moderne IT-Infrastruktur in der Praxis müssen vorab eingeplant werden.
- Skalierung und Flexibilität: Wenn die Praxis wächst oder neue Anforderungen kommen, muss man ggf. erneut in Hardware investieren (z.B. Server aufrüsten). Die Skalierung ist langsamer und mit weiteren Kosten verbunden. Außerdem bindet Hardware Kapital und altert – alle paar Jahre steht eine Erneuerung an.
- Ausfallsrisiken: Bei einem eigenen Server hat man einen Single Point of Failure – fällt er aus und kein Ersatz ist zur Hand, steht die Praxis still. Ohne professionelle Überwachung können Probleme zu spät bemerkt werden. Man trägt das volle Risiko (allerdings lässt sich das mit Redundanz- und Backup-Konzepten mildern).

Cloud-Lösung (externe IT-Services):

Vorteile:
- Geringerer Wartungsaufwand: Serverwartung, Updates und Datensicherung übernimmt in der Regel der Cloud-Anbieter. Die Praxis muss weniger eigenes IT-Personal einplanen. Gerade für kleine Praxen ohne Administrator ist das ein großer Vorteil.
- Skalierbarkeit: Cloud-Dienste lassen sich meist flexibel anpassen. Benötigt man mehr Speicher oder zusätzliche Nutzer, kann man dies kurzfristig dazubuchen. Man zahlt oft nur, was man nutzt (Software as a Service). Das System wächst mit der Praxis mit, ohne große Neuanschaffungen.
- Ortunabhängiger Zugriff: Mit Cloud-Lösungen können berechtigte Nutzer von überall auf die Systeme zugreifen – etwa Ärzte von zu Hause auf die Befunde oder MFA im Homeoffice auf den Terminkalender (immer vorausgesetzt, Datenschutz wird beachtet, z.B. via VPN/2FA). Dies ermöglicht neue Arbeitsmodelle und mobile Nutzung, was on-prem nur umständlich über Fernzugriff ginge.
- Hohe Verfügbarkeit: Professionelle Cloud-Anbieter betreiben ihre Rechenzentren redundant und überwachen 24/7. In der Regel bieten sie eine hohe Ausfallsicherheit (z.B. Spiegelung in mehrere Rechenzentren). Ein einzelner Serverausfall beim Anbieter betrifft den Kunden kaum, da sofort ein anderer einspringt. Für eine einzelne Praxis wäre ein solches Hochverfügbarkeits-Setup kaum bezahlbar.
Nachteile:
- Abhängigkeit vom Internet: Ohne Internet kein Zugriff auf Cloud-Daten. Bei Störungen der Internetverbindung oder beim Anbieter ist man unter Umständen handlungsunfähig. Eine sehr zuverlässige Internetanbindung (möglichst mit Backup-Leitung) ist also Voraussetzung, um Cloud-Services ohne Unterbrechung nutzen zu können.
- Datenschutz und Compliance: Die Daten liegen extern bei einem Dienstleister. Ärzte müssen sicherstellen, dass der Anbieter vertrauenswürdig ist, die Daten in Deutschland/EU speichert und alle Datenschutzauflagen erfüllt (inkl. Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO). Manche Kollegen haben hier Bedenken, gerade bei Patientendaten. Zudem begibt man sich in eine gewisse Abhängigkeit vom Anbieter (vendor lock-in).
- Laufende Kosten: Cloud ist meist mit monatlichen Gebühren verbunden. Über Jahre gerechnet können diese die Kosten einer eigenen Lösung erreichen oder übersteigen, je nach Tarif. Man hat zwar keine hohe Einmalinvestition, aber kontinuierliche Ausgaben, die ins Praxisbudget eingeplant werden müssen.
- Eingeschränkte Individualisierung: Cloud-Software ist oft standardisiert. Spezielle Anpassungswünsche oder Nischenlösungen lassen sich evtl. nicht so leicht umsetzen, wie wenn man ein eigenes System hat. Die Praxis muss sich dem anbieten Workflow anpassen, was aber je nach Anbieter unterschiedlich ausfällt.

Zusammengefasst: Die Entscheidung Cloud vs. On-Premise hängt von Prioritäten ab. Legen Sie maximalen Wert auf Kontrolle und Unabhängigkeit und haben Sie Ressourcen für IT-Betrieb, kann eine eigene Infrastruktur sinnvoll sein. Wollen Sie dagegen den IT-Aufwand minimieren und flexibel bleiben, sind Cloud-Lösungen attraktiv – vorausgesetzt, Sie haben eine stabile Internetanbindung und Vertrauen in den Anbieter. In jedem Fall sollte man Sicherheitsmaßnahmen treffen: Auch bei Cloud-Diensten z.B. nicht auf lokale Datenkopien verzichten (Export oder Backup vom Cloud-Dienst in gewissen Abständen), für den Fall, dass man den Anbieter wechseln will oder muss.

Hybride Modelle

In vielen Fällen muss man sich gar nicht strikt für das eine oder andere entscheiden. Hybride IT-Modelle kombinieren On-Premise- und Cloud-Lösungen, um die Vorteile beider Seiten zu nutzen. Gerade in Arztpraxen ist dies oft der beste Ansatz, da so ein Gleichgewicht zwischen Kontrolle und Komfort erreicht wird:

Beispiel 1: Die Praxissoftware und Patientendatenbank läuft lokal auf einem Server in der Praxis (On-Premise, für maximale Datensouveränität), aber die Datensicherung erfolgt zusätzlich in der Cloud (Backup-Service) und E-Mails werden über einen gehosteten Exchange-Dienst abgewickelt. So liegen die sensibelsten Daten lokal, während die Cloud für periphere Dienste und Backups genutzt wird.
Beispiel 2: Eine radiologische Praxis speichert die Bilddaten (Röntgen/MRT) lokal aufgrund der Dateigröße, nutzt aber eine Cloud-Plattform für die Befundung durch externe Spezialisten, die via Internet auf ausgewählte Studien zugreifen können. Hier ergänzt die Cloud gezielt die lokale Infrastruktur, ohne sie komplett zu ersetzen.
Beispiel 3: In einem MVZ mit mehreren Standorten betreibt jeder Standort seine lokalen Systeme, aber es gibt eine zentrale Cloud-Lösung für den Austausch von Verwaltungsdaten oder gemeinsamen Terminplan.

Hybride Ansätze erfordern gute Planung, damit die Systeme nahtlos zusammenarbeiten. Wichtig ist, die Schnittstellen zwischen lokal und Cloud klar zu definieren (z.B. via VPN oder speziellen Synchronisationsdiensten). Auch hier gilt: Sicherheit beachten – Daten, die zwischen Praxis und Cloud pendeln, sollten verschlüsselt übertragen werden.

Ein hybrides Modell bietet oft Kostenoptimierung: Man kann gezielt dort investieren, wo es nötig ist (z.B. ein guter lokaler Server) und andere Dinge mieten, wo es sich lohnt (z.B. Cloud-Telefonanlage statt eigener TK-Anlage). Zudem dient es als Brücke für die Zukunft: Vielleicht möchte eine Praxis noch nicht alles in die Cloud geben, aber perspektivisch bereit sein. Mit einem Mix kann man später schrittweise mehr auslagern oder umgekehrt, je nach Entwicklung.

Fazit dieses Abschnitts: Prüfen Sie die Vor- und Nachteile von Cloud vs. On-Premise für Ihre Praxis genau und scheuen Sie nicht, einen Vergleich auch in Zahlen anzustellen (Kosten über 5 Jahre, etc.). Oft ist eine Mischform sinnvoll. Wichtig ist, egal welche Variante, immer für zuverlässige IT-Sicherheit zu sorgen – also verschlüsselte Verbindungen, Backups, und bei Cloud-Diensten vertragsseitig alles abzusichern.

Einführung: Warum eine stabile IT-Infrastruktur für Arztpraxen essenziell ist

Steht man vor der Entscheidung, ob man IT-Systeme vor Ort in der Praxis (On-Premise) betreiben oder auf Cloud-Lösungen setzen soll, lohnt sich ein sorgfältiger Vergleich. Beide Ansätze haben spezifische Vor- und Nachteile. Oft ist auch ein hybrides Modell möglich, das Vorteile beider Seiten kombiniert. Im Folgenden ein Vergleich: Cloud vs. On-Premise für Praxen und Hinweise, wann welche Variante passt.

Vor- und Nachteile von Cloud- und On-Premise-Lösungen

On-Premise-Lösung (lokale IT in der Praxis):

Vorteile:
- Datenkontrolle: Alle sensiblen Patientendaten verbleiben in der Praxis unter eigener Hoheit. Dies schafft Vertrauen und erleichtert die Einhaltung von Datenschutz, da keine externen Dritten auf die Daten zugreifen.
- Unabhängigkeit vom Internet: Die Praxis kann auch bei Internetausfall weiterarbeiten (z.B. lokale Patientenakte, lokale Terminverwaltung funktionieren weiterhin). Das Risiko eines Stillstands durch Internetprobleme ist geringer.
- Leistung vor Ort: Lokale Server und PCs können hohe Performance im LAN bieten, ohne durch begrenzte Bandbreite limitiert zu sein. Große Dateien (Röntgenbilder, Scans) lassen sich schneller im internen Netz bewegen als über eine Internetleitung.
- Individuelle Anpassungen: Eigene Systeme können meist flexibler angepasst werden (Skripte, spezielle Konfigurationen), da man vollen Admin-Zugriff hat. Auch Integration mit lokalen Geräten (Labor, EKG) ist einfacher, da alles im gleichen Netz ist.
Nachteile:
- Wartungsaufwand: Die Verantwortung für Betrieb und Wartung liegt bei der Praxis. Man benötigt IT-Know-how oder einen zuverlässigen Dienstleister. Updates, Backups und die Sicherheit müssen kontinuierlich gewährleistet werden – ein Aufwand, der Zeit und Geld kostet.
- Hohe Anfangsinvestition: Die Anschaffung von Servern, Netzwerk und Softwarelizenzen erfordert oft eine größere einmalige Investition (mehrere tausend Euro). Dazu kommen Kosten für Installation und Konfiguration. Diese Kosten für eine moderne IT-Infrastruktur in der Praxis müssen vorab eingeplant werden.
- Skalierung und Flexibilität: Wenn die Praxis wächst oder neue Anforderungen kommen, muss man ggf. erneut in Hardware investieren (z.B. Server aufrüsten). Die Skalierung ist langsamer und mit weiteren Kosten verbunden. Außerdem bindet Hardware Kapital und altert – alle paar Jahre steht eine Erneuerung an.
- Ausfallsrisiken: Bei einem eigenen Server hat man einen Single Point of Failure – fällt er aus und kein Ersatz ist zur Hand, steht die Praxis still. Ohne professionelle Überwachung können Probleme zu spät bemerkt werden. Man trägt das volle Risiko (allerdings lässt sich das mit Redundanz- und Backup-Konzepten mildern).

Cloud-Lösung (externe IT-Services):

Vorteile:
- Geringerer Wartungsaufwand: Serverwartung, Updates und Datensicherung übernimmt in der Regel der Cloud-Anbieter. Die Praxis muss weniger eigenes IT-Personal einplanen. Gerade für kleine Praxen ohne Administrator ist das ein großer Vorteil.
- Skalierbarkeit: Cloud-Dienste lassen sich meist flexibel anpassen. Benötigt man mehr Speicher oder zusätzliche Nutzer, kann man dies kurzfristig dazubuchen. Man zahlt oft nur, was man nutzt (Software as a Service). Das System wächst mit der Praxis mit, ohne große Neuanschaffungen.
- Ortunabhängiger Zugriff: Mit Cloud-Lösungen können berechtigte Nutzer von überall auf die Systeme zugreifen – etwa Ärzte von zu Hause auf die Befunde oder MFA im Homeoffice auf den Terminkalender (immer vorausgesetzt, Datenschutz wird beachtet, z.B. via VPN/2FA). Dies ermöglicht neue Arbeitsmodelle und mobile Nutzung, was on-prem nur umständlich über Fernzugriff ginge.
- Hohe Verfügbarkeit: Professionelle Cloud-Anbieter betreiben ihre Rechenzentren redundant und überwachen 24/7. In der Regel bieten sie eine hohe Ausfallsicherheit (z.B. Spiegelung in mehrere Rechenzentren). Ein einzelner Serverausfall beim Anbieter betrifft den Kunden kaum, da sofort ein anderer einspringt. Für eine einzelne Praxis wäre ein solches Hochverfügbarkeits-Setup kaum bezahlbar.
Nachteile:
- Abhängigkeit vom Internet: Ohne Internet kein Zugriff auf Cloud-Daten. Bei Störungen der Internetverbindung oder beim Anbieter ist man unter Umständen handlungsunfähig. Eine sehr zuverlässige Internetanbindung (möglichst mit Backup-Leitung) ist also Voraussetzung, um Cloud-Services ohne Unterbrechung nutzen zu können.
- Datenschutz und Compliance: Die Daten liegen extern bei einem Dienstleister. Ärzte müssen sicherstellen, dass der Anbieter vertrauenswürdig ist, die Daten in Deutschland/EU speichert und alle Datenschutzauflagen erfüllt (inkl. Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO). Manche Kollegen haben hier Bedenken, gerade bei Patientendaten. Zudem begibt man sich in eine gewisse Abhängigkeit vom Anbieter (vendor lock-in).
- Laufende Kosten: Cloud ist meist mit monatlichen Gebühren verbunden. Über Jahre gerechnet können diese die Kosten einer eigenen Lösung erreichen oder übersteigen, je nach Tarif. Man hat zwar keine hohe Einmalinvestition, aber kontinuierliche Ausgaben, die ins Praxisbudget eingeplant werden müssen.
- Eingeschränkte Individualisierung: Cloud-Software ist oft standardisiert. Spezielle Anpassungswünsche oder Nischenlösungen lassen sich evtl. nicht so leicht umsetzen, wie wenn man ein eigenes System hat. Die Praxis muss sich dem anbieten Workflow anpassen, was aber je nach Anbieter unterschiedlich ausfällt.

Zusammengefasst: Die Entscheidung Cloud vs. On-Premise hängt von Prioritäten ab. Legen Sie maximalen Wert auf Kontrolle und Unabhängigkeit und haben Sie Ressourcen für IT-Betrieb, kann eine eigene Infrastruktur sinnvoll sein. Wollen Sie dagegen den IT-Aufwand minimieren und flexibel bleiben, sind Cloud-Lösungen attraktiv – vorausgesetzt, Sie haben eine stabile Internetanbindung und Vertrauen in den Anbieter. In jedem Fall sollte man Sicherheitsmaßnahmen treffen: Auch bei Cloud-Diensten z.B. nicht auf lokale Datenkopien verzichten (Export oder Backup vom Cloud-Dienst in gewissen Abständen), für den Fall, dass man den Anbieter wechseln will oder muss.

Hybride Modelle

In vielen Fällen muss man sich gar nicht strikt für das eine oder andere entscheiden. Hybride IT-Modelle kombinieren On-Premise- und Cloud-Lösungen, um die Vorteile beider Seiten zu nutzen. Gerade in Arztpraxen ist dies oft der beste Ansatz, da so ein Gleichgewicht zwischen Kontrolle und Komfort erreicht wird:

Beispiel 1: Die Praxissoftware und Patientendatenbank läuft lokal auf einem Server in der Praxis (On-Premise, für maximale Datensouveränität), aber die Datensicherung erfolgt zusätzlich in der Cloud (Backup-Service) und E-Mails werden über einen gehosteten Exchange-Dienst abgewickelt. So liegen die sensibelsten Daten lokal, während die Cloud für periphere Dienste und Backups genutzt wird.
Beispiel 2: Eine radiologische Praxis speichert die Bilddaten (Röntgen/MRT) lokal aufgrund der Dateigröße, nutzt aber eine Cloud-Plattform für die Befundung durch externe Spezialisten, die via Internet auf ausgewählte Studien zugreifen können. Hier ergänzt die Cloud gezielt die lokale Infrastruktur, ohne sie komplett zu ersetzen.
Beispiel 3: In einem MVZ mit mehreren Standorten betreibt jeder Standort seine lokalen Systeme, aber es gibt eine zentrale Cloud-Lösung für den Austausch von Verwaltungsdaten oder gemeinsamen Terminplan.

Hybride Ansätze erfordern gute Planung, damit die Systeme nahtlos zusammenarbeiten. Wichtig ist, die Schnittstellen zwischen lokal und Cloud klar zu definieren (z.B. via VPN oder speziellen Synchronisationsdiensten). Auch hier gilt: Sicherheit beachten – Daten, die zwischen Praxis und Cloud pendeln, sollten verschlüsselt übertragen werden.

