Praxisverwaltungssysteme: das PVS, das zu Ihnen passt

Einführung: Die zentrale Rolle des Praxisverwaltungssystems

Ein effizientes Praxisverwaltungssystem bildet das Rückgrat jeder modernen Arztpraxis. Es integriert alle wesentlichen Abläufe von der Patientenaufnahme über die medizinische Dokumentation bis hin zur Abrechnung in einer einheitlichen Plattform. Die Bedeutung eines funktionalen PVS wird besonders deutlich, wenn man bedenkt, dass fast die Hälfte der Arzt- und Psychotherapiepraxen mit ihrer aktuellen Software unzufrieden ist und lediglich eine von vier Praxen ihre Lösung aktiv weiterempfehlen würde3.

Die heutigen PVS gehen weit über einfache Patientenverwaltungssysteme hinaus. Sie umfassen zahlreiche Funktionen wie Terminplanung, Abrechnung, Medikamentenmanagement, Dokumentenverwaltung und zunehmend auch digitale Kommunikationskanäle zwischen Arzt und Patient. Mit der Einführung der Telematikinfrastruktur (TI) und neuer digitaler Anwendungen wie E-Rezept und elektronischer Patientenakte (ePA) werden die Anforderungen an moderne Praxisverwaltungssysteme kontinuierlich höher.

Die Auswahl des passenden Systems wird durch diverse Faktoren erschwert: Unterschiedliche Praxisgrößen und Fachrichtungen haben spezifische Anforderungen, die Preismodelle variieren erheblich, und die technischen Voraussetzungen müssen zur bestehenden IT-Infrastruktur passen. Gleichzeitig ist der Umstieg auf ein neues System mit erheblichem Zeit- und Ressourcenaufwand verbunden, weshalb die Entscheidung für ein bestimmtes PVS typischerweise langfristige Auswirkungen hat.

Kernfunktionen moderner Praxisverwaltungssysteme

Jedes umfassende PVS sollte folgende Grundfunktionen abdecken:

• Patientenverwaltung: Erfassung und Verwaltung von Patientenstammdaten, Krankheitshistorie und Versicherungsinformationen

• Terminmanagement: Kalender- und Ressourcenplanung für Behandlungsräume und Personal

• Dokumentation: Strukturierte Erfassung von Befunden, Diagnosen und Behandlungen

• Abrechnung: Automatisierte Erstellung von Abrechnungen für Kassen- und Privatpatienten

• Arzneimittelverwaltung: Zugriff auf aktuelle Medikamentendatenbanken und Interaktionschecks

• Telematikinfrastruktur-Anbindung: Integration von TI-Anwendungen wie E-Rezept, ePA und KIM
  

Die Qualität und Benutzerfreundlichkeit dieser Funktionen variiert jedoch erheblich zwischen den verschiedenen Anbietern, was zu den großen Unterschieden in der Nutzerzufriedenheit führt.

Marktübersicht: Die führenden PVS-Anbieter im Vergleich

Der deutsche Markt für Praxisverwaltungssysteme wird von einigen großen Anbietern dominiert, wobei CompuGroup Medical (CGM) mit verschiedenen Produktlinien eine marktführende Position im ambulanten Sektor innehat. Interessanterweise zeigt eine aktuelle Studie des Zentralinstituts für die kassenärztliche Versorgung (Zi), dass die Marktdominanz nicht unbedingt mit hoher Nutzerzufriedenheit korreliert.

Top-Anbieter auf dem deutschen Markt

CompuGroup Medical (CGM)

CGM ist mit über 9.200 Mitarbeitern und 1,6 Millionen Nutzern in 56 Ländern einer der größten Anbieter von Gesundheitssoftware weltweit. Das Unternehmen bietet verschiedene PVS-Lösungen an, darunter:

• CGM TURBOMED: Verfügbar in drei Editionen (BASIS, PRO und PREMIUM), die unterschiedliche Funktionsumfänge für verschiedene Praxisgrößen bieten. Die BASIS-Edition ist für allgemeinmedizinische Einzelpraxen optimiert, während die PRO-Edition sich an Gemeinschaftspraxen und Berufsausübungsgemeinschaften richtet. Die PREMIUM-Edition bietet zusätzlich modernste Services zur Arzt-Patienten-Kommunikation.
  