Ein hybrides Modell bietet oft Kostenoptimierung: Man kann gezielt dort investieren, wo es nötig ist (z.B. ein guter lokaler Server) und andere Dinge mieten, wo es sich lohnt (z.B. Cloud-Telefonanlage statt eigener TK-Anlage). Zudem dient es als Brücke für die Zukunft: Vielleicht möchte eine Praxis noch nicht alles in die Cloud geben, aber perspektivisch bereit sein. Mit einem Mix kann man später schrittweise mehr auslagern oder umgekehrt, je nach Entwicklung.

Fazit dieses Abschnitts: Prüfen Sie die Vor- und Nachteile von Cloud vs. On-Premise für Ihre Praxis genau und scheuen Sie nicht, einen Vergleich auch in Zahlen anzustellen (Kosten über 5 Jahre, etc.). Oft ist eine Mischform sinnvoll. Wichtig ist, egal welche Variante, immer für zuverlässige IT-Sicherheit zu sorgen – also verschlüsselte Verbindungen, Backups, und bei Cloud-Diensten vertragsseitig alles abzusichern.

Sicherheitskonzepte für die Praxisinfrastruktur

IT-Sicherheit ist im medizinischen Bereich absolut entscheidend: Patientendaten sind vertraulich und begehrt, und ein Cyberangriff kann eine ganze Praxis lahmlegen. IT-Sicherheitskonzepte in der Arztpraxis müssen daher auf mehreren Ebenen ansetzen – vom Schutz des Netzwerks vor Eindringlingen über Zugriffsmanagement bis zur Sensibilisierung der Mitarbeiter. Bereits in der Planungsphase (siehe oben) wird ein Sicherheitskonzept entworfen; hier vertiefen wir einige praktische Maßnahmen, die jede Praxis umsetzen sollte, um die Praxis-IT sicher zu betreiben.

Netzwerk- und Zugriffssicherheit: Firewalls, VPN und 2FA

Ein zentrales Element ist die Sicherung des Praxisnetzwerks und aller externen Zugänge. Folgende Komponenten spielen dabei eine Rolle:

Firewall: Wie im Kapitel Netzwerk erwähnt, fungiert eine Firewall als Schutzwall zwischen Praxisnetz und Internet. Firewalls für Praxen können als dedizierte Hardware (im Router integriert oder als separates Gerät) eingesetzt werden. Sie filtern den Datenverkehr und blockieren unautorisierte Zugriffe von außen.
Wichtig ist eine korrekte Konfiguration: Standardmäßig sollten alle eingehenden Verbindungen blockiert sein, außer den explizit benötigten (z.B. VPN-Zugang). Ausgehende Verbindungen aus dem Praxisnetz sollten ebenfalls eingeschränkt werden, damit z.B. keine Schadsoftware unbemerkt Daten nach draußen senden kann. Eine gute Firewall kann auch erkennen, wenn ungewöhnlicher Traffic auftritt (Intrusion Detection). In der Praxis sollte man nur erlaubte IP-Adressen und Dienste zulassen – z.B. wenn ein Fernwartungszugang für den IT-Dienstleister nötig ist, diesen auf dessen feste IP eingrenzen. Moderne UTM-Firewalls bieten zusätzlich Web-Filter, Virenfilter etc., was aber in kleinen Praxen nicht immer nötig ist. Wichtig: Firewalls müssen regelmäßig mit Updates versorgt werden, um neue Bedrohungen abzuwehren.
VPN (Virtual Private Network): Wenn Mitarbeiter oder Ärzte von außen auf das Praxisnetz zugreifen wollen (z.B. Heimarbeit, Wochenenddienst von zu Hause, oder Telemedizin auswärts), sollte das ausschließlich über ein sicheres VPN geschehen. Ein VPN baut einen verschlüsselten Tunnel von dem externen Gerät in das Praxisnetz auf, so als wäre man vor Ort. Das verhindert, dass Daten abgefangen werden. Viele Praxis-Router haben integrierte VPN-Server-Funktionen (z.B. IPsec oder OpenVPN). Richten Sie für jeden externen Benutzer ein individuelles VPN-Konto ein. So können Ärzte z.B. am Wochenende Befunde schreiben, ohne die Praxis öffnen zu müssen, aber dennoch sicher auf den Server zugreifen. VPN ist auch nützlich, um Standorte zu koppeln (etwa Zweigpraxis mit Hauptpraxis verbinden). Achten Sie auf starke Zugangsdaten und protokollieren Sie VPN-Verbindungen, um Missbrauch zu erkennen.
2FA (Zwei-Faktor-Authentifizierung): Insbesondere für sensible Zugänge (VPN, Remote-Desktop, Cloud-Administrations-Logins) sollte nach Möglichkeit eine Zwei-Faktor-Authentifizierung eingesetzt werden. Das heißt, neben dem Passwort wird ein zweiter Faktor abgefragt – typischerweise ein einmaliger Code auf dem Smartphone (z.B. per App oder SMS) oder ein Hardware-Token. 2FA erhöht die Sicherheit enorm, denn selbst wenn ein Passwort in falsche Hände gerät, kommt ein Angreifer ohne den zweiten Faktor nicht rein. Für viele Dienste lässt sich 2FA heute aktivieren, beispielsweise für Office-365-Zugänge, für Remote-Desktop-Gateways oder selbst für VPN (einige Firewall-Systeme bieten 2FA-Integration). Gerade da im Gesundheitswesen öfter vor Cyberangriffen gewarnt wird, sollten Praxen diesen zusätzlichen Schutz nutzen.
Segmentierung und interne Sicherheit: Ein oft übersehener Aspekt: Auch intern sollte nicht jeder PC im Netz auf alles zugreifen dürfen. Prüfen Sie, ob es sinnvoll ist, das Netzwerk zu segmentieren. Zum Beispiel könnten diagnostische Geräte in einem eigenen VLAN hängen, das keinen Internetzugang hat (so können sie nicht von außen angegriffen werden) oder das Verwaltungsnetz ist getrennt vom Sprechzimmer-Netz. Praktisch wird das in kleinen Praxen selten stringent umgesetzt, aber zumindest sollte man Freigaben auf Servern so setzen, dass nicht jeder PC alles sieht. Mitarbeiter sollten nur auf die Laufwerke kommen, die sie benötigen. Außerdem sollten Ports, die nicht gebraucht werden, an der Firewall zu bleiben – beispielsweise braucht ein Praxis-PC in der Regel keinen Zugriff auf soziale Netzwerke oder Filesharing-Dienste während der Arbeit. Solche Dinge kann man per Firewall/Filter unterbinden, um das Risiko von Malware-Infektionen zu senken.

Durch Kombination dieser Maßnahmen – Firewall als Türsteher, VPN für sichere Tunnel und 2FA als zusätzlicher Schlossmechanismus – erreicht man eine robuste Netzwerksicherheit in der Arztpraxis. Beachten Sie auch Kleinigkeiten: WLAN-Zugang sollte WPA2/3 geschützt und mit sicherem Passwort versehen sein; das Router-Admin-Passwort muss stark sein und regelmäßig geändert werden; und Remote-Zugänge (TeamViewer, RDP) sollten immer gut abgesichert sein oder lieber deaktiviert, wenn nicht nötig.

Regelmäßige Updates und weitere Schutzmaßnahmen

Technische Schutzsysteme allein genügen nicht – IT-Sicherheit ist ein Prozess. Weitere wichtige Bestandteile eines guten Sicherheitskonzepts sind:

Updates/Patches einspielen: Viele Angriffe nutzen Schwachstellen in Betriebssystemen oder Software, für die es eigentlich längst Updates gibt. Sorgen Sie daher dafür, dass auf allen Praxis-PCs und dem Server regelmäßig Sicherheitsupdates installiert werden. Das betrifft Windows-Updates, Updates der Praxissoftware (PVS-Hersteller liefern oft quartalsweise oder monatlich Updates, die unbedingt installiert werden müssen), Browser-Updates, aber auch Firmware-Updates für Router/Firewall und andere Geräte. Planen Sie z.B. einen festen Wartungstermin pro Monat ein, an dem Updates eingespielt werden (ggf. abends oder am Wochenende, um den Betrieb nicht zu stören). Wenn automatische Updates verfügbar sind (wie bei Windows 10/11), konfigurieren Sie diese so, dass sie zeitnah passieren. Patch-Management ist lästig, aber unverzichtbar, um bekannte Sicherheitslücken zu schließen
Virenschutz und Anti-Malware: Stellen Sie sicher, dass jeder Rechner eine aktuelle Virenschutzsoftware hat. Viele Praxen nutzen entweder kostenlose Lösungen (Windows Defender, der in neueren Windows-Versionen schon recht gut ist) oder kaufen zentrale Endpoint-Security-Pakete. Wichtig ist, dass die Virensignaturen täglich aktualisiert werden und dass zumindest wöchentlich vollständige Scans laufen. Modernere Lösungen bieten auch Verhaltensanalyse, um Ransomware zu erkennen. Darüber hinaus schadet ein Spam-Filter für E-Mails nicht, da viele Viren per Mail kommen. Falls Ihr E-Mail-Provider das serverseitig leistet, umso besser.
Passwort-Management: Schultern Sie dem Personal die Bedeutung sicherer Passwörter. Keine einfachen oder überall gleichen Passwörter verwenden ideal sind mindestens 12-stellige Kennwörter mit Mischung aus Groß/klein, Zahlen, Sonderzeichen. Erwägen Sie, einen Passwort-Manager einzusetzen, damit Mitarbeitende nicht in Versuchung kommen, Passwörter auf Zetteln zu notieren. Administrator-Passwörter sollten nur einem eng begrenzten Personenkreis bekannt sein. Setzen Sie Passwortrichtlinien in Windows durch (Ablauf alle X Tage, History, Komplexitätsvorgaben).
Benutzer schulen (Human Firewall): Technik hilft wenig, wenn Mitarbeiter durch Phishing hereingelegt werden. Schulen Sie Ihr Team regelmäßig in IT-Security-Grundlagen: Wie erkennt man eine Phishing-Mail? Welche Anhänge darf man nicht öffnen? Warum sollte man keinen unbekannten USB-Stick einstecken? Sensibilisierung ist das A und O - Machen Sie klar, dass jeder verantwortlich ist – z.B. Datensicherungen kontrollieren (Regel 3 der “Rauchenden Köpfe”: Team einbeziehen in Backup-Kontrolle) oder verdächtige Aktivitäten sofort melden.
Keine privaten Geräte/Software: Definieren Sie in Ihrer Praxis eine Regel, dass private USB-Sticks oder Geräte nicht an die Praxis-PCs angeschlossen werden dürfen. Ebenso sollte nur freigegebene Software installiert sein. Je weniger unnötige Software läuft, desto geringer die Angriffsfläche. Am besten arbeiten alle als normale Benutzer ohne Administratorrechte auf ihren PCs – Admin-Zugriff nur für Installation durch befugte Person.
Protokollierung und Überwachung: Aktivieren Sie Protokolle, wo sinnvoll. Beispielsweise kann man Zugriffe auf das Praxisverwaltungssystem protokollieren (man sieht, wer wann welche Akte geöffnet hat – hilfreich auch für Datenschutz-Kontrolle). Netzwerk-Firewalls können Logfiles über geblockte Zugriffe führen. Natürlich sollte man die Logs auch gelegentlich anschauen oder zumindest im Problemfall parat haben.
Physischer Schutz und Zugangsregeln: IT-Sicherheit umfasst auch physische Aspekte. Stellen Sie sicher, dass z.B. kein Patient unbeaufsichtigt an einem eingeloggten Praxis-PC sitzen kann (also immer Bildschirm sperren, wenn man den Platz verlässt – am besten per Bildschirmschoner mit Passwort). Server und Backup-Medien in geschlossenen Schränken hatten wir erwähnt. Auch die Entsorgung alter Festplatten oder defekter PCs gehört dazu: Lassen Sie Datenträger professionell löschen oder schreddern, damit keine Patientendaten nach außen gelangen.
Notfallübungen: Ein Teil der Sicherheit ist die Vorbereitung auf den Ernstfall. Testen Sie daher ab und zu das Durchspielen eines IT-Notfalls (z.B. einmal pro Jahr einen simulierten Serverausfall üben – klappt die Rücksicherung? Wer macht was?). Das fällt zwar eher unter Notfallplanung, zeigt aber proaktiv Sicherheitslücken auf.

Grundsätzlich gilt: IT-Sicherheit in der Arztpraxis ist kein Projekt mit Endpunkt, sondern eine Daueraufgabe. Die Technik entwickelt sich weiter, Bedrohungen ändern sich – bleiben Sie informiert, z.B. durch Newsletter Ihrer Ärztekammer oder IT-Dienstleister, die vor aktuellen Gefahren warnen. Kleinere Praxen, in denen der Arzt oft selbst für IT zuständig ist, können auch externe Beratung in Anspruch nehmen, um das Sicherheitsniveau zu prüfen und zu verbessern

Oft werden Checklisten oder Online-Tools (z.B. vom BSI oder KBV) angeboten, mit denen man seinen Status überprüfen kann

Am Ende profitieren Sie und Ihre Patienten von einer sicheren, vertrauenswürdigen IT-Umgebung.

Sicherheitskonzepte für die Praxisinfrastruktur

IT-Sicherheit ist im medizinischen Bereich absolut entscheidend: Patientendaten sind vertraulich und begehrt, und ein Cyberangriff kann eine ganze Praxis lahmlegen. IT-Sicherheitskonzepte in der Arztpraxis müssen daher auf mehreren Ebenen ansetzen – vom Schutz des Netzwerks vor Eindringlingen über Zugriffsmanagement bis zur Sensibilisierung der Mitarbeiter. Bereits in der Planungsphase (siehe oben) wird ein Sicherheitskonzept entworfen; hier vertiefen wir einige praktische Maßnahmen, die jede Praxis umsetzen sollte, um die Praxis-IT sicher zu betreiben.

Netzwerk- und Zugriffssicherheit: Firewalls, VPN und 2FA

Ein zentrales Element ist die Sicherung des Praxisnetzwerks und aller externen Zugänge. Folgende Komponenten spielen dabei eine Rolle:

Firewall: Wie im Kapitel Netzwerk erwähnt, fungiert eine Firewall als Schutzwall zwischen Praxisnetz und Internet. Firewalls für Praxen können als dedizierte Hardware (im Router integriert oder als separates Gerät) eingesetzt werden. Sie filtern den Datenverkehr und blockieren unautorisierte Zugriffe von außen.
Wichtig ist eine korrekte Konfiguration: Standardmäßig sollten alle eingehenden Verbindungen blockiert sein, außer den explizit benötigten (z.B. VPN-Zugang). Ausgehende Verbindungen aus dem Praxisnetz sollten ebenfalls eingeschränkt werden, damit z.B. keine Schadsoftware unbemerkt Daten nach draußen senden kann. Eine gute Firewall kann auch erkennen, wenn ungewöhnlicher Traffic auftritt (Intrusion Detection). In der Praxis sollte man nur erlaubte IP-Adressen und Dienste zulassen – z.B. wenn ein Fernwartungszugang für den IT-Dienstleister nötig ist, diesen auf dessen feste IP eingrenzen. Moderne UTM-Firewalls bieten zusätzlich Web-Filter, Virenfilter etc., was aber in kleinen Praxen nicht immer nötig ist. Wichtig: Firewalls müssen regelmäßig mit Updates versorgt werden, um neue Bedrohungen abzuwehren.
VPN (Virtual Private Network): Wenn Mitarbeiter oder Ärzte von außen auf das Praxisnetz zugreifen wollen (z.B. Heimarbeit, Wochenenddienst von zu Hause, oder Telemedizin auswärts), sollte das ausschließlich über ein sicheres VPN geschehen. Ein VPN baut einen verschlüsselten Tunnel von dem externen Gerät in das Praxisnetz auf, so als wäre man vor Ort. Das verhindert, dass Daten abgefangen werden. Viele Praxis-Router haben integrierte VPN-Server-Funktionen (z.B. IPsec oder OpenVPN). Richten Sie für jeden externen Benutzer ein individuelles VPN-Konto ein. So können Ärzte z.B. am Wochenende Befunde schreiben, ohne die Praxis öffnen zu müssen, aber dennoch sicher auf den Server zugreifen. VPN ist auch nützlich, um Standorte zu koppeln (etwa Zweigpraxis mit Hauptpraxis verbinden). Achten Sie auf starke Zugangsdaten und protokollieren Sie VPN-Verbindungen, um Missbrauch zu erkennen.
2FA (Zwei-Faktor-Authentifizierung): Insbesondere für sensible Zugänge (VPN, Remote-Desktop, Cloud-Administrations-Logins) sollte nach Möglichkeit eine Zwei-Faktor-Authentifizierung eingesetzt werden. Das heißt, neben dem Passwort wird ein zweiter Faktor abgefragt – typischerweise ein einmaliger Code auf dem Smartphone (z.B. per App oder SMS) oder ein Hardware-Token. 2FA erhöht die Sicherheit enorm, denn selbst wenn ein Passwort in falsche Hände gerät, kommt ein Angreifer ohne den zweiten Faktor nicht rein. Für viele Dienste lässt sich 2FA heute aktivieren, beispielsweise für Office-365-Zugänge, für Remote-Desktop-Gateways oder selbst für VPN (einige Firewall-Systeme bieten 2FA-Integration). Gerade da im Gesundheitswesen öfter vor Cyberangriffen gewarnt wird, sollten Praxen diesen zusätzlichen Schutz nutzen.
Segmentierung und interne Sicherheit: Ein oft übersehener Aspekt: Auch intern sollte nicht jeder PC im Netz auf alles zugreifen dürfen. Prüfen Sie, ob es sinnvoll ist, das Netzwerk zu segmentieren. Zum Beispiel könnten diagnostische Geräte in einem eigenen VLAN hängen, das keinen Internetzugang hat (so können sie nicht von außen angegriffen werden) oder das Verwaltungsnetz ist getrennt vom Sprechzimmer-Netz. Praktisch wird das in kleinen Praxen selten stringent umgesetzt, aber zumindest sollte man Freigaben auf Servern so setzen, dass nicht jeder PC alles sieht. Mitarbeiter sollten nur auf die Laufwerke kommen, die sie benötigen. Außerdem sollten Ports, die nicht gebraucht werden, an der Firewall zu bleiben – beispielsweise braucht ein Praxis-PC in der Regel keinen Zugriff auf soziale Netzwerke oder Filesharing-Dienste während der Arbeit. Solche Dinge kann man per Firewall/Filter unterbinden, um das Risiko von Malware-Infektionen zu senken.