• CGM Medistar: Eine weitere PVS-Lösung aus dem Hause CGM, die in der Zi-Studie jedoch zu den am schlechtesten bewerteten Systemen zählte.

doctorly

doctorly positioniert sich als innovative Alternative zu etablierten Systemen und wirbt mit einem cloudbasierten, intuitiven Ansatz, der Praxen bis zu 50% Zeitersparnis bringen soll. Als neuere Lösung auf dem Markt wurde doctorly gemeinsam mit Ärzten und Programmierern entwickelt. Das System ist KBV-zertifiziert und TI-fähig mit einem integrierten Premium-Kundenservice.

Besonderheiten von doctorly:

• Vollständig cloudbasiert und DSGVO-konform

• Nutzbar auf verschiedenen Betriebssystemen (Windows, macOS, Linux)

• Verfügbar als Browseranwendung und mobile App

• Unterstützt wichtige TI-Anwendungen wie E-Rezept und KIM

Weitere hochbewertete Systeme

In der aktuellen Zi-Studie zur Usability von Praxisverwaltungssystemen wurden folgende Systeme besonders positiv bewertet:

1. Tomedo (Hersteller: Zollsoft) - Platz 1

2. PegaMed (Hersteller: Pega Elektronik) - Platz 2

3. T2med (Hersteller: T2med) - Platz 3

4. InterArzt (Hersteller: InterData) - Platz 4

5. Praxis-Programm (Hersteller: MediSoftware) - Platz 5

Vergleichstabelle: Funktionen und Zielgruppen

Es ist bemerkenswert, dass die vier am schlechtesten bewerteten Systeme im Zi-Ranking allesamt von CompuGroup Medical stammen (CGM Medistar, Data Vital, Turbomed und CGM M1 Pro), obwohl das Unternehmen Marktführer ist. Dies unterstreicht die Diskrepanz zwischen Marktanteil und Nutzerzufriedenheit im Bereich der Praxisverwaltungssysteme.

Entscheidungsfaktoren bei der Auswahl eines PVS

Die Wahl des optimalen Praxisverwaltungssystems sollte strategisch erfolgen und verschiedene Faktoren berücksichtigen, die weit über den reinen Funktionsumfang hinausgehen.

Entscheidungsfaktoren bei der Auswahl eines PVS

Die Wahl des optimalen Praxisverwaltungssystems sollte strategisch erfolgen und verschiedene Faktoren berücksichtigen, die weit über den reinen Funktionsumfang hinausgehen.

Fachspezifische Anforderungen

Unterschiedliche medizinische Fachrichtungen haben spezifische Anforderungen an ihr PVS:

• Allgemeinmedizin: Breites Spektrum an Diagnosen, hoher Patientendurchsatz, Fokus auf effiziente Dokumentation

• Fachärztliche Praxen: Spezialisierte Dokumentationsvorlagen, Integration mit Fachsystemen (z.B. PACS in der Radiologie)

• Psychotherapie: Besondere Anforderungen an Datenschutz, spezifische Abrechnungsmodalitäten

• Zahnmedizin: Integration mit Dentaleinheiten, grafische Befunddokumentation

Bei der Auswahl sollte geprüft werden, ob das System spezifische Module oder Anpassungsmöglichkeiten für die jeweilige Fachrichtung bietet. Beispielsweise unterstützt doctorly aktuell die Fachrichtungen Allgemeinmedizin, Anästhesie, Innere Medizin, Neurologie, Orthopädie und Urologie4.

Cloudbasiert vs. On-Premise

Eine der grundlegendsten Entscheidungen betrifft die Systemarchitektur:

Cloudbasierte Lösungen wie doctorly bieten zahlreiche Vorteile:

• Ortsunabhängiger Zugriff auf Praxisdaten

• Automatische Updates ohne IT-Aufwand

• Geringere Anfangsinvestitionen in Hardware

• Skalierbarkeit bei wachsender Praxis

• Professionelles Backup-Management

Dem stehen einige Nachteile gegenüber:

• Abhängigkeit von stabiler Internetverbindung

• Laufende Kosten durch Abonnementmodelle

• Potenzielle Datenschutzbedenken

On-Premise-Lösungen wie traditionelle CGM-Produkte haben folgende Charakteristika:

• Vollständige Kontrolle über die Daten im eigenen Netzwerk

• Unabhängigkeit von externer Internetverbindung

• Einmalige Anschaffungskosten (oft mit zusätzlichen Wartungsverträgen)

• Höherer IT-Administrations- und Wartungsaufwand

• Zusätzliche Hardware-Investitionen notwendig

Die Entscheidung sollte basierend auf der IT-Infrastruktur, den personellen Ressourcen und den spezifischen Anforderungen der Praxis getroffen werden.

Skalierbarkeit und Zukunftssicherheit

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Skalierbarkeit des Systems:

• Einzelpraxen benötigen möglicherweise zunächst nur Basisfunktionen (wie CGM TURBOMED BASIS)

• Gemeinschaftspraxen erfordern erweiterte Funktionen für die Zusammenarbeit mehrerer Ärzte (wie CGM TURBOMED PRO)

• Medizinische Versorgungszentren (MVZ) benötigen komplexe Lösungen mit umfassendem Management mehrerer Standorte und Fachrichtungen (wie CGM TURBOMED PREMIUM)
  

Die Zukunftsfähigkeit des Systems ist ebenfalls entscheidend. Hier ist zu prüfen, ob der Anbieter kontinuierlich in die Weiterentwicklung investiert und neue gesetzliche Anforderungen zeitnah umsetzt. Die Zi-Studie weist darauf hin, dass eine finanzielle Förderung des Wechsels zu leistungsfähigeren Lösungen die Digitalisierung im Gesundheitswesen beschleunigen könnte.

Technische Aspekte eines PVS

Die technischen Funktionen eines PVS bestimmen maßgeblich, wie effizient und zukunftssicher die Software in der Praxis eingesetzt werden kann.

Integration mit der Telematikinfrastruktur

Die Anbindung an die Telematikinfrastruktur (TI) ist inzwischen ein zentrales Erfordernis für Praxissoftware. Die verschiedenen Systeme unterscheiden sich jedoch in ihrem Integrationsgrad:

doctorly bietet folgende TI-Anwendungen:

• E-Rezept

• KIM (Kommunikation im Medizinwesen)

• eMP (elektronischer Medikationsplan)

• NFDM (Notfalldatenmanagement)

• VSDM (Versichertenstammdatenmanagement)

• eArztbrief

Allerdings fehlen derzeit noch:

• ePA (elektronische Patientenakte)

• QES (Qualifizierte elektronische Signatur)

• TI-Messenger

• WANDA

CGM TURBOMED wirbt damit, dass die "Telematikinfrastruktur aus dem deutschen Gesundheitswesen nicht mehr wegzudenken" ist und bietet eine zuverlässige Anbindung an die TI6. Die konkreten unterstützten TI-Anwendungen werden jedoch in den Suchergebnissen nicht detailliert aufgeführt.

Schnittstellen zu anderen Systemen

Eine moderne Praxissoftware sollte über offene Schnittstellen verfügen, um die Integration mit anderen Systemen zu ermöglichen:

• Medizingeräte: Direkte Übernahme von Befunden aus Diagnose- und Therapiegeräten

• Laborsysteme: Automatischer Austausch von Laboranforderungen und -ergebnissen

• Abrechnungssysteme: Nahtlose Übermittlung von Abrechnungsdaten an Dienstleister wie die PVS holding, die mit über 11.100 Kunden und 9,1 Millionen Rechnungen eine Realisierungsquote von 99,8% erreicht

• KV-Connect-Anwendungen: doctorly unterstützt beispielsweise eDMP, eTerminservice, eDokumentation und Arzneimittelmodule
  

Datenschutz und Datensicherheit

Die Anforderungen an den Datenschutz in Arztpraxen sind besonders hoch, da sensible Gesundheitsdaten verarbeitet werden:

• DSGVO-Konformität: Alle Systeme müssen die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung erfüllen

• Backup-Lösungen: doctorly bietet beispielsweise eine integrierte Backup-Funktion

• Revisionssichere Archivierung: Bei doctorly und CGM TURBOMED verfügbar

• Zugriffskontrolle: Differenzierte Benutzerrechte je nach Rolle in der Praxis

In cloudbasierten Lösungen wie doctorly werden die Daten in einer Public Cloud gespeichert4, was zwar Vorteile in Bezug auf Wartung und Aktualisierung bietet, jedoch auch besondere Anforderungen an die Datensicherheit stellt.

Kostenanalyse und ROI-Berechnung

Die Kosten für ein Praxisverwaltungssystem setzen sich aus verschiedenen Komponenten zusammen und variieren je nach Anbieter und Funktionsumfang erheblich.