Durch Kombination dieser Maßnahmen – Firewall als Türsteher, VPN für sichere Tunnel und 2FA als zusätzlicher Schlossmechanismus – erreicht man eine robuste Netzwerksicherheit in der Arztpraxis. Beachten Sie auch Kleinigkeiten: WLAN-Zugang sollte WPA2/3 geschützt und mit sicherem Passwort versehen sein; das Router-Admin-Passwort muss stark sein und regelmäßig geändert werden; und Remote-Zugänge (TeamViewer, RDP) sollten immer gut abgesichert sein oder lieber deaktiviert, wenn nicht nötig.

Regelmäßige Updates und weitere Schutzmaßnahmen

Technische Schutzsysteme allein genügen nicht – IT-Sicherheit ist ein Prozess. Weitere wichtige Bestandteile eines guten Sicherheitskonzepts sind:

Updates/Patches einspielen: Viele Angriffe nutzen Schwachstellen in Betriebssystemen oder Software, für die es eigentlich längst Updates gibt. Sorgen Sie daher dafür, dass auf allen Praxis-PCs und dem Server regelmäßig Sicherheitsupdates installiert werden. Das betrifft Windows-Updates, Updates der Praxissoftware (PVS-Hersteller liefern oft quartalsweise oder monatlich Updates, die unbedingt installiert werden müssen), Browser-Updates, aber auch Firmware-Updates für Router/Firewall und andere Geräte. Planen Sie z.B. einen festen Wartungstermin pro Monat ein, an dem Updates eingespielt werden (ggf. abends oder am Wochenende, um den Betrieb nicht zu stören). Wenn automatische Updates verfügbar sind (wie bei Windows 10/11), konfigurieren Sie diese so, dass sie zeitnah passieren. Patch-Management ist lästig, aber unverzichtbar, um bekannte Sicherheitslücken zu schließen
Virenschutz und Anti-Malware: Stellen Sie sicher, dass jeder Rechner eine aktuelle Virenschutzsoftware hat. Viele Praxen nutzen entweder kostenlose Lösungen (Windows Defender, der in neueren Windows-Versionen schon recht gut ist) oder kaufen zentrale Endpoint-Security-Pakete. Wichtig ist, dass die Virensignaturen täglich aktualisiert werden und dass zumindest wöchentlich vollständige Scans laufen. Modernere Lösungen bieten auch Verhaltensanalyse, um Ransomware zu erkennen. Darüber hinaus schadet ein Spam-Filter für E-Mails nicht, da viele Viren per Mail kommen. Falls Ihr E-Mail-Provider das serverseitig leistet, umso besser.
Passwort-Management: Schultern Sie dem Personal die Bedeutung sicherer Passwörter. Keine einfachen oder überall gleichen Passwörter verwenden ideal sind mindestens 12-stellige Kennwörter mit Mischung aus Groß/klein, Zahlen, Sonderzeichen. Erwägen Sie, einen Passwort-Manager einzusetzen, damit Mitarbeitende nicht in Versuchung kommen, Passwörter auf Zetteln zu notieren. Administrator-Passwörter sollten nur einem eng begrenzten Personenkreis bekannt sein. Setzen Sie Passwortrichtlinien in Windows durch (Ablauf alle X Tage, History, Komplexitätsvorgaben).
Benutzer schulen (Human Firewall): Technik hilft wenig, wenn Mitarbeiter durch Phishing hereingelegt werden. Schulen Sie Ihr Team regelmäßig in IT-Security-Grundlagen: Wie erkennt man eine Phishing-Mail? Welche Anhänge darf man nicht öffnen? Warum sollte man keinen unbekannten USB-Stick einstecken? Sensibilisierung ist das A und O - Machen Sie klar, dass jeder verantwortlich ist – z.B. Datensicherungen kontrollieren (Regel 3 der “Rauchenden Köpfe”: Team einbeziehen in Backup-Kontrolle) oder verdächtige Aktivitäten sofort melden.
Keine privaten Geräte/Software: Definieren Sie in Ihrer Praxis eine Regel, dass private USB-Sticks oder Geräte nicht an die Praxis-PCs angeschlossen werden dürfen. Ebenso sollte nur freigegebene Software installiert sein. Je weniger unnötige Software läuft, desto geringer die Angriffsfläche. Am besten arbeiten alle als normale Benutzer ohne Administratorrechte auf ihren PCs – Admin-Zugriff nur für Installation durch befugte Person.
Protokollierung und Überwachung: Aktivieren Sie Protokolle, wo sinnvoll. Beispielsweise kann man Zugriffe auf das Praxisverwaltungssystem protokollieren (man sieht, wer wann welche Akte geöffnet hat – hilfreich auch für Datenschutz-Kontrolle). Netzwerk-Firewalls können Logfiles über geblockte Zugriffe führen. Natürlich sollte man die Logs auch gelegentlich anschauen oder zumindest im Problemfall parat haben.
Physischer Schutz und Zugangsregeln: IT-Sicherheit umfasst auch physische Aspekte. Stellen Sie sicher, dass z.B. kein Patient unbeaufsichtigt an einem eingeloggten Praxis-PC sitzen kann (also immer Bildschirm sperren, wenn man den Platz verlässt – am besten per Bildschirmschoner mit Passwort). Server und Backup-Medien in geschlossenen Schränken hatten wir erwähnt. Auch die Entsorgung alter Festplatten oder defekter PCs gehört dazu: Lassen Sie Datenträger professionell löschen oder schreddern, damit keine Patientendaten nach außen gelangen.
Notfallübungen: Ein Teil der Sicherheit ist die Vorbereitung auf den Ernstfall. Testen Sie daher ab und zu das Durchspielen eines IT-Notfalls (z.B. einmal pro Jahr einen simulierten Serverausfall üben – klappt die Rücksicherung? Wer macht was?). Das fällt zwar eher unter Notfallplanung, zeigt aber proaktiv Sicherheitslücken auf.

Grundsätzlich gilt: IT-Sicherheit in der Arztpraxis ist kein Projekt mit Endpunkt, sondern eine Daueraufgabe. Die Technik entwickelt sich weiter, Bedrohungen ändern sich – bleiben Sie informiert, z.B. durch Newsletter Ihrer Ärztekammer oder IT-Dienstleister, die vor aktuellen Gefahren warnen. Kleinere Praxen, in denen der Arzt oft selbst für IT zuständig ist, können auch externe Beratung in Anspruch nehmen, um das Sicherheitsniveau zu prüfen und zu verbessern

Oft werden Checklisten oder Online-Tools (z.B. vom BSI oder KBV) angeboten, mit denen man seinen Status überprüfen kann

Am Ende profitieren Sie und Ihre Patienten von einer sicheren, vertrauenswürdigen IT-Umgebung.

Sicherheitskonzepte für die Praxisinfrastruktur

IT-Sicherheit ist im medizinischen Bereich absolut entscheidend: Patientendaten sind vertraulich und begehrt, und ein Cyberangriff kann eine ganze Praxis lahmlegen. IT-Sicherheitskonzepte in der Arztpraxis müssen daher auf mehreren Ebenen ansetzen – vom Schutz des Netzwerks vor Eindringlingen über Zugriffsmanagement bis zur Sensibilisierung der Mitarbeiter. Bereits in der Planungsphase (siehe oben) wird ein Sicherheitskonzept entworfen; hier vertiefen wir einige praktische Maßnahmen, die jede Praxis umsetzen sollte, um die Praxis-IT sicher zu betreiben.

Netzwerk- und Zugriffssicherheit: Firewalls, VPN und 2FA

Ein zentrales Element ist die Sicherung des Praxisnetzwerks und aller externen Zugänge. Folgende Komponenten spielen dabei eine Rolle:

Firewall: Wie im Kapitel Netzwerk erwähnt, fungiert eine Firewall als Schutzwall zwischen Praxisnetz und Internet. Firewalls für Praxen können als dedizierte Hardware (im Router integriert oder als separates Gerät) eingesetzt werden. Sie filtern den Datenverkehr und blockieren unautorisierte Zugriffe von außen.
Wichtig ist eine korrekte Konfiguration: Standardmäßig sollten alle eingehenden Verbindungen blockiert sein, außer den explizit benötigten (z.B. VPN-Zugang). Ausgehende Verbindungen aus dem Praxisnetz sollten ebenfalls eingeschränkt werden, damit z.B. keine Schadsoftware unbemerkt Daten nach draußen senden kann. Eine gute Firewall kann auch erkennen, wenn ungewöhnlicher Traffic auftritt (Intrusion Detection). In der Praxis sollte man nur erlaubte IP-Adressen und Dienste zulassen – z.B. wenn ein Fernwartungszugang für den IT-Dienstleister nötig ist, diesen auf dessen feste IP eingrenzen. Moderne UTM-Firewalls bieten zusätzlich Web-Filter, Virenfilter etc., was aber in kleinen Praxen nicht immer nötig ist. Wichtig: Firewalls müssen regelmäßig mit Updates versorgt werden, um neue Bedrohungen abzuwehren.
VPN (Virtual Private Network): Wenn Mitarbeiter oder Ärzte von außen auf das Praxisnetz zugreifen wollen (z.B. Heimarbeit, Wochenenddienst von zu Hause, oder Telemedizin auswärts), sollte das ausschließlich über ein sicheres VPN geschehen. Ein VPN baut einen verschlüsselten Tunnel von dem externen Gerät in das Praxisnetz auf, so als wäre man vor Ort. Das verhindert, dass Daten abgefangen werden. Viele Praxis-Router haben integrierte VPN-Server-Funktionen (z.B. IPsec oder OpenVPN). Richten Sie für jeden externen Benutzer ein individuelles VPN-Konto ein. So können Ärzte z.B. am Wochenende Befunde schreiben, ohne die Praxis öffnen zu müssen, aber dennoch sicher auf den Server zugreifen. VPN ist auch nützlich, um Standorte zu koppeln (etwa Zweigpraxis mit Hauptpraxis verbinden). Achten Sie auf starke Zugangsdaten und protokollieren Sie VPN-Verbindungen, um Missbrauch zu erkennen.
2FA (Zwei-Faktor-Authentifizierung): Insbesondere für sensible Zugänge (VPN, Remote-Desktop, Cloud-Administrations-Logins) sollte nach Möglichkeit eine Zwei-Faktor-Authentifizierung eingesetzt werden. Das heißt, neben dem Passwort wird ein zweiter Faktor abgefragt – typischerweise ein einmaliger Code auf dem Smartphone (z.B. per App oder SMS) oder ein Hardware-Token. 2FA erhöht die Sicherheit enorm, denn selbst wenn ein Passwort in falsche Hände gerät, kommt ein Angreifer ohne den zweiten Faktor nicht rein. Für viele Dienste lässt sich 2FA heute aktivieren, beispielsweise für Office-365-Zugänge, für Remote-Desktop-Gateways oder selbst für VPN (einige Firewall-Systeme bieten 2FA-Integration). Gerade da im Gesundheitswesen öfter vor Cyberangriffen gewarnt wird, sollten Praxen diesen zusätzlichen Schutz nutzen.
Segmentierung und interne Sicherheit: Ein oft übersehener Aspekt: Auch intern sollte nicht jeder PC im Netz auf alles zugreifen dürfen. Prüfen Sie, ob es sinnvoll ist, das Netzwerk zu segmentieren. Zum Beispiel könnten diagnostische Geräte in einem eigenen VLAN hängen, das keinen Internetzugang hat (so können sie nicht von außen angegriffen werden) oder das Verwaltungsnetz ist getrennt vom Sprechzimmer-Netz. Praktisch wird das in kleinen Praxen selten stringent umgesetzt, aber zumindest sollte man Freigaben auf Servern so setzen, dass nicht jeder PC alles sieht. Mitarbeiter sollten nur auf die Laufwerke kommen, die sie benötigen. Außerdem sollten Ports, die nicht gebraucht werden, an der Firewall zu bleiben – beispielsweise braucht ein Praxis-PC in der Regel keinen Zugriff auf soziale Netzwerke oder Filesharing-Dienste während der Arbeit. Solche Dinge kann man per Firewall/Filter unterbinden, um das Risiko von Malware-Infektionen zu senken.

Durch Kombination dieser Maßnahmen – Firewall als Türsteher, VPN für sichere Tunnel und 2FA als zusätzlicher Schlossmechanismus – erreicht man eine robuste Netzwerksicherheit in der Arztpraxis. Beachten Sie auch Kleinigkeiten: WLAN-Zugang sollte WPA2/3 geschützt und mit sicherem Passwort versehen sein; das Router-Admin-Passwort muss stark sein und regelmäßig geändert werden; und Remote-Zugänge (TeamViewer, RDP) sollten immer gut abgesichert sein oder lieber deaktiviert, wenn nicht nötig.

Regelmäßige Updates und weitere Schutzmaßnahmen

Technische Schutzsysteme allein genügen nicht – IT-Sicherheit ist ein Prozess. Weitere wichtige Bestandteile eines guten Sicherheitskonzepts sind:

Updates/Patches einspielen: Viele Angriffe nutzen Schwachstellen in Betriebssystemen oder Software, für die es eigentlich längst Updates gibt. Sorgen Sie daher dafür, dass auf allen Praxis-PCs und dem Server regelmäßig Sicherheitsupdates installiert werden. Das betrifft Windows-Updates, Updates der Praxissoftware (PVS-Hersteller liefern oft quartalsweise oder monatlich Updates, die unbedingt installiert werden müssen), Browser-Updates, aber auch Firmware-Updates für Router/Firewall und andere Geräte. Planen Sie z.B. einen festen Wartungstermin pro Monat ein, an dem Updates eingespielt werden (ggf. abends oder am Wochenende, um den Betrieb nicht zu stören). Wenn automatische Updates verfügbar sind (wie bei Windows 10/11), konfigurieren Sie diese so, dass sie zeitnah passieren. Patch-Management ist lästig, aber unverzichtbar, um bekannte Sicherheitslücken zu schließen
Virenschutz und Anti-Malware: Stellen Sie sicher, dass jeder Rechner eine aktuelle Virenschutzsoftware hat. Viele Praxen nutzen entweder kostenlose Lösungen (Windows Defender, der in neueren Windows-Versionen schon recht gut ist) oder kaufen zentrale Endpoint-Security-Pakete. Wichtig ist, dass die Virensignaturen täglich aktualisiert werden und dass zumindest wöchentlich vollständige Scans laufen. Modernere Lösungen bieten auch Verhaltensanalyse, um Ransomware zu erkennen. Darüber hinaus schadet ein Spam-Filter für E-Mails nicht, da viele Viren per Mail kommen. Falls Ihr E-Mail-Provider das serverseitig leistet, umso besser.
Passwort-Management: Schultern Sie dem Personal die Bedeutung sicherer Passwörter. Keine einfachen oder überall gleichen Passwörter verwenden ideal sind mindestens 12-stellige Kennwörter mit Mischung aus Groß/klein, Zahlen, Sonderzeichen. Erwägen Sie, einen Passwort-Manager einzusetzen, damit Mitarbeitende nicht in Versuchung kommen, Passwörter auf Zetteln zu notieren. Administrator-Passwörter sollten nur einem eng begrenzten Personenkreis bekannt sein. Setzen Sie Passwortrichtlinien in Windows durch (Ablauf alle X Tage, History, Komplexitätsvorgaben).
Benutzer schulen (Human Firewall): Technik hilft wenig, wenn Mitarbeiter durch Phishing hereingelegt werden. Schulen Sie Ihr Team regelmäßig in IT-Security-Grundlagen: Wie erkennt man eine Phishing-Mail? Welche Anhänge darf man nicht öffnen? Warum sollte man keinen unbekannten USB-Stick einstecken? Sensibilisierung ist das A und O - Machen Sie klar, dass jeder verantwortlich ist – z.B. Datensicherungen kontrollieren (Regel 3 der “Rauchenden Köpfe”: Team einbeziehen in Backup-Kontrolle) oder verdächtige Aktivitäten sofort melden.
Keine privaten Geräte/Software: Definieren Sie in Ihrer Praxis eine Regel, dass private USB-Sticks oder Geräte nicht an die Praxis-PCs angeschlossen werden dürfen. Ebenso sollte nur freigegebene Software installiert sein. Je weniger unnötige Software läuft, desto geringer die Angriffsfläche. Am besten arbeiten alle als normale Benutzer ohne Administratorrechte auf ihren PCs – Admin-Zugriff nur für Installation durch befugte Person.
Protokollierung und Überwachung: Aktivieren Sie Protokolle, wo sinnvoll. Beispielsweise kann man Zugriffe auf das Praxisverwaltungssystem protokollieren (man sieht, wer wann welche Akte geöffnet hat – hilfreich auch für Datenschutz-Kontrolle). Netzwerk-Firewalls können Logfiles über geblockte Zugriffe führen. Natürlich sollte man die Logs auch gelegentlich anschauen oder zumindest im Problemfall parat haben.
Physischer Schutz und Zugangsregeln: IT-Sicherheit umfasst auch physische Aspekte. Stellen Sie sicher, dass z.B. kein Patient unbeaufsichtigt an einem eingeloggten Praxis-PC sitzen kann (also immer Bildschirm sperren, wenn man den Platz verlässt – am besten per Bildschirmschoner mit Passwort). Server und Backup-Medien in geschlossenen Schränken hatten wir erwähnt. Auch die Entsorgung alter Festplatten oder defekter PCs gehört dazu: Lassen Sie Datenträger professionell löschen oder schreddern, damit keine Patientendaten nach außen gelangen.
Notfallübungen: Ein Teil der Sicherheit ist die Vorbereitung auf den Ernstfall. Testen Sie daher ab und zu das Durchspielen eines IT-Notfalls (z.B. einmal pro Jahr einen simulierten Serverausfall üben – klappt die Rücksicherung? Wer macht was?). Das fällt zwar eher unter Notfallplanung, zeigt aber proaktiv Sicherheitslücken auf.

Grundsätzlich gilt: IT-Sicherheit in der Arztpraxis ist kein Projekt mit Endpunkt, sondern eine Daueraufgabe. Die Technik entwickelt sich weiter, Bedrohungen ändern sich – bleiben Sie informiert, z.B. durch Newsletter Ihrer Ärztekammer oder IT-Dienstleister, die vor aktuellen Gefahren warnen. Kleinere Praxen, in denen der Arzt oft selbst für IT zuständig ist, können auch externe Beratung in Anspruch nehmen, um das Sicherheitsniveau zu prüfen und zu verbessern

Oft werden Checklisten oder Online-Tools (z.B. vom BSI oder KBV) angeboten, mit denen man seinen Status überprüfen kann

Am Ende profitieren Sie und Ihre Patienten von einer sicheren, vertrauenswürdigen IT-Umgebung.

Kostenplanung und Fördermöglichkeiten

Eine moderne IT-Infrastruktur in der Praxis ist eine Investition – sie verursacht Kosten, die gut geplant und budgetiert sein wollen. Neben der reinen Technik gibt es auch laufende Betriebskosten. Zum Glück gibt es für Arztpraxen in Deutschland einige Fördermöglichkeiten, die den finanziellen Aufwand abmildern können (Stichwort Digitalisierungsförderung). In diesem Abschnitt geht es darum, typische Kosten zu beleuchten und auf Programme wie Digitalbonus Bayern, KfW & Co. hinzuweisen.

Typische Kosten für Aufbau, Betrieb und Wartung

Bei der Kostenplanung für Praxis-IT sollten Sie die folgenden Posten berücksichtigen:

Hardware-Anschaffung: Dies umfasst Server, PCs, Monitore, Netzwerkgeräte (Router, Switches, Access Points), Peripherie (Drucker, Scanner, Kartenleser) und ggf. Spezialhardware. Je nach Praxisgröße und Qualitätsanspruch können die Kosten stark variieren. Als grober Anhaltspunkt: Ein einzelner Arbeitsplatz-PC inkl. Monitor und Zubehör kann etwa 800–1500 € kosten (je nach Leistungsklasse). Ein Server mit Backup-NAS und USV kann zwischen 2000 und 5000 € liegen. Netzwerkkomponenten (profi Router/Firewall, Switches, WLAN) vielleicht um 1000–3000 €. Für eine kleine Praxis mit z.B. 5 PCs, einem Server und Netzwerkausstattung könnten initial 8.000–15.000 € an Hardware zusammenkommen. Größere Praxen (MVZ mit Dutzenden Clients) müssen entsprechend mehr einplanen. Diese Investitionen fallen meist alle paar Jahre gebündelt an.
Software-Lizenzen: Neben der Praxissoftware (die oft ein Mietmodell mit monatlichen Kosten hat) gibt es Betriebssysteme (Windows Pro Lizenzen für alle PCs, Windows Server Lizenz), Office-Pakete, Antivirus-Lizenzen etc. Einige Praxissoftware wird pro Arbeitsplatz lizenziert, andere als Paket. Kalkulieren Sie auch hier mit einigen hundert Euro pro Jahr für Softwareupdates und Supportverträge. Zum Beispiel schlägt Microsoft Office 365 pro Nutzer mit ~100 € jährlich zu Buche (oder einmalige Lizenz ~250 € pro PC für Office Home&Business). Betriebssystemlizenzen sind oft bei neuen PCs enthalten (OEM Windows). Praxissoftware kann je nach Anbieter monatlich z.B. 150-300 € kosten, inklusive Support.
Installation und Einrichtung: Wenn Sie einen IT-Dienstleister engagieren, um die Infrastruktur aufzubauen, fallen Dienstleistungskosten an. Das umfasst Planung, Hardware-Installation, Verkabelung, Konfiguration von Server/Netzwerk, Installation der Software, Schulung der Mitarbeiter. Viele IT-Firmen bieten Paketpreise oder berechnen nach Aufwand (Stundensatz zwischen 80 und 120 € typisch). Für eine komplette Neueinrichtung einer Einzelpraxis können leicht einige Manntage an Arbeit zusammenkommen (also ein paar tausend Euro). Holen Sie hierfür Angebote ein, um keine Überraschung zu erleben.
Laufende IT-Betreuung/Wartung: Im Betrieb entstehen kontinuierliche Kosten. Dazu gehört z.B. ein Wartungsvertrag mit einem IT-Service, der regelmäßige Checks vornimmt und im Störfall schnell hilft. Das kann monatlich pauschal abgerechnet werden (manche bieten Flatrates an) oder nach tatsächlichem Aufwand. Auch Cloud-Dienste sind laufende Kosten: z.B. wenn Sie eine Cloud-Backup-Lösung nutzen, vielleicht 20-50 € pro Monat je nach Volumen; oder ein gehostetes E-Mail-Postfach ~5 € pro Nutzer im Monat. Rechnen Sie konservativ mit 100-300 € pro Monat für IT-Unterstützung und Services bei einer kleineren Praxis.
Updates und Austausch: Rücklagen für den Austausch von defekter Hardware oder für geplante Upgrades sollten eingeplant werden. Jedes Jahr könnten 5-10% der Hardwarekosten als Instandhaltungskosten veranschlagt werden (Beispiel: bei 10.000 € Hardware etwa 500-1000 € im Jahr für Ersatzteile, Erweiterungen usw.). Nicht in jedem Jahr tritt das ein, aber über mehrere Jahre gesehen schon (Drucker geht kaputt, Festplatte muss ersetzt werden etc.).
Telematikinfrastruktur-Kosten: Speziell für die TI kommen gewisse Kosten auf Praxen zu: Der Konnektor und Kartenterminals mussten anfangs angeschafft werden, allerdings wurden diese durch Pauschalen der KV weitgehend erstattet. Trotzdem gibt es laufende Kosten, z.B. für den VPN-Zugangsdienst zur TI, für den Kartenterminal-Support, für den Konnektor-Supportvertrag. Diese Kosten werden in Deutschland ebenfalls durch eine Betriebskostenpauschale gedeckt (aktuell erhalten Praxen regelmäßig TI-Pauschalen). Dennoch sollte man sie kennen: Einige hundert Euro im Jahr gehen hier durch.
Sonstiges: Kalkulieren Sie auch indirekte Kosten ein, z.B. für Schulungen des Personals (neue Software einführen erfordert Schulung, die evtl. kostenpflichtig ist). Oder Kosten für Datenschutzberatung, falls Sie einen externen Datenschutzbeauftragten brauchen, der die IT prüft. Ebenfalls denkbar: Versicherungen für IT-Ausfall (es gibt Cyber-Versicherungen, aber in Praxen bisher selten). Diese Punkte sind optional, aber im Hinterkopf zu behalten.

Transparenz und Budgetierung: Es empfiehlt sich, ein kleines IT-Budget pro Jahr im Finanzplan der Praxis festzuschreiben. So sind regelmäßige Ausgaben abgedeckt und für größere Investitionen kann man z.B. Rücklagen bilden. Durch Leasing oder Mietkauf lassen sich hohe Einmalzahlungen vermeiden – viele Anbieter bieten an, Hardware über 3-5 Jahre zu leasen, was planbare Raten ergibt. Allerdings zahlt man am Ende etwas mehr als beim direkten Kauf. Hier muss man abwägen, was betriebswirtschaftlich passt.

Die Kosten für eine moderne IT-Infrastruktur in der Praxis sind nicht trivial, aber man sollte sie immer als Investition in die Effizienz und Sicherheit der Praxis sehen. Ein IT-Ausfall oder -Sicherheitsvorfall kann weit teurer werden als eine ordentlich gewartete Anlage. Dennoch lohnt es sich, verfügbare Fördermittel zu nutzen, um den Eigenanteil zu reduzieren – dazu im nächsten Abschnitt mehr.

Förderprogramme wie Digitalbonus, KfW u. a.

Die gute Nachricht: Es gibt in Deutschland einige Förderprogramme, die speziell die Digitalisierung von KMU und auch Arztpraxen unterstützen. Diese Fördermöglichkeiten können einen Teil der Kosten übernehmen, sei es als Zuschuss (nicht rückzahlbares Geld) oder als zinsgünstiger Kredit. Hier ein Überblick über relevante Programme im Kontext von Praxis-IT:

Digitalbonus Bayern: In Bayern ansässige Praxen (als Unternehmen <250 Mitarbeiter) können vom Digitalbonus profitieren. Dieser Zuschuss fördert Digitalisierungsprojekte und IT-Sicherheit. Es gibt zwei Stufen: Digitalbonus Standard (bis zu 10.000 € Zuschuss, normalerweise 30-50% der Kosten) und Digitalbonus Plus (für besonders innovative Vorhaben, bis zu 50.000 € Zuschuss). Über den Digitalbonus können z.B. Anschaffung einer neuen Praxis-IT, Software und Beratungskosten mitfinanziert werden. Wichtig: Der Antrag muss vor dem Kauf gestellt werden, und Standard-IT (wie normale Bürosoftware) ist meist ausgenommen, es sollte ein echter Digitalisierungsschub erkennbar sein. Andere Bundesländer haben ähnliche Programme (z.B. Digitalprämie Berlin, Digitalisierungsprämie Plus in BW, Digi-Zuschuss Hessen, Digitalbonus Niedersachsen etc.). Es lohnt sich, die spezifischen Angebote des eigenen Bundeslands zu prüfen.
KfW-Kredite und Zuschüsse: Die Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW) bietet bundesweit Förderkredite an, die auch von Praxen genutzt werden können. Für Neugründer oder Übernehmer einer Praxis gibt es z.B. den KfW ERP-Gründerkredit – StartGeld, der bis zu 125.000 Euro Kapital bereitstellt für Investitionen in u.a. IT-Ausstattung. Dieser Kredit hat günstige Zinsen und oft tilgungsfreie Anlaufzeit. Für größere Vorhaben gibt es den ERP-Digitalisierungs- und Innovationskredit, bei dem sogar bis zu 25 Mio. € möglich sind – aber das ist für Praxen meist überdimensioniert. Wichtiger: KfW hat in der Vergangenheit auch Zuschussprogramme für Digitalisierung gehabt (z.B. "Digitalisieren jetzt"), allerdings ist das Programm Digital Jetzt Ende 2023 ausgelaufen. Es lohnt sich jedoch, aktuelle Entwicklungen zu verfolgen – 2025 könnte ein neues Zuschussprogramm aufgesetzt werden, ggf. in Verbindung mit dem BMWK (Bundeswirtschaftsministerium)
. Praxen können sich hierzu von ihrer Hausbank oder Förderberatern informieren lassen.
Bundesweite Programme: Neben KfW gibt es das Bundesamt für Wirtschaft (BAFA) mit dem Programm "go-digital" (förderte Beratung für Digitalisierung, lief bis Ende 2024 aus) und branchenspezifische Ansätze. Im Gesundheitswesen speziell gab/gibt es Förderungen im Rahmen des Krankenhauszukunftsgesetzes (für Kliniken) oder Modellprojekte für Telematik. Auch einzelne KV oder Ärztekammern haben gelegentlich Förderungen für Telemedizin oder IT-Sicherheit ausgeschrieben. Hier heißt es: Augen offen halten in Fachnews.
Regionale Förderungen: Wie erwähnt, viele Länder haben eigene Digitalisierungsboni. Zusätzlich gibt es regionale Wirtschaftsförderungen, die ggf. auch niedergelassene Ärzte einbeziehen. Zum Beispiel Digitalprämie-Programme, Innovationsgutscheine oder Zuschüsse für IT-Sicherheit (manche Bundesländer fördern explizit IT-Sicherheitsmaßnahmen).
Steuerliche Vorteile: Zwar kein klassisches Förderprogramm, aber nicht vergessen: Die Ausgaben für Praxis-IT sind steuerlich absetzbar (AfA über mehrere Jahre für Hardware, sofort als Betriebsausgabe bei Softwaremieten oder Dienstleistungen). Damit mindern sie die Steuerlast. Im Jahr 2020/21 gab es auch eine Sonderabschreibungsmöglichkeit für digitale Wirtschaftsgüter, was einige genutzt haben.

Tipps zur Inanspruchnahme von Fördermitteln: Der Bürokratieaufwand sollte nicht unterschätzt werden. Oft muss ein detaillierter Antrag eingereicht werden, Angebote beigefügt, und es kann Wochen/Monate dauern bis zur Bewilligung. In Bayern z.B. ist der Digitalbonus sehr gefragt, mit Wartezeiten. Es kann hilfreich sein, spezialisierte Berater einzuschalten, die bei der Antragstellung helfen

Diese kennen den "Förderdschungel" und können einschätzen, worauf zu achten ist. Einige Anbieter (auch IT-Firmen) bieten Unterstützung an, weil es auch in ihrem Interesse ist, dass der Kunde die Förderung erhält. Beachten Sie immer die Vorgaben: meist darf das Projekt noch nicht begonnen sein (kein Kauf vorher), und nach Abschluss muss ein Verwendungsnachweis erbracht werden.

Gerade Ärzte als Freiberufler sind manchmal unsicher, ob sie die gleichen Förderungen bekommen wie Unternehmen. In der Regel gelten die meisten Digitalisierungsförderungen für kleine Unternehmen und Freiberufler, zu denen Arztpraxen zählen. Beispielsweise nennt der Digitalbonus ausdrücklich KMU, wozu auch eine Arztpraxis zählt, sofern sie die Mitarbeiter- und Umsatzgrenzen einhält. KfW-Kredite für Praxisgründungen sind etabliert. Nutzen Sie also diese Möglichkeiten, um Ihre Praxis-IT-Kosten zu senken.