Kostenkomponenten

Einmalige Kosten:

• Anschaffungskosten der Software (bei doctorly ab 500€)

• Hardware-Anpassungen oder -Neuanschaffungen

• Implementierung und Datenübernahme

• Initiale Schulungskosten

Laufende Kosten:

• Wartungs- und Support-Verträge

• Lizenzgebühren (bei doctorly ab 209€ monatlich)

• Updates und Funktionserweiterungen

• Kosten für TI-Anwendungen und -Anbindung

Return on Investment (ROI)

Bei der Berechnung des ROI sollten folgende Faktoren berücksichtigt werden:

• Zeiteinsparungen: Cloudbasierte, intuitive Systeme wie doctorly versprechen Zeiteinsparungen von bis zu 50%

• Optimierung der Abrechnung: Verbesserte Abrechnungsprozesse können zu höheren Einnahmen führen

• Reduktion von Fehlern: Automatisierte Prozesse minimieren kostspielige Fehler

• Patientenzufriedenheit: Moderne Kommunikationswege können die Patientenbindung stärken

Eine detaillierte ROI-Berechnung sollte die spezifischen Gegebenheiten der Praxis berücksichtigen, beispielsweise:

• Aktuelle Ineffizienzen und deren finanzielle Auswirkungen

• Patientenanzahl und durchschnittlicher Umsatz pro Patient

• Personalkosten und -einsparungen durch Automatisierung

• Abschreibungszeitraum der Investition

Migration zu einem neuen Praxisverwaltungssystem

Der Wechsel zu einem neuen PVS ist ein komplexes Projekt, das sorgfältige Planung erfordert. Dr. Dominik von Stillfried vom Zi weist darauf hin, dass "ein Wechsel der Praxissoftware viel Zeit und damit auch Geld kostet". Daher ist ein strukturierter Migrationsprozess essenziell.

Phasen der Migration

1. Vorbereitungsphase

• Bestandsaufnahme der vorhandenen Daten und Prozesse

• Definition von Migrationszielen und Erfolgskriterien

• Erstellung eines detaillierten Zeitplans

• Ressourcenplanung (personell und finanziell)

2. Datenmigration

• Sicherung aller Daten des Altsystems
  

• Datenbereinigung und -validierung vor der Übertragung

• Testmigration vor der eigentlichen Umstellung

• Vollständige Übertragung in das neue System

3. Implementierungs- und Schulungsphase

• Installation der notwendigen Hardware und Software

• Konfiguration des Systems entsprechend den Praxisanforderungen

• Umfassende Schulung aller Mitarbeiter

• Testbetrieb parallel zum laufenden System

4. Go-Live und Nachbetreuung

• Übergang zum Produktivbetrieb

• Engmaschiges Monitoring in der Anfangsphase

• Nachschulungen bei Bedarf

• Kontinuierliche Optimierung der Prozesse

Typische Herausforderungen und Lösungsansätze

Herausforderung: Datenübernahme aus Legacy-Systemen
 Lösung: Frühzeitige Zusammenarbeit mit beiden Systemanbietern, um Schnittstellen zu definieren und Datenstrukturen anzupassen.

Herausforderung: Widerstand im Team
 Lösung: Frühzeitige Einbindung aller Mitarbeiter in den Entscheidungsprozess, transparente Kommunikation der Vorteile und umfassende Schulungen.

Herausforderung: Parallelbetrieb während der Übergangsphase
 Lösung: Klare Regeln für die Dokumentation in beiden Systemen, schrittweise Migration beginnend mit weniger kritischen Funktionen.

Herausforderung: Aufrechterhaltung des Praxisbetriebs
 Lösung: Umstellung außerhalb der Sprechzeiten oder während einer geplanten Praxisschließung, zusätzliches Personal für die Übergangsphase.

Erweiterungen und Zusatzfunktionen moderner PVS

Über die Grundfunktionen hinaus bieten moderne Praxisverwaltungssysteme zahlreiche Erweiterungen, die den Praxisablauf optimieren können.