Ein konkretes Beispiel: Eine bayerische Arztpraxis möchte ihre gesamte IT-Infrastruktur modernisieren (Server, neue PCs, Firewall, Softwareupdates). Das Projekt kostet z.B. 20.000 €. Über den Digitalbonus Standard kann sie 50% Zuschuss erhalten, also 10.000 € vom Freistaat. Die restlichen 10.000 € können über einen KfW-Kredit finanziert werden zu günstigen Konditionen. So wird die finanzielle Belastung erheblich reduziert. Die Praxis sollte aber frühzeitig planen, da sowohl Antragstellung wie Finanzierung Zeit brauchen.

Abschließend: Scheuen Sie sich nicht, Förderung in Anspruch zu nehmen – die Behörden wollen, dass der Mittelstand digitaler wird. Und eine gut ausgebaute IT-Infrastruktur für Ihre Arztpraxis kommt letztlich auch den Patienten zugute.

Kostenplanung und Fördermöglichkeiten

Eine moderne IT-Infrastruktur in der Praxis ist eine Investition – sie verursacht Kosten, die gut geplant und budgetiert sein wollen. Neben der reinen Technik gibt es auch laufende Betriebskosten. Zum Glück gibt es für Arztpraxen in Deutschland einige Fördermöglichkeiten, die den finanziellen Aufwand abmildern können (Stichwort Digitalisierungsförderung). In diesem Abschnitt geht es darum, typische Kosten zu beleuchten und auf Programme wie Digitalbonus Bayern, KfW & Co. hinzuweisen.

Typische Kosten für Aufbau, Betrieb und Wartung

Bei der Kostenplanung für Praxis-IT sollten Sie die folgenden Posten berücksichtigen:

Hardware-Anschaffung: Dies umfasst Server, PCs, Monitore, Netzwerkgeräte (Router, Switches, Access Points), Peripherie (Drucker, Scanner, Kartenleser) und ggf. Spezialhardware. Je nach Praxisgröße und Qualitätsanspruch können die Kosten stark variieren. Als grober Anhaltspunkt: Ein einzelner Arbeitsplatz-PC inkl. Monitor und Zubehör kann etwa 800–1500 € kosten (je nach Leistungsklasse). Ein Server mit Backup-NAS und USV kann zwischen 2000 und 5000 € liegen. Netzwerkkomponenten (profi Router/Firewall, Switches, WLAN) vielleicht um 1000–3000 €. Für eine kleine Praxis mit z.B. 5 PCs, einem Server und Netzwerkausstattung könnten initial 8.000–15.000 € an Hardware zusammenkommen. Größere Praxen (MVZ mit Dutzenden Clients) müssen entsprechend mehr einplanen. Diese Investitionen fallen meist alle paar Jahre gebündelt an.
Software-Lizenzen: Neben der Praxissoftware (die oft ein Mietmodell mit monatlichen Kosten hat) gibt es Betriebssysteme (Windows Pro Lizenzen für alle PCs, Windows Server Lizenz), Office-Pakete, Antivirus-Lizenzen etc. Einige Praxissoftware wird pro Arbeitsplatz lizenziert, andere als Paket. Kalkulieren Sie auch hier mit einigen hundert Euro pro Jahr für Softwareupdates und Supportverträge. Zum Beispiel schlägt Microsoft Office 365 pro Nutzer mit ~100 € jährlich zu Buche (oder einmalige Lizenz ~250 € pro PC für Office Home&Business). Betriebssystemlizenzen sind oft bei neuen PCs enthalten (OEM Windows). Praxissoftware kann je nach Anbieter monatlich z.B. 150-300 € kosten, inklusive Support.
Installation und Einrichtung: Wenn Sie einen IT-Dienstleister engagieren, um die Infrastruktur aufzubauen, fallen Dienstleistungskosten an. Das umfasst Planung, Hardware-Installation, Verkabelung, Konfiguration von Server/Netzwerk, Installation der Software, Schulung der Mitarbeiter. Viele IT-Firmen bieten Paketpreise oder berechnen nach Aufwand (Stundensatz zwischen 80 und 120 € typisch). Für eine komplette Neueinrichtung einer Einzelpraxis können leicht einige Manntage an Arbeit zusammenkommen (also ein paar tausend Euro). Holen Sie hierfür Angebote ein, um keine Überraschung zu erleben.
Laufende IT-Betreuung/Wartung: Im Betrieb entstehen kontinuierliche Kosten. Dazu gehört z.B. ein Wartungsvertrag mit einem IT-Service, der regelmäßige Checks vornimmt und im Störfall schnell hilft. Das kann monatlich pauschal abgerechnet werden (manche bieten Flatrates an) oder nach tatsächlichem Aufwand. Auch Cloud-Dienste sind laufende Kosten: z.B. wenn Sie eine Cloud-Backup-Lösung nutzen, vielleicht 20-50 € pro Monat je nach Volumen; oder ein gehostetes E-Mail-Postfach ~5 € pro Nutzer im Monat. Rechnen Sie konservativ mit 100-300 € pro Monat für IT-Unterstützung und Services bei einer kleineren Praxis.
Updates und Austausch: Rücklagen für den Austausch von defekter Hardware oder für geplante Upgrades sollten eingeplant werden. Jedes Jahr könnten 5-10% der Hardwarekosten als Instandhaltungskosten veranschlagt werden (Beispiel: bei 10.000 € Hardware etwa 500-1000 € im Jahr für Ersatzteile, Erweiterungen usw.). Nicht in jedem Jahr tritt das ein, aber über mehrere Jahre gesehen schon (Drucker geht kaputt, Festplatte muss ersetzt werden etc.).
Telematikinfrastruktur-Kosten: Speziell für die TI kommen gewisse Kosten auf Praxen zu: Der Konnektor und Kartenterminals mussten anfangs angeschafft werden, allerdings wurden diese durch Pauschalen der KV weitgehend erstattet. Trotzdem gibt es laufende Kosten, z.B. für den VPN-Zugangsdienst zur TI, für den Kartenterminal-Support, für den Konnektor-Supportvertrag. Diese Kosten werden in Deutschland ebenfalls durch eine Betriebskostenpauschale gedeckt (aktuell erhalten Praxen regelmäßig TI-Pauschalen). Dennoch sollte man sie kennen: Einige hundert Euro im Jahr gehen hier durch.
Sonstiges: Kalkulieren Sie auch indirekte Kosten ein, z.B. für Schulungen des Personals (neue Software einführen erfordert Schulung, die evtl. kostenpflichtig ist). Oder Kosten für Datenschutzberatung, falls Sie einen externen Datenschutzbeauftragten brauchen, der die IT prüft. Ebenfalls denkbar: Versicherungen für IT-Ausfall (es gibt Cyber-Versicherungen, aber in Praxen bisher selten). Diese Punkte sind optional, aber im Hinterkopf zu behalten.

Transparenz und Budgetierung: Es empfiehlt sich, ein kleines IT-Budget pro Jahr im Finanzplan der Praxis festzuschreiben. So sind regelmäßige Ausgaben abgedeckt und für größere Investitionen kann man z.B. Rücklagen bilden. Durch Leasing oder Mietkauf lassen sich hohe Einmalzahlungen vermeiden – viele Anbieter bieten an, Hardware über 3-5 Jahre zu leasen, was planbare Raten ergibt. Allerdings zahlt man am Ende etwas mehr als beim direkten Kauf. Hier muss man abwägen, was betriebswirtschaftlich passt.

Die Kosten für eine moderne IT-Infrastruktur in der Praxis sind nicht trivial, aber man sollte sie immer als Investition in die Effizienz und Sicherheit der Praxis sehen. Ein IT-Ausfall oder -Sicherheitsvorfall kann weit teurer werden als eine ordentlich gewartete Anlage. Dennoch lohnt es sich, verfügbare Fördermittel zu nutzen, um den Eigenanteil zu reduzieren – dazu im nächsten Abschnitt mehr.

Förderprogramme wie Digitalbonus, KfW u. a.

Die gute Nachricht: Es gibt in Deutschland einige Förderprogramme, die speziell die Digitalisierung von KMU und auch Arztpraxen unterstützen. Diese Fördermöglichkeiten können einen Teil der Kosten übernehmen, sei es als Zuschuss (nicht rückzahlbares Geld) oder als zinsgünstiger Kredit. Hier ein Überblick über relevante Programme im Kontext von Praxis-IT:

Digitalbonus Bayern: In Bayern ansässige Praxen (als Unternehmen <250 Mitarbeiter) können vom Digitalbonus profitieren. Dieser Zuschuss fördert Digitalisierungsprojekte und IT-Sicherheit. Es gibt zwei Stufen: Digitalbonus Standard (bis zu 10.000 € Zuschuss, normalerweise 30-50% der Kosten) und Digitalbonus Plus (für besonders innovative Vorhaben, bis zu 50.000 € Zuschuss). Über den Digitalbonus können z.B. Anschaffung einer neuen Praxis-IT, Software und Beratungskosten mitfinanziert werden. Wichtig: Der Antrag muss vor dem Kauf gestellt werden, und Standard-IT (wie normale Bürosoftware) ist meist ausgenommen, es sollte ein echter Digitalisierungsschub erkennbar sein. Andere Bundesländer haben ähnliche Programme (z.B. Digitalprämie Berlin, Digitalisierungsprämie Plus in BW, Digi-Zuschuss Hessen, Digitalbonus Niedersachsen etc.). Es lohnt sich, die spezifischen Angebote des eigenen Bundeslands zu prüfen.
KfW-Kredite und Zuschüsse: Die Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW) bietet bundesweit Förderkredite an, die auch von Praxen genutzt werden können. Für Neugründer oder Übernehmer einer Praxis gibt es z.B. den KfW ERP-Gründerkredit – StartGeld, der bis zu 125.000 Euro Kapital bereitstellt für Investitionen in u.a. IT-Ausstattung. Dieser Kredit hat günstige Zinsen und oft tilgungsfreie Anlaufzeit. Für größere Vorhaben gibt es den ERP-Digitalisierungs- und Innovationskredit, bei dem sogar bis zu 25 Mio. € möglich sind – aber das ist für Praxen meist überdimensioniert. Wichtiger: KfW hat in der Vergangenheit auch Zuschussprogramme für Digitalisierung gehabt (z.B. "Digitalisieren jetzt"), allerdings ist das Programm Digital Jetzt Ende 2023 ausgelaufen. Es lohnt sich jedoch, aktuelle Entwicklungen zu verfolgen – 2025 könnte ein neues Zuschussprogramm aufgesetzt werden, ggf. in Verbindung mit dem BMWK (Bundeswirtschaftsministerium)
. Praxen können sich hierzu von ihrer Hausbank oder Förderberatern informieren lassen.
Bundesweite Programme: Neben KfW gibt es das Bundesamt für Wirtschaft (BAFA) mit dem Programm "go-digital" (förderte Beratung für Digitalisierung, lief bis Ende 2024 aus) und branchenspezifische Ansätze. Im Gesundheitswesen speziell gab/gibt es Förderungen im Rahmen des Krankenhauszukunftsgesetzes (für Kliniken) oder Modellprojekte für Telematik. Auch einzelne KV oder Ärztekammern haben gelegentlich Förderungen für Telemedizin oder IT-Sicherheit ausgeschrieben. Hier heißt es: Augen offen halten in Fachnews.
Regionale Förderungen: Wie erwähnt, viele Länder haben eigene Digitalisierungsboni. Zusätzlich gibt es regionale Wirtschaftsförderungen, die ggf. auch niedergelassene Ärzte einbeziehen. Zum Beispiel Digitalprämie-Programme, Innovationsgutscheine oder Zuschüsse für IT-Sicherheit (manche Bundesländer fördern explizit IT-Sicherheitsmaßnahmen).
Steuerliche Vorteile: Zwar kein klassisches Förderprogramm, aber nicht vergessen: Die Ausgaben für Praxis-IT sind steuerlich absetzbar (AfA über mehrere Jahre für Hardware, sofort als Betriebsausgabe bei Softwaremieten oder Dienstleistungen). Damit mindern sie die Steuerlast. Im Jahr 2020/21 gab es auch eine Sonderabschreibungsmöglichkeit für digitale Wirtschaftsgüter, was einige genutzt haben.

Tipps zur Inanspruchnahme von Fördermitteln: Der Bürokratieaufwand sollte nicht unterschätzt werden. Oft muss ein detaillierter Antrag eingereicht werden, Angebote beigefügt, und es kann Wochen/Monate dauern bis zur Bewilligung. In Bayern z.B. ist der Digitalbonus sehr gefragt, mit Wartezeiten. Es kann hilfreich sein, spezialisierte Berater einzuschalten, die bei der Antragstellung helfen

Diese kennen den "Förderdschungel" und können einschätzen, worauf zu achten ist. Einige Anbieter (auch IT-Firmen) bieten Unterstützung an, weil es auch in ihrem Interesse ist, dass der Kunde die Förderung erhält. Beachten Sie immer die Vorgaben: meist darf das Projekt noch nicht begonnen sein (kein Kauf vorher), und nach Abschluss muss ein Verwendungsnachweis erbracht werden.

Gerade Ärzte als Freiberufler sind manchmal unsicher, ob sie die gleichen Förderungen bekommen wie Unternehmen. In der Regel gelten die meisten Digitalisierungsförderungen für kleine Unternehmen und Freiberufler, zu denen Arztpraxen zählen. Beispielsweise nennt der Digitalbonus ausdrücklich KMU, wozu auch eine Arztpraxis zählt, sofern sie die Mitarbeiter- und Umsatzgrenzen einhält. KfW-Kredite für Praxisgründungen sind etabliert. Nutzen Sie also diese Möglichkeiten, um Ihre Praxis-IT-Kosten zu senken.

Ein konkretes Beispiel: Eine bayerische Arztpraxis möchte ihre gesamte IT-Infrastruktur modernisieren (Server, neue PCs, Firewall, Softwareupdates). Das Projekt kostet z.B. 20.000 €. Über den Digitalbonus Standard kann sie 50% Zuschuss erhalten, also 10.000 € vom Freistaat. Die restlichen 10.000 € können über einen KfW-Kredit finanziert werden zu günstigen Konditionen. So wird die finanzielle Belastung erheblich reduziert. Die Praxis sollte aber frühzeitig planen, da sowohl Antragstellung wie Finanzierung Zeit brauchen.

Abschließend: Scheuen Sie sich nicht, Förderung in Anspruch zu nehmen – die Behörden wollen, dass der Mittelstand digitaler wird. Und eine gut ausgebaute IT-Infrastruktur für Ihre Arztpraxis kommt letztlich auch den Patienten zugute.

Kostenplanung und Fördermöglichkeiten

Eine moderne IT-Infrastruktur in der Praxis ist eine Investition – sie verursacht Kosten, die gut geplant und budgetiert sein wollen. Neben der reinen Technik gibt es auch laufende Betriebskosten. Zum Glück gibt es für Arztpraxen in Deutschland einige Fördermöglichkeiten, die den finanziellen Aufwand abmildern können (Stichwort Digitalisierungsförderung). In diesem Abschnitt geht es darum, typische Kosten zu beleuchten und auf Programme wie Digitalbonus Bayern, KfW & Co. hinzuweisen.

Typische Kosten für Aufbau, Betrieb und Wartung

Bei der Kostenplanung für Praxis-IT sollten Sie die folgenden Posten berücksichtigen:

Hardware-Anschaffung: Dies umfasst Server, PCs, Monitore, Netzwerkgeräte (Router, Switches, Access Points), Peripherie (Drucker, Scanner, Kartenleser) und ggf. Spezialhardware. Je nach Praxisgröße und Qualitätsanspruch können die Kosten stark variieren. Als grober Anhaltspunkt: Ein einzelner Arbeitsplatz-PC inkl. Monitor und Zubehör kann etwa 800–1500 € kosten (je nach Leistungsklasse). Ein Server mit Backup-NAS und USV kann zwischen 2000 und 5000 € liegen. Netzwerkkomponenten (profi Router/Firewall, Switches, WLAN) vielleicht um 1000–3000 €. Für eine kleine Praxis mit z.B. 5 PCs, einem Server und Netzwerkausstattung könnten initial 8.000–15.000 € an Hardware zusammenkommen. Größere Praxen (MVZ mit Dutzenden Clients) müssen entsprechend mehr einplanen. Diese Investitionen fallen meist alle paar Jahre gebündelt an.
Software-Lizenzen: Neben der Praxissoftware (die oft ein Mietmodell mit monatlichen Kosten hat) gibt es Betriebssysteme (Windows Pro Lizenzen für alle PCs, Windows Server Lizenz), Office-Pakete, Antivirus-Lizenzen etc. Einige Praxissoftware wird pro Arbeitsplatz lizenziert, andere als Paket. Kalkulieren Sie auch hier mit einigen hundert Euro pro Jahr für Softwareupdates und Supportverträge. Zum Beispiel schlägt Microsoft Office 365 pro Nutzer mit ~100 € jährlich zu Buche (oder einmalige Lizenz ~250 € pro PC für Office Home&Business). Betriebssystemlizenzen sind oft bei neuen PCs enthalten (OEM Windows). Praxissoftware kann je nach Anbieter monatlich z.B. 150-300 € kosten, inklusive Support.
Installation und Einrichtung: Wenn Sie einen IT-Dienstleister engagieren, um die Infrastruktur aufzubauen, fallen Dienstleistungskosten an. Das umfasst Planung, Hardware-Installation, Verkabelung, Konfiguration von Server/Netzwerk, Installation der Software, Schulung der Mitarbeiter. Viele IT-Firmen bieten Paketpreise oder berechnen nach Aufwand (Stundensatz zwischen 80 und 120 € typisch). Für eine komplette Neueinrichtung einer Einzelpraxis können leicht einige Manntage an Arbeit zusammenkommen (also ein paar tausend Euro). Holen Sie hierfür Angebote ein, um keine Überraschung zu erleben.
Laufende IT-Betreuung/Wartung: Im Betrieb entstehen kontinuierliche Kosten. Dazu gehört z.B. ein Wartungsvertrag mit einem IT-Service, der regelmäßige Checks vornimmt und im Störfall schnell hilft. Das kann monatlich pauschal abgerechnet werden (manche bieten Flatrates an) oder nach tatsächlichem Aufwand. Auch Cloud-Dienste sind laufende Kosten: z.B. wenn Sie eine Cloud-Backup-Lösung nutzen, vielleicht 20-50 € pro Monat je nach Volumen; oder ein gehostetes E-Mail-Postfach ~5 € pro Nutzer im Monat. Rechnen Sie konservativ mit 100-300 € pro Monat für IT-Unterstützung und Services bei einer kleineren Praxis.
Updates und Austausch: Rücklagen für den Austausch von defekter Hardware oder für geplante Upgrades sollten eingeplant werden. Jedes Jahr könnten 5-10% der Hardwarekosten als Instandhaltungskosten veranschlagt werden (Beispiel: bei 10.000 € Hardware etwa 500-1000 € im Jahr für Ersatzteile, Erweiterungen usw.). Nicht in jedem Jahr tritt das ein, aber über mehrere Jahre gesehen schon (Drucker geht kaputt, Festplatte muss ersetzt werden etc.).
Telematikinfrastruktur-Kosten: Speziell für die TI kommen gewisse Kosten auf Praxen zu: Der Konnektor und Kartenterminals mussten anfangs angeschafft werden, allerdings wurden diese durch Pauschalen der KV weitgehend erstattet. Trotzdem gibt es laufende Kosten, z.B. für den VPN-Zugangsdienst zur TI, für den Kartenterminal-Support, für den Konnektor-Supportvertrag. Diese Kosten werden in Deutschland ebenfalls durch eine Betriebskostenpauschale gedeckt (aktuell erhalten Praxen regelmäßig TI-Pauschalen). Dennoch sollte man sie kennen: Einige hundert Euro im Jahr gehen hier durch.
Sonstiges: Kalkulieren Sie auch indirekte Kosten ein, z.B. für Schulungen des Personals (neue Software einführen erfordert Schulung, die evtl. kostenpflichtig ist). Oder Kosten für Datenschutzberatung, falls Sie einen externen Datenschutzbeauftragten brauchen, der die IT prüft. Ebenfalls denkbar: Versicherungen für IT-Ausfall (es gibt Cyber-Versicherungen, aber in Praxen bisher selten). Diese Punkte sind optional, aber im Hinterkopf zu behalten.

Transparenz und Budgetierung: Es empfiehlt sich, ein kleines IT-Budget pro Jahr im Finanzplan der Praxis festzuschreiben. So sind regelmäßige Ausgaben abgedeckt und für größere Investitionen kann man z.B. Rücklagen bilden. Durch Leasing oder Mietkauf lassen sich hohe Einmalzahlungen vermeiden – viele Anbieter bieten an, Hardware über 3-5 Jahre zu leasen, was planbare Raten ergibt. Allerdings zahlt man am Ende etwas mehr als beim direkten Kauf. Hier muss man abwägen, was betriebswirtschaftlich passt.

Die Kosten für eine moderne IT-Infrastruktur in der Praxis sind nicht trivial, aber man sollte sie immer als Investition in die Effizienz und Sicherheit der Praxis sehen. Ein IT-Ausfall oder -Sicherheitsvorfall kann weit teurer werden als eine ordentlich gewartete Anlage. Dennoch lohnt es sich, verfügbare Fördermittel zu nutzen, um den Eigenanteil zu reduzieren – dazu im nächsten Abschnitt mehr.

Förderprogramme wie Digitalbonus, KfW u. a.

Die gute Nachricht: Es gibt in Deutschland einige Förderprogramme, die speziell die Digitalisierung von KMU und auch Arztpraxen unterstützen. Diese Fördermöglichkeiten können einen Teil der Kosten übernehmen, sei es als Zuschuss (nicht rückzahlbares Geld) oder als zinsgünstiger Kredit. Hier ein Überblick über relevante Programme im Kontext von Praxis-IT:

Digitalbonus Bayern: In Bayern ansässige Praxen (als Unternehmen <250 Mitarbeiter) können vom Digitalbonus profitieren. Dieser Zuschuss fördert Digitalisierungsprojekte und IT-Sicherheit. Es gibt zwei Stufen: Digitalbonus Standard (bis zu 10.000 € Zuschuss, normalerweise 30-50% der Kosten) und Digitalbonus Plus (für besonders innovative Vorhaben, bis zu 50.000 € Zuschuss). Über den Digitalbonus können z.B. Anschaffung einer neuen Praxis-IT, Software und Beratungskosten mitfinanziert werden. Wichtig: Der Antrag muss vor dem Kauf gestellt werden, und Standard-IT (wie normale Bürosoftware) ist meist ausgenommen, es sollte ein echter Digitalisierungsschub erkennbar sein. Andere Bundesländer haben ähnliche Programme (z.B. Digitalprämie Berlin, Digitalisierungsprämie Plus in BW, Digi-Zuschuss Hessen, Digitalbonus Niedersachsen etc.). Es lohnt sich, die spezifischen Angebote des eigenen Bundeslands zu prüfen.
KfW-Kredite und Zuschüsse: Die Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW) bietet bundesweit Förderkredite an, die auch von Praxen genutzt werden können. Für Neugründer oder Übernehmer einer Praxis gibt es z.B. den KfW ERP-Gründerkredit – StartGeld, der bis zu 125.000 Euro Kapital bereitstellt für Investitionen in u.a. IT-Ausstattung. Dieser Kredit hat günstige Zinsen und oft tilgungsfreie Anlaufzeit. Für größere Vorhaben gibt es den ERP-Digitalisierungs- und Innovationskredit, bei dem sogar bis zu 25 Mio. € möglich sind – aber das ist für Praxen meist überdimensioniert. Wichtiger: KfW hat in der Vergangenheit auch Zuschussprogramme für Digitalisierung gehabt (z.B. "Digitalisieren jetzt"), allerdings ist das Programm Digital Jetzt Ende 2023 ausgelaufen. Es lohnt sich jedoch, aktuelle Entwicklungen zu verfolgen – 2025 könnte ein neues Zuschussprogramm aufgesetzt werden, ggf. in Verbindung mit dem BMWK (Bundeswirtschaftsministerium)
. Praxen können sich hierzu von ihrer Hausbank oder Förderberatern informieren lassen.
Bundesweite Programme: Neben KfW gibt es das Bundesamt für Wirtschaft (BAFA) mit dem Programm "go-digital" (förderte Beratung für Digitalisierung, lief bis Ende 2024 aus) und branchenspezifische Ansätze. Im Gesundheitswesen speziell gab/gibt es Förderungen im Rahmen des Krankenhauszukunftsgesetzes (für Kliniken) oder Modellprojekte für Telematik. Auch einzelne KV oder Ärztekammern haben gelegentlich Förderungen für Telemedizin oder IT-Sicherheit ausgeschrieben. Hier heißt es: Augen offen halten in Fachnews.
Regionale Förderungen: Wie erwähnt, viele Länder haben eigene Digitalisierungsboni. Zusätzlich gibt es regionale Wirtschaftsförderungen, die ggf. auch niedergelassene Ärzte einbeziehen. Zum Beispiel Digitalprämie-Programme, Innovationsgutscheine oder Zuschüsse für IT-Sicherheit (manche Bundesländer fördern explizit IT-Sicherheitsmaßnahmen).
Steuerliche Vorteile: Zwar kein klassisches Förderprogramm, aber nicht vergessen: Die Ausgaben für Praxis-IT sind steuerlich absetzbar (AfA über mehrere Jahre für Hardware, sofort als Betriebsausgabe bei Softwaremieten oder Dienstleistungen). Damit mindern sie die Steuerlast. Im Jahr 2020/21 gab es auch eine Sonderabschreibungsmöglichkeit für digitale Wirtschaftsgüter, was einige genutzt haben.

Tipps zur Inanspruchnahme von Fördermitteln: Der Bürokratieaufwand sollte nicht unterschätzt werden. Oft muss ein detaillierter Antrag eingereicht werden, Angebote beigefügt, und es kann Wochen/Monate dauern bis zur Bewilligung. In Bayern z.B. ist der Digitalbonus sehr gefragt, mit Wartezeiten. Es kann hilfreich sein, spezialisierte Berater einzuschalten, die bei der Antragstellung helfen

Diese kennen den "Förderdschungel" und können einschätzen, worauf zu achten ist. Einige Anbieter (auch IT-Firmen) bieten Unterstützung an, weil es auch in ihrem Interesse ist, dass der Kunde die Förderung erhält. Beachten Sie immer die Vorgaben: meist darf das Projekt noch nicht begonnen sein (kein Kauf vorher), und nach Abschluss muss ein Verwendungsnachweis erbracht werden.

Gerade Ärzte als Freiberufler sind manchmal unsicher, ob sie die gleichen Förderungen bekommen wie Unternehmen. In der Regel gelten die meisten Digitalisierungsförderungen für kleine Unternehmen und Freiberufler, zu denen Arztpraxen zählen. Beispielsweise nennt der Digitalbonus ausdrücklich KMU, wozu auch eine Arztpraxis zählt, sofern sie die Mitarbeiter- und Umsatzgrenzen einhält. KfW-Kredite für Praxisgründungen sind etabliert. Nutzen Sie also diese Möglichkeiten, um Ihre Praxis-IT-Kosten zu senken.

Ein konkretes Beispiel: Eine bayerische Arztpraxis möchte ihre gesamte IT-Infrastruktur modernisieren (Server, neue PCs, Firewall, Softwareupdates). Das Projekt kostet z.B. 20.000 €. Über den Digitalbonus Standard kann sie 50% Zuschuss erhalten, also 10.000 € vom Freistaat. Die restlichen 10.000 € können über einen KfW-Kredit finanziert werden zu günstigen Konditionen. So wird die finanzielle Belastung erheblich reduziert. Die Praxis sollte aber frühzeitig planen, da sowohl Antragstellung wie Finanzierung Zeit brauchen.

Abschließend: Scheuen Sie sich nicht, Förderung in Anspruch zu nehmen – die Behörden wollen, dass der Mittelstand digitaler wird. Und eine gut ausgebaute IT-Infrastruktur für Ihre Arztpraxis kommt letztlich auch den Patienten zugute.

Zukunftstrends in der Praxisinfrastruktur

Die IT-Welt entwickelt sich stetig weiter, und auch in Arztpraxen stehen zukünftige Veränderungen an. Wer heute plant, sollte auch ein Auge auf Zukunftstrends in der Praxis-IT haben, um langfristig vorbereitet zu sein. Drei Schlagworte ragen dabei heraus: IoT in der Medizin, KI-gestützte Verwaltung und Green IT. Was ist damit gemeint und was könnte es für die Praxis bedeuten?

IoT in der Medizin (Internet of Things)

Der Begriff IoT (Internet of Things) bezieht sich auf vernetzte, "intelligente" Geräte – und im medizinischen Kontext gibt es hier spannende Entwicklungen. Schon jetzt sind viele medizinische Geräte in Praxen computergesteuert und vernetzbar. Künftig wird dieser Trend zunehmen:

Vernetzte Medizingeräte: Denken Sie an ein EKG-Gerät, das automatisch die Ergebnisse in die Patientenakte überträgt, oder ein Laborgerät, das die Blutwerte direkt digital ans Praxisnetz sendet. Solche Integrationen sparen Zeit und vermeiden Übertragungsfehler. Immer mehr Medizinprodukte haben IoT-Funktionen – vom vernetzten Blutdruckmessgerät bis zum digitalen Stethoskop, das Audiodaten speichert. Die IT-Infrastruktur der Zukunft sollte daher genügend Schnittstellen und Bandbreite bieten, um zahlreiche Geräte einzubinden. Eventuell braucht es spezielle VLANs oder Absicherungen, weil jedes zusätzliche Gerät auch ein potenzieller Angriffspunkt sein kann.
Telemedizin und Fernmonitoring: IoT ermöglicht es, Patientendaten auch außerhalb der Praxis zu erheben. Beispiele sind Wearables oder Homecare-Geräte, die z.B. Blutzucker, EKG, Aktivität oder Schlaf überwachen und die Werte ans Praxis-System schicken. Ein Trend ist etwa die Betreuung chronisch Kranker per Telemonitoring: der Patient trägt zu Hause ein Messgerät, die Daten fließen kontinuierlich an ein Portal und der Arzt kann sie einsehen. Solche Szenarien erfordern, dass die Praxis-IT sich mit externen Plattformen verbinden kann, idealerweise über standardisierte Schnittstellen (wie die elektronische Patientenakte EPA oder andere interoperable Dienste).
Smart Clinic / Smart Practice: IoT kann auch im Praxismanagement helfen. Man könnte z.B. Sensoren einsetzen, die erkennen, ob ein Sprechzimmer frei oder belegt ist, und dies dem Terminmanagement melden. Oder smarte Türschilder, die automatisch den Namen des nächsten Patienten anzeigen, sobald dieser aufgerufen wird. Auch im Bestandsmanagement: Ein vernetzter Medikamentenkühlschrank, der Temperatur überwacht und meldet, falls etwas nicht stimmt. Solche Dinge klingen futuristisch, kommen aber nach und nach. Entsprechend sollte eine moderne IT-Infrastruktur ausreichend Netzwerkkapazität und WLAN-Abdeckung mitbringen, um ggf. viele kleine Geräte zu verbinden.
Patienten-IoT: Auch Patienten bringen zunehmend IoT-Geräte mit (Fitness-Tracker, Smartwatches mit EKG-Funktion etc.). In Zukunft könnten diese Daten teils in die Behandlung mit einbezogen werden. Zwar wird man sicher nicht jedes Gerät der Patienten ins eigene WLAN lassen, aber es könnten z.B. via Patienten-App zuhause gemessene Werte an die Praxis übertragen werden. Hier spielt dann eher die Internetanbindung und Datenspeicherung eine Rolle.

Für Praxen bedeutet der IoT-Trend: Netzwerke werden komplexer, Standardprotokolle (Bluetooth, WLAN, Zigbee evtl.) müssen unterstützt werden, und Datenschutz bleibt kritisch (denn mehr Datenquellen = mehr potenzielle Lecks, also klare Regelung welche IoT-Daten in die Akte dürfen). Dennoch bieten IoT-Innovationen Chancen auf effizientere Abläufe und engere Betreuung der Patienten.