Digitale Patientenkommunikation

Moderne PVS integrieren zunehmend Funktionen für die digitale Kommunikation mit Patienten:

• Online-Terminbuchung: Patienten können Termine selbstständig vereinbaren, was die Telefonate in der Praxis reduziert

• Digitale Anamnese: Vorab-Erfassung von Patientendaten und Beschwerden

• Erinnerungssysteme: Automatisierte Terminerinnerungen per SMS oder E-Mail

• Videosprechstunde: Nicht alle Systeme bieten diese Funktion; doctorly beispielsweise unterstützt derzeit keine Videosprechstunde

KI-gestützte Funktionen

Künstliche Intelligenz hält zunehmend Einzug in die Praxisverwaltung:

• Spracherkennung: Automatische Transkription von Arzt-Patienten-Gesprächen

• Abrechnungsoptimierung: KI-basierte Vorschläge für optimale Abrechnungsziffern

• Diagnoseunterstützung: Analyse von Patientendaten zur Unterstützung der ärztlichen Entscheidungsfindung

• Workflow-Optimierung: KI-basierte Vorschläge zur Optimierung von Praxisabläufen

Controlling und Praxismanagement

Erweiterte Analysefunktionen unterstützen das wirtschaftliche Praxismanagement:

• Dashboard-Funktionen: Visualisierung wichtiger Kennzahlen

• Auslastungsanalyse: Optimierung der Terminplanung und Ressourcennutzung

• Umsatzstatistiken: Detaillierte Auswertungen nach verschiedenen Kriterien

• Personalplanung: CGM TURBOMED PRO und PREMIUM bieten beispielsweise erweiterte Funktionen zur Umsatzoptimierung für einen wirtschaftlicheren Praxisbetrieb

Fazit: Empfehlungen für unterschiedliche Anforderungsprofile

Die Wahl des optimalen Praxisverwaltungssystems hängt stark von den individuellen Anforderungen der Praxis ab. Basierend auf den vorliegenden Informationen lassen sich folgende Empfehlungen ableiten:

Für kleine Einzelpraxen

Kleine Praxen mit begrenztem Budget und einfachen Anforderungen könnten von folgenden Lösungen profitieren:

• CGM TURBOMED BASIS: Optimiert für allgemeinmedizinische Einzelpraxen mit der Möglichkeit, bei Bedarf auf umfangreichere Editionen umzusteigen

• Praxis-Programm von MediSoftware: In der Zi-Studie gut bewertet, besonders geeignet für kleine Praxen

Für Gemeinschaftspraxen und größere Einheiten

Für Praxen mit mehreren Ärzten oder Standorten empfehlen sich:

• CGM TURBOMED PRO: Speziell für Gemeinschaftspraxen und Berufsausübungsgemeinschaften konzipiert

• Tomedo: In der Zi-Studie am besten bewertet, bietet umfangreiche Funktionen für die Zusammenarbeit mehrerer Ärzte

Für technikaffine, zukunftsorientierte Praxen

Praxen, die Wert auf moderne Technologie und hohe Benutzerfreundlichkeit legen:

• doctorly: Cloudbasiertes System mit intuitiver Bedienung, das auf verschiedenen Plattformen einschließlich mobiler Apps funktioniert

• T2med: In der Zi-Studie auf Platz 3, modern und benutzerfreundlich

Für fachspezifische Anforderungen

Abhängig von der Fachrichtung können unterschiedliche Systeme optimal sein:

• Radiologie: Lösungen mit PACS-Integration

• Psychotherapie: Systeme mit speziellen Dokumentationsvorlagen

• Zahnmedizin: Spezialisierte dentale Praxisverwaltungssysteme

Die Zufriedenheit mit dem gewählten System hängt maßgeblich von der Übereinstimmung zwischen den spezifischen Praxisanforderungen und den Funktionen des PVS ab. Die Ergebnisse der Zi-Studie zeigen deutlich, dass Marktdominanz nicht automatisch mit hoher Benutzerzufriedenheit gleichzusetzen ist. Der Zi-Vorstandsvorsitzende Dr. Dominik von Stillfried empfiehlt daher, "den Wechsel zu einer leistungsfähigen Lösung finanziell zu belohnen", um die Digitalisierung des Gesundheitswesens zu beschleunigen.

Bei der Entscheidung für ein bestimmtes System sollten neben den funktionalen Anforderungen und Kosten auch die langfristige Zukunftsfähigkeit, die Integrationstiefe mit der Telematikinfrastruktur und die Benutzerfreundlichkeit berücksichtigt werden. Eine strukturierte Evaluation verschiedener Systeme unter Einbeziehung aller Mitarbeiter, die später mit dem System arbeiten werden, ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Implementierung.