KI-gestützte Verwaltung und Assistenzsysteme

Künstliche Intelligenz (KI) hält Einzug in viele Bereiche – auch in der medizinischen Praxisverwaltung. Dabei geht es weniger um Science-Fiction-Roboter, sondern um smarte Software, die repetitive Aufgaben erleichtert oder bei Entscheidungen unterstützt:

Dokumentation und Sprachassistenten: Ein praktisches Beispiel: KI-gestützte Spracherkennung kann Ärzte bei der Dokumentation entlasten. Bereits heute gibt es Systeme, die Arzt-Patienten-Gespräche mitschneiden und automatisch als Text aufbereiten (natürlich mit Einwilligung und Sicherheitsvorkehrungen). Diese KI-Systeme werden lokal oder cloudbasiert laufen und eine entsprechende IT-Anbindung brauchen. Wenn ein Arzt z.B. Sprachbefunde diktiert und eine KI diese in Echtzeit in die Patientenakte schreibt, spart das enorm Zeit. Die Praxis-IT muss dafür Mikrofone, Software-Integrationen und Internet für Cloud-KI bereitstellen.
Automatisierte Abläufe: KI kann in der Verwaltung Routineaufgaben übernehmen. Etwa das Sortieren und Zuordnen von eingehenden Dokumenten (Fax/Posteingang digitalisieren und per KI zum passenden Patienten einsortieren). Oder Terminmanagement: Zukünftig könnten KI-Systeme Terminwünsche priorisieren, Ausfälle vorhersagen (z.B. erkennt Muster, wann Patienten nicht erscheinen) und proaktiv Lücken füllen. Auch Abrechnung und Codierung könnten durch KI unterstützt werden – z.B. Vorschläge für passende GOÄ/Ziffern basierend auf der Doku. Diese Anwendungen stecken noch in den Kinderschuhen, aber Praxen sollten darauf gefasst sein, solche Tools zu nutzen, wenn sie ausgereift sind. Das bedeutet wiederum: Schnittstellen offen halten. Wenn die Praxissoftware in Zukunft KI-Module anbietet, muss die Infrastruktur (Rechenleistung, Internet) mitspielen.
Chatbots und Kommunikation: Man denke an einen intelligenten Chatbot auf der Praxiswebsite, der einfache Patientenanfragen beantwortet oder Termine vergibt. Solche Bots können 24/7 verfügbar sein und das Personal entlasten. Sie greifen auf Praxisdaten (freie Termine, Sprechstundeninfos) zu und interagieren mit Patienten. Für die Implementation braucht es wiederum gute Anbindung der Web-Systeme ans Praxisverwaltungssystem. Die IT-Infrastruktur sollte also internet-facing Dienste sicher bereitstellen können, eventuell in einer DMZ (demilitarisierten Zone) getrennt vom internen Netz, damit z.B. ein Webserver mit Chatbot nicht direkt Zugriff auf das interne Netz hat, sondern über definierte APIs geht.
Diagnostische Unterstützung: Zwar eher Aufgabe der Ärzte als der IT-Administration, aber erwähnenswert: KI-Anwendungen in der Medizin, wie z.B. Bildauswertung (Radiologie, Hautveränderungen, Augenhintergrund etc.), kommen verstärkt. Eine einzelne Arztpraxis wird selten eigene KI-Modelle hosten, aber könnte Cloud-Dienste nutzen, wo z.B. ein hochgeladenes Dermatoskopie-Bild von einer KI voranalysiert wird. Wiederum muss die IT-Infrastruktur dafür Daten sicher übertragen können und vielleicht spezielle Software anbinden.

Für den Praxisinhaber heißt das: ein offenes Auge auf neue Software-Features halten. Viele Praxissoftware-Hersteller arbeiten bereits an KI-Assistenzfunktionen. Wenn diese kommen, sollte man seine Systeme bereit haben (aktuelle Versionen, ausreichende Leistung, Internet). KI-gestützte Verwaltung verspricht, in Zukunft die Bürokratie für Ärzte zu reduzieren – ein wichtiges Ziel. Bei aller Euphorie darf man aber Datenschutz und Qualität nicht vergessen: KI muss verlässlich und nachvollziehbar sein, gerade in der Medizin.

Green IT

Zuletzt ein Trend, der zwar technisch ist, aber auch ein ethischer Aspekt: Green IT – die nachhaltige Gestaltung der IT-Infrastruktur. In Zeiten von Klimawandel und steigenden Energiekosten denken immer mehr Unternehmen und Praxen darüber nach, wie IT umweltfreundlicher werden kann:

Energieeffizienz: Achten Sie bei Neuanschaffungen auf den Energieverbrauch. Moderne Hardware ist oft deutlich effizienter. Zum Beispiel kann ein aktueller Server mit SSDs und effizientem Netzteil weniger Strom verbrauchen als ein 8 Jahre altes Modell bei gleicher Leistung. Auch PCs mit energieeffizienten Prozessoren (Stichwort 35W statt 65W TDP) oder Laptops statt Desktop-PCs an manchen Arbeitsplätzen können Strom sparen. Nutzen Sie Energiesparmodi: Monitore abschalten nach 5 Minuten Inaktivität, PCs nachts herunterfahren (sofern kein 24/7 Betrieb nötig) oder in den Ruhezustand versetzen. Summiert über das Jahr spart das Stromkosten und schont die Umwelt.
Langlebigkeit und Aufrüstbarkeit: Green IT heißt auch, Geräte länger zu nutzen, statt alle 2-3 Jahre wegzuwerfen. Investieren Sie in qualitativ hochwertige Hardware, die aufrüstbar ist (z.B. RAM, SSD tauschen statt gleich neuen PC kaufen). Pflegen Sie Ihre Geräte, reinigen Sie z.B. die Lüfter, damit sie kühl und effizient laufen. Natürlich darf man Sicherheitsupdates nicht vernachlässigen – uralte Systeme, die keine Updates mehr bekommen (Windows 7 etc.), sollten aus Sicherheitsgründen ersetzt werden, egal wie "ökologisch" eine Weiterverwendung wäre.
Virtualisierung und Konsolidierung: Wie schon erwähnt, durch Virtualisierung kann man mehrere Serverdienste auf einer Hardware bündeln, statt viele Geräte mit niedriger Auslastung zu betreiben. Das reduziert den Energieverbrauch und Materialeinsatz deutlich. Eine Studie hat gezeigt, dass Server oft nur 10-20% ausgelastet sind; mit Virtualisierung kann man das steigern und so weniger physische Maschinen betreiben
Auch Thin Clients anstatt vollwertiger PCs könnten ein Weg sein – hier läuft alles auf einem zentralen Server, und die Endgeräte verbrauchen weniger Strom. Das muss aber zur Praxis passen und erfordert gute zentrale Systeme.
Smarte Gebäudeintegration: Wenn Sie eine eigene Praxis haben, können Sie IT und Gebäudeleittechnik verbinden. Z.B. automatische Abschaltung von Geräten mit dem Gebäudealarm, intelligente Heizungssteuerung nach Terminkalender (kein Heizen in Räumen, die heute keine Termine haben), etc. Das fällt unter IoT und Green IT zugleich und spart Energie.
Recycling und Entsorgung: Planen Sie am Ende des Lebenszyklus der Geräte eine umweltgerechte Entsorgung ein. Toner und Tinten gehören gesammelt, alte Hardware kann häufig an Recyclinghöfe oder spezialisierte Firmen gegeben werden, die wertvolle Rohstoffe zurückgewinnen. Manche Anbieter nehmen Altgeräte zurück beim Kauf neuer. Auch Spenden sind eine Option: vielleicht kann ein ausrangierter PC noch in einer Schule oder Hilfsorganisation benutzt werden, anstatt verschrottet zu werden (natürlich nach sicherem Löschen aller Daten!).

Green IT ist nicht nur gut für die Umwelt, sondern kann auch Kosten senken (weniger Stromverbrauch) und das Image verbessern. Patienten nehmen es positiv wahr, wenn eine Praxis auf Nachhaltigkeit achtet. Zudem passt es gut zur ethischen Verantwortung im Gesundheitswesen. Es lohnt sich also, Nachhaltigkeit als Kriterium bei IT-Entscheidungen mit einzubeziehen.

Zukunftstrends in der Praxisinfrastruktur

Die IT-Welt entwickelt sich stetig weiter, und auch in Arztpraxen stehen zukünftige Veränderungen an. Wer heute plant, sollte auch ein Auge auf Zukunftstrends in der Praxis-IT haben, um langfristig vorbereitet zu sein. Drei Schlagworte ragen dabei heraus: IoT in der Medizin, KI-gestützte Verwaltung und Green IT. Was ist damit gemeint und was könnte es für die Praxis bedeuten?

IoT in der Medizin (Internet of Things)

Der Begriff IoT (Internet of Things) bezieht sich auf vernetzte, "intelligente" Geräte – und im medizinischen Kontext gibt es hier spannende Entwicklungen. Schon jetzt sind viele medizinische Geräte in Praxen computergesteuert und vernetzbar. Künftig wird dieser Trend zunehmen:

Vernetzte Medizingeräte: Denken Sie an ein EKG-Gerät, das automatisch die Ergebnisse in die Patientenakte überträgt, oder ein Laborgerät, das die Blutwerte direkt digital ans Praxisnetz sendet. Solche Integrationen sparen Zeit und vermeiden Übertragungsfehler. Immer mehr Medizinprodukte haben IoT-Funktionen – vom vernetzten Blutdruckmessgerät bis zum digitalen Stethoskop, das Audiodaten speichert. Die IT-Infrastruktur der Zukunft sollte daher genügend Schnittstellen und Bandbreite bieten, um zahlreiche Geräte einzubinden. Eventuell braucht es spezielle VLANs oder Absicherungen, weil jedes zusätzliche Gerät auch ein potenzieller Angriffspunkt sein kann.
Telemedizin und Fernmonitoring: IoT ermöglicht es, Patientendaten auch außerhalb der Praxis zu erheben. Beispiele sind Wearables oder Homecare-Geräte, die z.B. Blutzucker, EKG, Aktivität oder Schlaf überwachen und die Werte ans Praxis-System schicken. Ein Trend ist etwa die Betreuung chronisch Kranker per Telemonitoring: der Patient trägt zu Hause ein Messgerät, die Daten fließen kontinuierlich an ein Portal und der Arzt kann sie einsehen. Solche Szenarien erfordern, dass die Praxis-IT sich mit externen Plattformen verbinden kann, idealerweise über standardisierte Schnittstellen (wie die elektronische Patientenakte EPA oder andere interoperable Dienste).
Smart Clinic / Smart Practice: IoT kann auch im Praxismanagement helfen. Man könnte z.B. Sensoren einsetzen, die erkennen, ob ein Sprechzimmer frei oder belegt ist, und dies dem Terminmanagement melden. Oder smarte Türschilder, die automatisch den Namen des nächsten Patienten anzeigen, sobald dieser aufgerufen wird. Auch im Bestandsmanagement: Ein vernetzter Medikamentenkühlschrank, der Temperatur überwacht und meldet, falls etwas nicht stimmt. Solche Dinge klingen futuristisch, kommen aber nach und nach. Entsprechend sollte eine moderne IT-Infrastruktur ausreichend Netzwerkkapazität und WLAN-Abdeckung mitbringen, um ggf. viele kleine Geräte zu verbinden.
Patienten-IoT: Auch Patienten bringen zunehmend IoT-Geräte mit (Fitness-Tracker, Smartwatches mit EKG-Funktion etc.). In Zukunft könnten diese Daten teils in die Behandlung mit einbezogen werden. Zwar wird man sicher nicht jedes Gerät der Patienten ins eigene WLAN lassen, aber es könnten z.B. via Patienten-App zuhause gemessene Werte an die Praxis übertragen werden. Hier spielt dann eher die Internetanbindung und Datenspeicherung eine Rolle.

Für Praxen bedeutet der IoT-Trend: Netzwerke werden komplexer, Standardprotokolle (Bluetooth, WLAN, Zigbee evtl.) müssen unterstützt werden, und Datenschutz bleibt kritisch (denn mehr Datenquellen = mehr potenzielle Lecks, also klare Regelung welche IoT-Daten in die Akte dürfen). Dennoch bieten IoT-Innovationen Chancen auf effizientere Abläufe und engere Betreuung der Patienten.

KI-gestützte Verwaltung und Assistenzsysteme

Künstliche Intelligenz (KI) hält Einzug in viele Bereiche – auch in der medizinischen Praxisverwaltung. Dabei geht es weniger um Science-Fiction-Roboter, sondern um smarte Software, die repetitive Aufgaben erleichtert oder bei Entscheidungen unterstützt:

Dokumentation und Sprachassistenten: Ein praktisches Beispiel: KI-gestützte Spracherkennung kann Ärzte bei der Dokumentation entlasten. Bereits heute gibt es Systeme, die Arzt-Patienten-Gespräche mitschneiden und automatisch als Text aufbereiten (natürlich mit Einwilligung und Sicherheitsvorkehrungen). Diese KI-Systeme werden lokal oder cloudbasiert laufen und eine entsprechende IT-Anbindung brauchen. Wenn ein Arzt z.B. Sprachbefunde diktiert und eine KI diese in Echtzeit in die Patientenakte schreibt, spart das enorm Zeit. Die Praxis-IT muss dafür Mikrofone, Software-Integrationen und Internet für Cloud-KI bereitstellen.
Automatisierte Abläufe: KI kann in der Verwaltung Routineaufgaben übernehmen. Etwa das Sortieren und Zuordnen von eingehenden Dokumenten (Fax/Posteingang digitalisieren und per KI zum passenden Patienten einsortieren). Oder Terminmanagement: Zukünftig könnten KI-Systeme Terminwünsche priorisieren, Ausfälle vorhersagen (z.B. erkennt Muster, wann Patienten nicht erscheinen) und proaktiv Lücken füllen. Auch Abrechnung und Codierung könnten durch KI unterstützt werden – z.B. Vorschläge für passende GOÄ/Ziffern basierend auf der Doku. Diese Anwendungen stecken noch in den Kinderschuhen, aber Praxen sollten darauf gefasst sein, solche Tools zu nutzen, wenn sie ausgereift sind. Das bedeutet wiederum: Schnittstellen offen halten. Wenn die Praxissoftware in Zukunft KI-Module anbietet, muss die Infrastruktur (Rechenleistung, Internet) mitspielen.
Chatbots und Kommunikation: Man denke an einen intelligenten Chatbot auf der Praxiswebsite, der einfache Patientenanfragen beantwortet oder Termine vergibt. Solche Bots können 24/7 verfügbar sein und das Personal entlasten. Sie greifen auf Praxisdaten (freie Termine, Sprechstundeninfos) zu und interagieren mit Patienten. Für die Implementation braucht es wiederum gute Anbindung der Web-Systeme ans Praxisverwaltungssystem. Die IT-Infrastruktur sollte also internet-facing Dienste sicher bereitstellen können, eventuell in einer DMZ (demilitarisierten Zone) getrennt vom internen Netz, damit z.B. ein Webserver mit Chatbot nicht direkt Zugriff auf das interne Netz hat, sondern über definierte APIs geht.
Diagnostische Unterstützung: Zwar eher Aufgabe der Ärzte als der IT-Administration, aber erwähnenswert: KI-Anwendungen in der Medizin, wie z.B. Bildauswertung (Radiologie, Hautveränderungen, Augenhintergrund etc.), kommen verstärkt. Eine einzelne Arztpraxis wird selten eigene KI-Modelle hosten, aber könnte Cloud-Dienste nutzen, wo z.B. ein hochgeladenes Dermatoskopie-Bild von einer KI voranalysiert wird. Wiederum muss die IT-Infrastruktur dafür Daten sicher übertragen können und vielleicht spezielle Software anbinden.

Für den Praxisinhaber heißt das: ein offenes Auge auf neue Software-Features halten. Viele Praxissoftware-Hersteller arbeiten bereits an KI-Assistenzfunktionen. Wenn diese kommen, sollte man seine Systeme bereit haben (aktuelle Versionen, ausreichende Leistung, Internet). KI-gestützte Verwaltung verspricht, in Zukunft die Bürokratie für Ärzte zu reduzieren – ein wichtiges Ziel. Bei aller Euphorie darf man aber Datenschutz und Qualität nicht vergessen: KI muss verlässlich und nachvollziehbar sein, gerade in der Medizin.

Green IT

Zuletzt ein Trend, der zwar technisch ist, aber auch ein ethischer Aspekt: Green IT – die nachhaltige Gestaltung der IT-Infrastruktur. In Zeiten von Klimawandel und steigenden Energiekosten denken immer mehr Unternehmen und Praxen darüber nach, wie IT umweltfreundlicher werden kann:

Energieeffizienz: Achten Sie bei Neuanschaffungen auf den Energieverbrauch. Moderne Hardware ist oft deutlich effizienter. Zum Beispiel kann ein aktueller Server mit SSDs und effizientem Netzteil weniger Strom verbrauchen als ein 8 Jahre altes Modell bei gleicher Leistung. Auch PCs mit energieeffizienten Prozessoren (Stichwort 35W statt 65W TDP) oder Laptops statt Desktop-PCs an manchen Arbeitsplätzen können Strom sparen. Nutzen Sie Energiesparmodi: Monitore abschalten nach 5 Minuten Inaktivität, PCs nachts herunterfahren (sofern kein 24/7 Betrieb nötig) oder in den Ruhezustand versetzen. Summiert über das Jahr spart das Stromkosten und schont die Umwelt.
Langlebigkeit und Aufrüstbarkeit: Green IT heißt auch, Geräte länger zu nutzen, statt alle 2-3 Jahre wegzuwerfen. Investieren Sie in qualitativ hochwertige Hardware, die aufrüstbar ist (z.B. RAM, SSD tauschen statt gleich neuen PC kaufen). Pflegen Sie Ihre Geräte, reinigen Sie z.B. die Lüfter, damit sie kühl und effizient laufen. Natürlich darf man Sicherheitsupdates nicht vernachlässigen – uralte Systeme, die keine Updates mehr bekommen (Windows 7 etc.), sollten aus Sicherheitsgründen ersetzt werden, egal wie "ökologisch" eine Weiterverwendung wäre.
Virtualisierung und Konsolidierung: Wie schon erwähnt, durch Virtualisierung kann man mehrere Serverdienste auf einer Hardware bündeln, statt viele Geräte mit niedriger Auslastung zu betreiben. Das reduziert den Energieverbrauch und Materialeinsatz deutlich. Eine Studie hat gezeigt, dass Server oft nur 10-20% ausgelastet sind; mit Virtualisierung kann man das steigern und so weniger physische Maschinen betreiben
Auch Thin Clients anstatt vollwertiger PCs könnten ein Weg sein – hier läuft alles auf einem zentralen Server, und die Endgeräte verbrauchen weniger Strom. Das muss aber zur Praxis passen und erfordert gute zentrale Systeme.
Smarte Gebäudeintegration: Wenn Sie eine eigene Praxis haben, können Sie IT und Gebäudeleittechnik verbinden. Z.B. automatische Abschaltung von Geräten mit dem Gebäudealarm, intelligente Heizungssteuerung nach Terminkalender (kein Heizen in Räumen, die heute keine Termine haben), etc. Das fällt unter IoT und Green IT zugleich und spart Energie.
Recycling und Entsorgung: Planen Sie am Ende des Lebenszyklus der Geräte eine umweltgerechte Entsorgung ein. Toner und Tinten gehören gesammelt, alte Hardware kann häufig an Recyclinghöfe oder spezialisierte Firmen gegeben werden, die wertvolle Rohstoffe zurückgewinnen. Manche Anbieter nehmen Altgeräte zurück beim Kauf neuer. Auch Spenden sind eine Option: vielleicht kann ein ausrangierter PC noch in einer Schule oder Hilfsorganisation benutzt werden, anstatt verschrottet zu werden (natürlich nach sicherem Löschen aller Daten!).

Green IT ist nicht nur gut für die Umwelt, sondern kann auch Kosten senken (weniger Stromverbrauch) und das Image verbessern. Patienten nehmen es positiv wahr, wenn eine Praxis auf Nachhaltigkeit achtet. Zudem passt es gut zur ethischen Verantwortung im Gesundheitswesen. Es lohnt sich also, Nachhaltigkeit als Kriterium bei IT-Entscheidungen mit einzubeziehen.

Zukunftstrends in der Praxisinfrastruktur

Die IT-Welt entwickelt sich stetig weiter, und auch in Arztpraxen stehen zukünftige Veränderungen an. Wer heute plant, sollte auch ein Auge auf Zukunftstrends in der Praxis-IT haben, um langfristig vorbereitet zu sein. Drei Schlagworte ragen dabei heraus: IoT in der Medizin, KI-gestützte Verwaltung und Green IT. Was ist damit gemeint und was könnte es für die Praxis bedeuten?

IoT in der Medizin (Internet of Things)

Der Begriff IoT (Internet of Things) bezieht sich auf vernetzte, "intelligente" Geräte – und im medizinischen Kontext gibt es hier spannende Entwicklungen. Schon jetzt sind viele medizinische Geräte in Praxen computergesteuert und vernetzbar. Künftig wird dieser Trend zunehmen:

Vernetzte Medizingeräte: Denken Sie an ein EKG-Gerät, das automatisch die Ergebnisse in die Patientenakte überträgt, oder ein Laborgerät, das die Blutwerte direkt digital ans Praxisnetz sendet. Solche Integrationen sparen Zeit und vermeiden Übertragungsfehler. Immer mehr Medizinprodukte haben IoT-Funktionen – vom vernetzten Blutdruckmessgerät bis zum digitalen Stethoskop, das Audiodaten speichert. Die IT-Infrastruktur der Zukunft sollte daher genügend Schnittstellen und Bandbreite bieten, um zahlreiche Geräte einzubinden. Eventuell braucht es spezielle VLANs oder Absicherungen, weil jedes zusätzliche Gerät auch ein potenzieller Angriffspunkt sein kann.
Telemedizin und Fernmonitoring: IoT ermöglicht es, Patientendaten auch außerhalb der Praxis zu erheben. Beispiele sind Wearables oder Homecare-Geräte, die z.B. Blutzucker, EKG, Aktivität oder Schlaf überwachen und die Werte ans Praxis-System schicken. Ein Trend ist etwa die Betreuung chronisch Kranker per Telemonitoring: der Patient trägt zu Hause ein Messgerät, die Daten fließen kontinuierlich an ein Portal und der Arzt kann sie einsehen. Solche Szenarien erfordern, dass die Praxis-IT sich mit externen Plattformen verbinden kann, idealerweise über standardisierte Schnittstellen (wie die elektronische Patientenakte EPA oder andere interoperable Dienste).
Smart Clinic / Smart Practice: IoT kann auch im Praxismanagement helfen. Man könnte z.B. Sensoren einsetzen, die erkennen, ob ein Sprechzimmer frei oder belegt ist, und dies dem Terminmanagement melden. Oder smarte Türschilder, die automatisch den Namen des nächsten Patienten anzeigen, sobald dieser aufgerufen wird. Auch im Bestandsmanagement: Ein vernetzter Medikamentenkühlschrank, der Temperatur überwacht und meldet, falls etwas nicht stimmt. Solche Dinge klingen futuristisch, kommen aber nach und nach. Entsprechend sollte eine moderne IT-Infrastruktur ausreichend Netzwerkkapazität und WLAN-Abdeckung mitbringen, um ggf. viele kleine Geräte zu verbinden.
Patienten-IoT: Auch Patienten bringen zunehmend IoT-Geräte mit (Fitness-Tracker, Smartwatches mit EKG-Funktion etc.). In Zukunft könnten diese Daten teils in die Behandlung mit einbezogen werden. Zwar wird man sicher nicht jedes Gerät der Patienten ins eigene WLAN lassen, aber es könnten z.B. via Patienten-App zuhause gemessene Werte an die Praxis übertragen werden. Hier spielt dann eher die Internetanbindung und Datenspeicherung eine Rolle.

Für Praxen bedeutet der IoT-Trend: Netzwerke werden komplexer, Standardprotokolle (Bluetooth, WLAN, Zigbee evtl.) müssen unterstützt werden, und Datenschutz bleibt kritisch (denn mehr Datenquellen = mehr potenzielle Lecks, also klare Regelung welche IoT-Daten in die Akte dürfen). Dennoch bieten IoT-Innovationen Chancen auf effizientere Abläufe und engere Betreuung der Patienten.

KI-gestützte Verwaltung und Assistenzsysteme

Künstliche Intelligenz (KI) hält Einzug in viele Bereiche – auch in der medizinischen Praxisverwaltung. Dabei geht es weniger um Science-Fiction-Roboter, sondern um smarte Software, die repetitive Aufgaben erleichtert oder bei Entscheidungen unterstützt:

Dokumentation und Sprachassistenten: Ein praktisches Beispiel: KI-gestützte Spracherkennung kann Ärzte bei der Dokumentation entlasten. Bereits heute gibt es Systeme, die Arzt-Patienten-Gespräche mitschneiden und automatisch als Text aufbereiten (natürlich mit Einwilligung und Sicherheitsvorkehrungen). Diese KI-Systeme werden lokal oder cloudbasiert laufen und eine entsprechende IT-Anbindung brauchen. Wenn ein Arzt z.B. Sprachbefunde diktiert und eine KI diese in Echtzeit in die Patientenakte schreibt, spart das enorm Zeit. Die Praxis-IT muss dafür Mikrofone, Software-Integrationen und Internet für Cloud-KI bereitstellen.
Automatisierte Abläufe: KI kann in der Verwaltung Routineaufgaben übernehmen. Etwa das Sortieren und Zuordnen von eingehenden Dokumenten (Fax/Posteingang digitalisieren und per KI zum passenden Patienten einsortieren). Oder Terminmanagement: Zukünftig könnten KI-Systeme Terminwünsche priorisieren, Ausfälle vorhersagen (z.B. erkennt Muster, wann Patienten nicht erscheinen) und proaktiv Lücken füllen. Auch Abrechnung und Codierung könnten durch KI unterstützt werden – z.B. Vorschläge für passende GOÄ/Ziffern basierend auf der Doku. Diese Anwendungen stecken noch in den Kinderschuhen, aber Praxen sollten darauf gefasst sein, solche Tools zu nutzen, wenn sie ausgereift sind. Das bedeutet wiederum: Schnittstellen offen halten. Wenn die Praxissoftware in Zukunft KI-Module anbietet, muss die Infrastruktur (Rechenleistung, Internet) mitspielen.
Chatbots und Kommunikation: Man denke an einen intelligenten Chatbot auf der Praxiswebsite, der einfache Patientenanfragen beantwortet oder Termine vergibt. Solche Bots können 24/7 verfügbar sein und das Personal entlasten. Sie greifen auf Praxisdaten (freie Termine, Sprechstundeninfos) zu und interagieren mit Patienten. Für die Implementation braucht es wiederum gute Anbindung der Web-Systeme ans Praxisverwaltungssystem. Die IT-Infrastruktur sollte also internet-facing Dienste sicher bereitstellen können, eventuell in einer DMZ (demilitarisierten Zone) getrennt vom internen Netz, damit z.B. ein Webserver mit Chatbot nicht direkt Zugriff auf das interne Netz hat, sondern über definierte APIs geht.
Diagnostische Unterstützung: Zwar eher Aufgabe der Ärzte als der IT-Administration, aber erwähnenswert: KI-Anwendungen in der Medizin, wie z.B. Bildauswertung (Radiologie, Hautveränderungen, Augenhintergrund etc.), kommen verstärkt. Eine einzelne Arztpraxis wird selten eigene KI-Modelle hosten, aber könnte Cloud-Dienste nutzen, wo z.B. ein hochgeladenes Dermatoskopie-Bild von einer KI voranalysiert wird. Wiederum muss die IT-Infrastruktur dafür Daten sicher übertragen können und vielleicht spezielle Software anbinden.

Für den Praxisinhaber heißt das: ein offenes Auge auf neue Software-Features halten. Viele Praxissoftware-Hersteller arbeiten bereits an KI-Assistenzfunktionen. Wenn diese kommen, sollte man seine Systeme bereit haben (aktuelle Versionen, ausreichende Leistung, Internet). KI-gestützte Verwaltung verspricht, in Zukunft die Bürokratie für Ärzte zu reduzieren – ein wichtiges Ziel. Bei aller Euphorie darf man aber Datenschutz und Qualität nicht vergessen: KI muss verlässlich und nachvollziehbar sein, gerade in der Medizin.

Green IT

Zuletzt ein Trend, der zwar technisch ist, aber auch ein ethischer Aspekt: Green IT – die nachhaltige Gestaltung der IT-Infrastruktur. In Zeiten von Klimawandel und steigenden Energiekosten denken immer mehr Unternehmen und Praxen darüber nach, wie IT umweltfreundlicher werden kann:

Energieeffizienz: Achten Sie bei Neuanschaffungen auf den Energieverbrauch. Moderne Hardware ist oft deutlich effizienter. Zum Beispiel kann ein aktueller Server mit SSDs und effizientem Netzteil weniger Strom verbrauchen als ein 8 Jahre altes Modell bei gleicher Leistung. Auch PCs mit energieeffizienten Prozessoren (Stichwort 35W statt 65W TDP) oder Laptops statt Desktop-PCs an manchen Arbeitsplätzen können Strom sparen. Nutzen Sie Energiesparmodi: Monitore abschalten nach 5 Minuten Inaktivität, PCs nachts herunterfahren (sofern kein 24/7 Betrieb nötig) oder in den Ruhezustand versetzen. Summiert über das Jahr spart das Stromkosten und schont die Umwelt.
Langlebigkeit und Aufrüstbarkeit: Green IT heißt auch, Geräte länger zu nutzen, statt alle 2-3 Jahre wegzuwerfen. Investieren Sie in qualitativ hochwertige Hardware, die aufrüstbar ist (z.B. RAM, SSD tauschen statt gleich neuen PC kaufen). Pflegen Sie Ihre Geräte, reinigen Sie z.B. die Lüfter, damit sie kühl und effizient laufen. Natürlich darf man Sicherheitsupdates nicht vernachlässigen – uralte Systeme, die keine Updates mehr bekommen (Windows 7 etc.), sollten aus Sicherheitsgründen ersetzt werden, egal wie "ökologisch" eine Weiterverwendung wäre.
Virtualisierung und Konsolidierung: Wie schon erwähnt, durch Virtualisierung kann man mehrere Serverdienste auf einer Hardware bündeln, statt viele Geräte mit niedriger Auslastung zu betreiben. Das reduziert den Energieverbrauch und Materialeinsatz deutlich. Eine Studie hat gezeigt, dass Server oft nur 10-20% ausgelastet sind; mit Virtualisierung kann man das steigern und so weniger physische Maschinen betreiben
Auch Thin Clients anstatt vollwertiger PCs könnten ein Weg sein – hier läuft alles auf einem zentralen Server, und die Endgeräte verbrauchen weniger Strom. Das muss aber zur Praxis passen und erfordert gute zentrale Systeme.
Smarte Gebäudeintegration: Wenn Sie eine eigene Praxis haben, können Sie IT und Gebäudeleittechnik verbinden. Z.B. automatische Abschaltung von Geräten mit dem Gebäudealarm, intelligente Heizungssteuerung nach Terminkalender (kein Heizen in Räumen, die heute keine Termine haben), etc. Das fällt unter IoT und Green IT zugleich und spart Energie.
Recycling und Entsorgung: Planen Sie am Ende des Lebenszyklus der Geräte eine umweltgerechte Entsorgung ein. Toner und Tinten gehören gesammelt, alte Hardware kann häufig an Recyclinghöfe oder spezialisierte Firmen gegeben werden, die wertvolle Rohstoffe zurückgewinnen. Manche Anbieter nehmen Altgeräte zurück beim Kauf neuer. Auch Spenden sind eine Option: vielleicht kann ein ausrangierter PC noch in einer Schule oder Hilfsorganisation benutzt werden, anstatt verschrottet zu werden (natürlich nach sicherem Löschen aller Daten!).

Green IT ist nicht nur gut für die Umwelt, sondern kann auch Kosten senken (weniger Stromverbrauch) und das Image verbessern. Patienten nehmen es positiv wahr, wenn eine Praxis auf Nachhaltigkeit achtet. Zudem passt es gut zur ethischen Verantwortung im Gesundheitswesen. Es lohnt sich also, Nachhaltigkeit als Kriterium bei IT-Entscheidungen mit einzubeziehen.

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IT-Infrastruktur für Arztpraxen – Leitfaden für eine moderne Praxis-IT

Einführung: Warum eine stabile IT-Infrastruktur für Arztpraxen essenziell ist

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Grundbausteine einer modernen IT-Infrastruktur

Netzwerkkomponenten: Router, Switches, Access Points (WLAN) und VLANs

Serverlösungen: On-Premise vs. Cloud und Virtualisierung

Arbeitsplatz-Hardware: PCs, Tablets, Drucker, Scanner

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Planung und Aufbau einer neuen IT-Infrastruktur

Bedarfsanalyse

Hardware- und Softwareauswahl

Sicherheitskonzept und TI-Konformität

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Datensicherung und Ausfallsicherheit

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Lokale vs. Cloud-Backups

Notfallpläne bei Ausfällen

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Einführung: Warum eine stabile IT-Infrastruktur für Arztpraxen essenziell ist

Vor- und Nachteile von Cloud- und On-Premise-Lösungen

Hybride Modelle

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Sicherheitskonzepte für die Praxisinfrastruktur

Netzwerk- und Zugriffssicherheit: Firewalls, VPN und 2FA

Regelmäßige Updates und weitere Schutzmaßnahmen

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Regelmäßige Updates und weitere Schutzmaßnahmen

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Kostenplanung und Fördermöglichkeiten

Typische Kosten für Aufbau, Betrieb und Wartung

Förderprogramme wie Digitalbonus, KfW u. a.

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Förderprogramme wie Digitalbonus, KfW u. a.

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